Состав реквизитов. Их размещение.

Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются на основании требований СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т. д.

Исполнитель документа, которому принадлежит основная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов.

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб Республики Беларусь; (Государственный герб Республики Беларусь помешают на бланках документов и угловых штампах организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. №301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» и Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь». Не допускается помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь между бланковыми надписями на двух языках.

2. эмблема организации; (Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы (товарного знака) организации помешается на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации). Организации Государственной формы собственности могут помещать эмблему на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации».

Организации негосударственной формы собственности при продольном расположении реквизитов эмблему (товарный знак) организации помещают в центре на верхнем поле бланка — размер 17 мм.

3— код организации по Общегосударственному классификатору

Республики Беларусь "Предприятия и организации" (ОКПО) – общегосударственная классификация предприятия

4 — код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь "Унифицированные документы" (ОКУД);

5 – наименование вышестоящей организации; При наличии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

6 — наименование организации; (обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименование (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование помешают ниже полного или за ним в скобках. Пример:

Министерство энергетики Республики Беларусь

7. наименование структурного подразделения; (Автором документа может быть структурное подразделение организации. Наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом. Пример:

Витебский областной исполнительный комитет Отдел по архивам и делопроизводству

7. почтовый адрес отправителя;

Пример: ул. Якуба Коласа, 15, 211400, Г.Минск

коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефакса, телекса, телефона, электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.);

9- название вида документа; Каждый документ, кроме письма, должен содержать название его вида — протокол, приказ, акт, решение и т.д. Это позволяет выделить искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем.

-Вид документа можно указывать заранее при изготовлении бланка (такие бланки называются специальными, т.е. для отдельных видов документов) или оставлять место для обозначения вида документа свободным и заполнять его при составлении конкретного документа (такие бланки называют общими).

*В служебных документах с продольным вариантом расположения реквизитов на бланке название вида документа дается посередине, а при угловом варианте — в левом верхнем углу. Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов "дата" и "индекс" и пишется прописными буквами.

11— дата; Дата подписания документа. В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливается два способа: буквенно-цифровой и цифровой.

Наиболее рациональным считается цифровой способ, при котором все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделенными точками. Первая пара цифр - день месяца, вторая -порядковый номер месяца, последние четыре цифры — год (без буквы "г"). Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить нуль. Например, дату "2 января 1997 г." следует оформлять так: 02.01.1997.

При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, а месяц — прописью, например, 06.02.1997 - 6 февраля 1997 г.

12— Регистрационный номер документа; (Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные

формы, присвоении документу соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.