13. Ссылка на индекс и дату входящего документа;

14. Место составления или издания документа;

15. Гриф ограничения доступа к документу;

16. адресат; Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений, конкретным должностным или физическим лицам. На многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат.

*В состав реквизита "адресат" могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес. Все вышеуказанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки. При адресовании необходимо соблюдать следующие правила.

Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например: Министерство культуры Республики Беларусь. Общий отдел.

В случае, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже, например: Директору школы № 20 Петрову В.Д.

Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат — автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

*На одном документе разрешается указывать не более четырех адресатов. Если документ направляется более чем в четыре адреса, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адрес. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций, например:

Директорам предприятий и руководителям организаций

Адресат располагается в верхнем правом углу документа. При указании в адресате почтового адреса он пишется последним в соответствии с правилами, установленными органами связи.

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, указывается звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы.

17— гриф утверждения; Реквизит "гриф утверждения" состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу листа документа перед текстом.

*При утверждении документа каким-либо распорядительным документом или правовым актом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа.

18— резолюция; Резолюция как правило, пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения.

Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней указываются фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции.

*При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за исполнение указывается первой, он организует работу других исполнителей.

19— заголовок к тексту; Заголовок к тексту значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок должны иметь все служебные документы.. Пример:

приказ (о чем?) о совершенствовании структуры аппарата управления;

положение (о чем?) о канцелярии; протокол (чего?) собрания акционеров; правила (чего?) внутреннего трудового распорядка; должностная инструкция (кому?) секретарю-референту, акт (о чем?) о выделении документов к уничтожению; акт (чего?) ревизии;

письмо (о чем?) об изменении сроков выполнения договора.

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной) и помещают в левом верхнем углу документа, не отступая от границы левого поля, под обозначением автора, номера и даты. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатают строчными буквами (кроме заглавной), без кавычек и не подчеркивают.

20— отметка о контроле; Отметка о контроле (реквизит 20) располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки цветным карандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.