Работа с Microsoft Word
MS Word – это многофункциональный текстовый процессор (рис. 3). Его возможности включают:
создание нового документа с помощью специальных шаблонов (в частности, шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов);
одновременное открытие и работу с большим количеством документов;
автоматическую проверку орфографии, грамматики и стилистики при вводе документа;
автоматическую коррекцию наиболее часто повторяющихся ошибок;
расширенное форматирование документа;
использование стилей для быстрого форматирования документа;
автоматизацию ввода повторяющихся и стандартных элементов текста;
удобные механизмы работы со ссылками, сносками, колонтитулами;
включение в текст элементов, созданных в других программах Microsoft Office, – графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т. д.;
подготовку простых таблиц и гипертекстовых документов Интернета;
работу с математическими формулами;
автоматическое создание указателей и оглавления документа;
отправку готового документа непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте;
встроенный мастер подсказок и объемную систему помощи.
Каждый документ MSWord основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.
Над полем документа, отображаемого в MS Word, находится линейка, на которой расположены бегунки. С их помощью устанавливается ширина текста и величина абзацного отступа. Нижние бегунки – правый и левый – отвечают за отступ основного текста от границ страницы, а верхний бегунок – за абзацный отступ.
Границы полей, обозначаемые серыми участками линейки, устанавливаются сразу для всего раздела – части документа, содержащей заданные параметры страницы.
На верхней линейке также отображаются позиции табуляции, устанавливаемые для размещения и выравнивания текста на странице. В MS Word существует семь видов позиций табуляции: по левому краю, по центру, по правому краю, по разделителю, с чертой, отступ первой строки и выступ. Тип табуляции выбирается последовательно щелчком мыши по знаку табуляции на линейке.
Управление MSWord (версия 2007) осуществляется с помощью лент и кнопки «Офис», расположенных вверху окна.
Кнопка «Офис». Содержит команды для выполнения основных операций с уже готовым документом: создание нового документа, открытие (с возможностью предварительного поиска) или закрытие уже существующего (с возможностью сохранения в различных форматах), команду предварительного просмотра документа перед печатью. Пункт «Печать» отправляет созданный документ на принтер.Послать его по электронной почте или по факсу возможно с помощью пункта «Отправить». Возможно также заполнить карточку свойств готового документа. Как правило, внизу выпадающего меню «Файл» находится список документов, с которыми работали в последнее время.
Заголовки лент следующие:
«Главная» содержит кнопки оформления документа: настройки шрифта, абзаца, стилей документа и кнопки работы с буфером обмена. В процессе работы есть возможность отменить или повторить последние выполненные вами операции. Word способен запоминать, повторять и отменять практически все действия, производимые в процессе создания документа; меню поиска нужного слова или словосочетания в тексте и мощный инструмент замены слов, словосочетаний и параметров текста.
«Вставка». С помощью этой ленты возможно добавить в документ новые элементы: автотекст, примечания, сноски и оглавление, включить автоматическую нумерацию страниц, вставить гиперссылку. Здесь можно установить колонтитулы и нумерацию страниц.
Кроме того, это меню позволяет добавить в документ любой объект нетекстового формата, картинку, таблицу и т. д., созданный в другом приложении Windows. С помощью элемента «Фигуры» возможно добавлять автофигуры.
На ленте есть значок «Таблица». Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать текст и рисунки. Можно вставить уже готовую таблицу, созданную в Microsoft Excel, можно нарисовать в документе новую, пользуясь стандартными средствами Word. Здесь же возможно установить параметры сортировки строк в таблице (и просто в любом текстовом фрагменте).
При выполнении вычислений в таблицах ссылки на ячейки имеют вид A1, A2, B1, B2 и т. д., где буква указывает на столбец, а номер представляет строку. Для ввода формул используется контекстное меню «Примеры формул»: =average(a1:c2) (среднее значение для диапазона ячеек), =average(a1;a3;c2) (среднее значение по отдельным ячейкам).
«Разметка страниц» служит для оформления страниц: поля, размеры листа, отступы интервалы, также можно выбрать уже готовые темы оформления документа с помощью кнопки «Темы».
«Ссылки» служит для вставки в документ ссылок, сносок, оглавления.
«Рассылки» служит для отправки документа по электронной почте.
«Рецензирование» позволяет проводить профессиональную работу по рецензированию (редактированию) документа – отмечать исправления, создавать примечания и др.
«Вид».Позволяет изменить практически любой параметр внешнего вида документа и всего окна Microsoft Word в целом: изменить масштаб отображения окна и т. д. Здесь же можно выбрать колонтитулы. Режим «Структура» отображает список заголовков документа при условии, что те выделены с помощью специальных стилей, и позволяет осуществлять навигацию по документу. Там же есть режим «чтения», предназначенный для удобного просмотра документа.
«Настройки».
На этой ленте
располагаются ссылки для управления
доступом к приложениям сторонних фирм,
таким, например, как программа Fine
Reader,
служащая для
сканирования и распознавания текста
с бумажного носителя.
При наборе формул можно воспользоваться редактором формул, входящим в состав MSOffice. Вставить формулу можно командой «Вставка/Формула» (в MS Word предыдущих версий «Вставка/Объект/MSEquation3.0»). Вид редактора представлен на рис. 4.
Редактор MS Equation 3.0 является упрощенным редактором формул TeX и позволяет вводить произвольные формулы. Для удобства панель редактора разбита на две части: отображение символов (верхний ряд) и шаблоны (нижний ряд).
Встроенный в MS Word 2007 редактор позволяет выполнить отображение математических символов разделенных на 12 групп, подписанных под условными обозначениями формул, а также рядом готовых формул.
Все шаблоны формул имеют всплывающие подсказки, облегчающие ввод формул.