Таблично-перфокарточная форма учета

Таблично-перфокарточная форма учета базируется на исполь­зовании комплекса технических средств обработки данных.

При этой форме существует следующая схема технологии об­работки учетных данных. Как и при предыдущих формах, учет хозяй­ственных операций осуществляется вручную на обычных бумажных документах. После проверки документов бухгалтерия их шифрует – проставляет цифровые обозначения учетных номенклатур. После группировки документов в пачки их сдают на машиносчетную установку, где происходит их дальнейшая обработка и выдача результатной информации.

Исходные данные с первичных документов при помощи специ­альных машин-перфораторов переносятся путем пробивок на перфо­рационные карты. После этого осуществляется сорти­ровка перфокарт по признакам синтетического и аналитического уче­та (или другим признакам) и далее – процесс табуляции, в ходе чего получают ре­зультатную учетную информацию в виде табуляграмм (специальных таблиц), представляющих собой учетные регистры, формы отчетности, различные сводки.

Таблично-перфокарточная форма значительно снижала трудоемкость учета, так как отпала необходимость в составлении различного рода накопительных регистров. Таблично-перфокарточная форма приме­нялась на предприятиях в 50-80-х-годах прошлого столетия. В настоящее время в связи с тем, что перфорационная вычислительная техника морально устарела и давно снята с производства, таблично-перфокарточная форма перестала существовать.

Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета

По мере внедрения в практику учета электронных вычисли­тельных машин возникла таблично-автоматизированная форма учета, при которой предварительно обра­ботанные первичные документы с зашифрованными реквизитами, сдавались на вычислитель­ный центр.

При этом условно-постоянная информация в документах не проставлялась. Она хранилась в виде специальных массивов норма­тивно-справочной информации, в памяти ЭВМ и использовалась по ме­ре обработки исходных данных (переменной информации). Промежу­точная информация формировалась также в памяти ЭВМ. Таким образом, от­падала необходимость ведения вспомогательных и группировочных ведомостей, применяемых при ручных формах учета.

В результате использования переменной инфор­мации о хозяйственных операциях и нормативно-справочной инфор­мации, содержащейся в памяти ЭВМ, создаются принципиально новые массивы дан­ных На основании этих массивов осуществлялась выдача результат­ной информации: на бумажный регистр – в виде машинограмм, на экран монитора – в виде видеограмм. Оператор вычислительного центра работал в диалоговом режиме с ЭВМ.

Как видим, таблично-автоматизированная форма существенно отличается от таблично-перфокарточной достаточно высоким уровнем автоматизации учетного процесса. Однако она не лишена была и недостатков, среди которых можно выделить следующие:

1. Применение ЭВМ типа ЕС, СМ для обработки учетных дан­ных являлось причиной дороговизны автоматизации учета из-за высокой стоимости этих машин, сложности и трудоемкости их обслуживания.

2. Сбор исходных данных и первичная их регистрация осущест­влялись, как правило, без применения технических средств. Автоматические регистраторы применялись лишь на некоторых видах про­изводств, причем на ограниченных участках учетной работы, например, при регист­рации объемов выпуска продукции при конвейерном производстве, что приводило к тому, что в балансе рабочего времени руководителей подразделений и специалистов значительный удельный вес занимало время для выполнения функции учета, а не прямых их должностных обязанностей.

3. На вычислительные центры первичные документы поступа­ли, как правило, в конце месяца (или в начале следующего), в резуль­тате чего создавались "дни пик" и поэтому могли иметь место ошибки, допускаемые при обработке учетной информации.

4. Ответственность за подготовку и обработку данных бухгал­терского учета была разграничена: подготовку осуществляли бухгалтеры, а перенос их на машинные носители – операторы вычислительного центра. Все это отрицатель­но влияло на качество выходной учетной информации.

5. В связи с тем что документирование хозяйственных опера­ций осуществлялось, в основном, вручную, учетный процесс отличался высокой трудоемкостью: количество работников, занимаю­щихся учетом, существенно не сокращалось.

6. Централизованная форма использования вычислительной техники приводила к отдалению на длительное время учетных данных от бухгалтеров, менеджеров, специалистов и других работников ап­парата управления. Прямой диалог бухгалтера и других потребителей учетной информации с ЭВМ крайне затруднен, следовательно, ослаблялась роль бух­галтерского учета в системе менеджмента предприятия.

С созданием и развитием персональных ЭВМ (компьютеров) появилась воз­можность устранения названных выше недостатков. На базе исполь­зования персональных компьютеров возникла наиболее перспективная в современных условиях форма учета, которая получила название компьютерной