25. Фамилия исполнителя и номер его телефона;

отметку об исполнении документа располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

*Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

*В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

26— отметка о заверении копии; Соответствие копии оригиналу заверяется проставлением ниже реквизита "подпись" заверительной подписи, состоящей из следующих элементов: слова "Верно", которое пишется с прописной буквы, наименования должности лица, заверяющего копию, подписи, ее расшифровки и даты. Дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать на отпусках исходящих документов, остающихся в деле.

27— отметка о поступлении (регистрационный штамп)

входящих документов; Отметка о поступлении документа включает сокращенное наименование организации-получателя документа, дату посту­пления документа и его индекс. Отметка о поступлении ставится от руки или с помощью штампа. Этот реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа.

В документах, составленных на двух или более листах, второй и последующие листы нумеруются сверху. Номера листов пишут арабскими цифрами без точек и тире посередине листа документа.

Бланки документов

Понятие и виды.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию и местом для переменной информации. В организации, не зависимо от формы собственности, применяется два вида бланка: для писем (бланк письма) и общий бланк.

Требования:

- на бланках изготавливают только первую страницу документа, для последующих используется обычная бумага.

- на формате А5 – письма-извещения, справки в основном А4.

- бумага светлых тонов

- каждый лист документа должен иметь поля документа, левое – 30, верх/низ – 20, правое не <8мм.

- два способа размещения реквизитов: угловой, продольный

- !для всех организаций, не зависимо от форм собственности, для писем применяется бланк только с продольным расположением реквизитов и на двух языках.

- гербовые бланки или бланки строгой отчетности (для государственных структур)

- гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом, ксерокопировать их запрещается, подвергаются обязательному учету (порядковый номер), учет каждого вида гербовых бланков ведется отдельно (отдельно письма, отдельно бланки), уничтожение производится по акуту комиссии, готовые хранятся в сейфе, ответственность за использование, хранение, изготовление ГБ возлагается на структурное подразделение или лицо приказом руководителя.

Справочно-информационные документы

Характеристика – официальный документ, выдаваемый организацией сотруднику в различных ситуациях и содержащий сведения о его трудовой, общественной и иной деятельности. Составляет руководитель структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

Текст характеристики можно разделить на следующие части:

1. Заголовочная часть. «Характеристики, ФИО работника, должность, включая название организации».

2. Анкетные данные: ФИО, год рождения, образование, специальность или профессия, если есть ученые степени.

3. Данные о трудовой деятельности работника: краткое описание работы, которую выполнял работник, в каких организациях работал, где в целом работал, поощрения, наказания, повышение квалификации, дополнительное образование, переквалификация.

4. Оценка деловых и личных качеств работника. Непосредственно описываются качества сотрудника, уровень профессиональной компетенции (опыт, уровень профессиональных знаний, способность к самообразованию), деловые (способность устанавливать и поддерживать взаимоотношения с коллегами, осуществлять руководящие функции, вести аналитическую работу, заниматься планирование своей работы) и психологические качества, знание прав и обязанностей, работоспособность, личные качества (стрессоустойчивость, доброжелательность, коммуникабельность).

5. Заключительная часть. Цель составления характеристики. «Например, для военкомата».

Текст характеристики излагается от третьего лица, заверяется подписью руководителя организации и печатью организации, дата выдачи внизу слева под подписью, составляется в двух экземплярах.