Глава 19. Основы управления нефтегазостроительными проектами 699

в ходе реализации проекта необходима соответствующая методика, ко­торая должна обеспечивать:

• эффективные взаимосвязи между участниками проекта;

• четкое разграничение ролей и ответственности, связанных с каж­ дым изменением;

• возможность четко отслеживать влияние изменений на времен­ ные и стоимостные показатели проекта.

Процесс контроля за реализацией изменений. Методику управле­ния изменениями можно рассматривать как набор документов, регла­ментирующих учет и сопровождение каждого отдельного изменения от появления потребности в нем до его полной реализации. Конкрет­ные реализации данной методики могут значительно варьироваться не только в зависимости от области деятельности и принятой в органи­зации системы управления, но могут изменяться от проекта к проек­ту и в рамках одной организации.

Кто-либо из участников проекта — заказчик, команда проекта или третья сторона — могут инициировать запросы на изменение. Любые из этих запросов на функциональную модификацию, должны быть надлежащим образом задокументированы и пройти через процесс конт­роля за изменениями. Без такого контроля менеджеру проекта будет трудно следить за исполнением работ оставшейся части проекта.

В общем виде данная методика должна регламентировать прохож­дение изменения через пять основных стадий:

1. Описание. На начальной стадии необходимо уяснить и описать пред­ лагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается.

2. Оценка. Вторая стадия предусматривает полномасштабный ана­ лиз влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки послед­ ствий данного изменения. Результаты исследования документируют­ ся и обсуждаются.

3. Одобрение. Рассматриваются результаты исследований и при­ нимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Если принимает­ ся положительное решение, то утверждаются исполнители и выделя­ ются средства на проведение изменения. Принятые решения доку­ ментируются.

4. Реализация. Изменение вносится в план проекта и реализуется.

5. Подтверждение исполнения. Контроль корректного и полного выполнения работ в рамках данного изменения. В случае положитель­ ного результата изменение снимается с контроля.

700

Часть V. Управление нефтегазостроительными проектами

Можно привести следующие примеры документов, регламентирую­щих и протоколирующих прохождение изменения:

«Отчет о проблеме» — описание проблемы, возникшей в ходе реа­лизации проекта. Формируется на начальной стадии.

«Запрос на осуществление изменения». Формируется на началь­ной стадии.

«Описание предлагаемого изменения» — информация об измене­нии, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполне­ние и контроль. Формируется на начальной стадии и корректируется на последующих стадиях.

«Сводная форма контроля изменения» — содержит обобщенную информацию об изменении.

Каждая стадия прохождения изменения предусматривает регла­ментируемое методикой распределение ролей среди участников про­екта. Например, в группе управления проектом выделяется ответст­венный за сбор и обработку поступающих отчетов о текущих пробле­мах и запросов на осуществление изменений. Для контроля за прохождением изменения назначается администратор процесса.

Специальным документом регламентируется проведение перего­воров и принятие решения о реализации изменения, в которых участ­вуют менеджер, ответственный за реализацию данной части проек­та, представитель заказчика, а при необходимости, и представители заинтересованных организаций.

Таким образом, в идеальном случае контроль изменений представ­ляет собой комплексную технологию управления проведением изме­нения проекта с соответствующим набором документации и распре­делением обязанностей (табл. 19.7.2).