Справки

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий, явлений, а также удостоверяющий какой-либо юридический факт.

В зависимости от адресата справки делятся на два вида: внутренние и внешние. Внутренние – руководителю (обычный лист), внешние – на бланке для вышестоящим.

В зависимости от целевого назначения: служебные и личные. Служебная справка - это официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (штатные численности, о заданиях, о поставках), текст служебной справки может быть как текстом, так и таблицами. Личная справка – выдается заинтересованным лицам для подтверждения сведений о трудовом стаже, зарплате и т.д. Текст справки начинается с ФИО в именительном падеже. В тексте не должно быть таких слов: настоящая справка, выдана гражданину, действительно работает. В личных справках заголовок не указывается. Личные справки подписываются руководителем организации и обязательно заверяются печатью.

Объяснительная записка – это документ, в котором работник объясняется причины не выполнения какого-либо приказа, инструкции, распоряжения или нарушения правил.

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый выше стоящим руководителям в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания: инициативные (предложения, просьбы), отчетные.

В зависимости от адресата: внешние, внутренние.

Текст докладной записки состоит из двух частей: вводная и основная часть. Выодная – состояние вопроса, послужившее причиной записки, основная – выводы, предложения, просьбы.

Внутренние докладные записки подписывают сами докладчики, внешние – руководители.

Письмо-запрос

Правила оформления организационных документов, актов, протоколов

Актом называется документ, составляемый несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события, действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи и списывания ТМЦ, прием работ и т.п. Акт оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов. Название документа (вид) печатается с начала строки с двойной разрядкой: АКТ. Состав реквизитов аналогичен письму. Акт в необходимых случаях включает в себя реквизит 17 (гриф утверждения). Текст состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при этом.

Требования к оформлению протокола. Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.п.) поставленных вопросов и принятых решений. Важность протокола как документа определяется тем, что это основной способ выработки решений на всех уровнях коллективного управления.

Протоколы бывают:

1) развернутыми (полными), которые содержат не только суть, но и характер обсуждения;

2) краткими – без приведения обсуждения.

В состав реквизитов протокола входят:

1. Наименование документа (ПРОТОКОЛ).

2. Дата заседания.

3. Коллективный орган.

4. Номер протокола.

5. Место заседания.

6. Гриф утверждения (если он утверждается).

7. Заголовок.

8. Текст.

9. Подписи: председатель и секретарь.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня.

Основная часть строится в такой последовательности: Слушали – Выступили – Постановили (Решили). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов слушали-выступили-постановили, печатают от начала строки.

Схематически пример протокола выглядит так:

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности.

Требования к оформлению договора (контракта). Договор – это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Договор может заключаться как между юридическими, так и юридическими и физическими лицами. Разновидностями договора являются договор купли-продажи, договор аренды, договор поставки, трудовое соглашение и т.д.

Договор включает три группы реквизитов:

1. Реквизит углового штампа.

2. Текстовая группа реквизитов.

3. Заключительная часть реквизитов.

Реквизиты углового штампа (продольного) включают название вида документа (ДОГОВОР), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части, в которой указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия; и содержательной части, включающей изложение предмета договора, порядок рассмотрения споров, сумму договора, срок действия и т.п.

Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические адреса сторон, подписи и печати участников договора. При наличии печати ставится печать (если хотя бы одна из сторон – юридическое лицо).

Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, рекомендуется разрабатывать специальные трафаретные бланки.