5.5. Систематическая и хронологическая записи в бухгалтерском учете

Запись на счетах бухгалтерского учета – это запись система­тическая. На счетах отражается информация о хозяйственных операциях, сгруппирован­ная по качественно однородным признакам.

Например, на счете "Основ­ные средства" будут отражаться операции, характери­зующие движение основных средств, а именно – их поступление и выбытие. На счете "Касса" будут отра­жаться операции, характеризующие движение денежных средств. Остатки (сальдо) по этим счетам будут свидетельствовать о наличии на начало или конец месяца соответственно основных средств и денежных в кассе.

Таким образом, на бухгалтерских счетах систематизируются сведения о хозяйственных опера­циях по экономически однородным признакам.

В бухгалтерском учете есть записи хронологические, которые ве­дутся в календарной последовательности независимо от экономичес­кого отражения операции. Такие записи ведутся в хронологическом журнале.

Ежемесячно по журналу подводятся итоги. Журнал служит для контроля за правильностью записей по счетам. Сумма оборота за ме­сяц по журналу должна быть равна сумме оборотов по счетам. Если нет равенства, то значит допущена ошибка. Форма такого журнала приведена ниже:

Журнал регистрации хозяйственных операций

Дата совершения операции	№ опера­ции	Корреспондирующие счета		Сумма оборотов
		Дебет	Кредит
03.09.05 05.09.05 и т.д.	1 2	Касса Расчеты по оплате труда	Расчетные счета Касса	20 000 15 000

Систематическая и хронологическая записи могут вестись в разных учетных регистрах, а могут и в одном. При журнально-ордерной форме учета регистром, в котором ведется систематическая запись, будет являться Главная книга, хронологическая – журнал регистрации хозяйственных операций, совмещенная запись ведется в журналах-ордерах.

5.6. Оборотные ведомости по счетам бухгалтерского учета

Для обобщения информации по счетам, проверки правильности записей на них перед заполнением бухгалтерского баланса составля­ются оборотные ведомости. Составляют оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам. Оборотные ведомо­сти по синтетическим счетам бывают простые и шахматные.

Записи хозяйственных операций на счетах производятся ежед­невно. В конце каждого месяца подсчитываются итоги по счетам, вы­водится новое сальдо для получения нового бухгалтерского баланса.

Как уже известно, на счетах отражаются следующие показатели:

1) начальное сальдо;

2) обороты по дебету и кредиту;

3) конечное сальдо.

Для того чтобы проверить правильность сделанных записей и получить обобщенные сведения по счетам, применяются оборотные ведомости. В оборотной ведомости записываются наименование сче­тов, начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту, конечное саль­до. Для построения оборотной ведомости используются данные бух­галтерских счетов.

Ниже откроем ряд счетов, произведем записи на них, выведем конечное сальдо и на этой основе вначале заполним простую оборотную ведомость, а потом и шахматную.

"Касса" "Расчетные счета"

Д-т К-т Д-т К-т

S' 40 000 1) 10 000			S' 90 000 2) 20 000	1) 10 000 3) 8 000
Д.О. 10 000 S" 50 000	К.О. –		Д.О. 20 000 S" 92 000	К.О. 18 000

"Ссуды банка" "Расчеты с поставщиками и

Д-т К-т Д-т подрядчиками" К-т

	S' 50 000 2) 20 000 4) 15 000		3) 8 000 4) 15 000	S' 80 000
Д.О. –	К.О. 35 000 S" 85 000		Д.О. 23 000	К.О. – S" 57 000

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Наименование синтетических счетов	S'		Обороты		S"
	Д-т	К-т	Д-т	К-т	Д-т	К-т
Касса	40 000	–	10 000	–	50 000	–
Расчетные счета	90 000	–	20 000	18 000	92 000	85 000
Ссуда банка	–	50 000	–	35 000	–	57 000
Расчеты с поставщиками и подрядчиками	–	80 000	23 000	–
Итого	130 000	130 000	53 000	53 000	142 000	142 000

В данной оборотной ведомости должны быть три пары равенств.

1. Итоговая сумма начальных сальдо по дебету счетов должна быть равна итоговой сумме начальных сальдо по кредиту счетов. Данное равенство вытекает из равенства валюты актива и пас­сива баланса Это можно отразить математической формулой

 S'д =  S'к .

2. Итоговая сумма дебетовых оборотов должна быть равна ито­говой сумме кредитовых оборотов, что вытекает из прин­ципа двойственной записи по бухгалтерским счетам:

 Д.О. =  К.О.

3. Итоговая сумма конечных сальдо по дебету счетов должна быть равна итоговой сумме конечных сальдо по кредиту счетов. Данное равенство вытекает из первых двух равенств и принци­па равенства актива и пассива баланса.

 S''д =  S''к .

С помощью оборотной ведомости по синтетическим счетам можно выявить ошибки следующего рода:

1) если операция записана по дебету одного счета на одну сумму, а по кредиту другого счета на иную сумму;

2) если сделана односторонняя запись;

3) если допущена арифметическая ошибка.

Наряду с положительными моментами оборотная ведомость простой формы имеет некоторые недостатки:

1) нельзя выявить ошибки в корреспонденции счетов;

2) ввиду отсутствия корреспондирующей связи между счетами снижается ее аналитическое значение;

3) в простой оборотной ведомости дается количественная зави­симость, а качественной связи нет.

Все эти недостатки устраняются в оборотной ведомости шах­матной формы, которая отличается от простой тем, что все счета распо­ложены не только по вертикали, но и по горизонтали, т.е. записываются в одинаковой последова­тельности дважды.

Каждая клетка шахматной оборотной ведомости предназна­чена для записи по дебету одного счета и кредиту другого на пересе­чении горизонтальных и вертикальных строк. Отдельная сумма по гори­зонтали показывает дебетуемый счет, а по вертикали – кредитуемый.

На практике применяют два вида шахматной оборотной ведо­мости.

Первый вариант. В ведомости по корреспондирующим счетам группируются только обороты, начальное и конечное сальдо не прос­тавляется. Форма такой ведомости представлена ниже.

Шахматная оборотная ведомость (первый вариант)

Кредит счета Дебет счет	Касса	Расчетные счета	Ссуды банка	Расчеты с поставщиками и подрядчиками	Итого по дебету
Касса		10 000			10000
Расчетные счета			20 000		20000
Ссуды банка
Расчеты с поставщиками и подрядчиками		8 000	15 000		23000
Итого по кредиту		18000	35000		53000

Второй вариант. В ведомости показываются не только оборо­ты, но начальное и конечное сальдо.

Начальное сальдо кредитовое записывается в первой после "шапки" ведомости строке и представлено по горизонтали. Начальное сальдо дебетовое отражается в первой после "шапки" ведомости графе и представлено по вертикали. Конечное сальдо по кре­диту и дебету соответственно записывается в последних строках и графах.

Шахматная оборотная ведомость наряду с положительными сторонами имеет и недостатки. Основной из них – это громоздкость.

Если у предприятия имеется много синтетических счетов, то стано­вится трудно расположить их одновременно и по горизонтали и по вертикали. В связи с этим ограничивается ее применение.

Независимо от того, составляются оборотные ведомости или нет, сам принцип шахматной записи очень широко применяется в бухгалтерском учете, при различных его формах.

Шахматная оборотная ведомость (второй вариант)

Кредит счета Дебет счета	Начальное сальдо (дебет)	Касса	Расчетные счета	Ссуды банка	Расчеты с поставщиками и подрядчиками	Итого по дебету	Конечное сальдо дебетовое
Начальное сальдо (кредит)	130 000			50 000	80 000		х
Касса	40 000		10 000			10 000	50 000
Расчетные счета	90 000			20 000		20 000	92 000
Ссуды банка							х
Расчеты с поставщиками и подрядчиками			8 000	15 000		23 000	х
Итого по кредиту			18 000	35 000		53 000	х
Конечное сальдо кредитовое	х	х	х	85 000	57 000	х	142 000