4.3. Компьютерное программирование в гостинично-ресторанном бизнесе

Вычислительная техника прочно вошла в жизнь современ­ного человека. Ее применение поистине многообразно и все­объемлюще. Информатика — отрасль знаний, включающая в себя все, что связано с применением вычислительной техни­ки, служит в наши дни мощным катализатором научно-техни- ческого прогресса. Именно с развитиием средств вычислитель­ной техники связаны успехи, достигнутые в автоматизации производственных процессов, разработке новых технологий, повышении эффективности труда и управления.

История зарождения и развития вычислительной техники довольно коротка. Ее принято исчислять с 1833 года, когда английский математик Чарльз Бэббидж впервые проникся иде­ей создания механического «вычислительного помощника», используя принцип программного управления. Потребовалось более 100 лет, чтобы идея, обогащенная американским мате­матиком Дж. фон Нейманом в 1945-47 гг. и базирующаяся на появившихся к тому времени электронных лампах, положила начало эры электронно-вычислительных машин (ЭВМ). С мо­мента создания в 1947 году первой программно-управляемой цифровой ЭВМ начался бурный прогресс вычислительной тех­ники. Совершенствование элементной базы привело к суще­ственному уменьшению размеров, стоимости и энергопотреб­ления, а также к повышению быстродействия и надежности ЭВМ. Эволюция архитектурных решений, то есть принципов работы вычислительной системы, способствовала еще больше­му улучшению последних двух показателей. Большие успехи достигнуты также в области периферийного оборудования, что существенно облегчило общение пользователей с ЭВМ и повы­сило емкость накопителей информации.

Еще в 1982 году было сделано следующее яркое сравнение, иллюстрирующее высокие темпы развития средств вычисли­тельной техники (СВТ): «Если бы за последние 25 лет авиаци­онная промышленность развивалась столь же стремительно, как вычислительная техника, то Боинг-767 можно было бы приоб­рести сегодня за 500 долларов и облететь на нем земной шар за 20 мин, израсходовав при этом 19 л горючего». За этот период скорость вычислений возросла в 20 раз, а размеры и энерго­потребление ЭВМ стали в 10000 раз меньше, чем у машин срав­нимой производительности 25-летней давности.

Современный компьютер состоит из трех частей:

• системного блока;

• клавиатуры, позволяющей вводить символы в компьютер;

• монитора (или дисплея) — для изображения текстовой или графической информации.

Компьютеры выпускаются в настольном и в портативном варианте — в «наколенном» (лэптоп) или в «блокнотном» (но­утбук) исполнении. В этих вариантах системный блок, мони­тор и клавиатура заключены в один корпус: системный блок спрятан под клавиатурой, а монитор сделан как крышка к кла­виатуре.

Хотя из всех частей компьютера системный блок выглядит наименее эффектно, именно он является в компьютере глав­ным. В нем располагаются все основные узлы компьютера:

• электронные схемы, управляющие работой компьютера (микропроцессор, оперативная память, контролеры устройств и т. д.);

• блок питания, преобразующий электропитание сети в по­стоянный ток низкого напряжения, подаваемый на электрон­ные схемы компьютера;

• накопители (или дисководы) для гибких магнитных дис­ков, используемые для чтения и записи на гибкие магнитные диски (дискеты);

• накопитель на жестком магнитном диске, предназначен­ный для чтения и записи на несъемный жесткий магнитный диск (винчестер).

К системному блоку компьютера можно подключать раз­личные устройства ввода-вывода информации, расширяя тем самым его функциональные возможности. Многие устройства подсоединяются через специальные гнезда (разъемы), нахо­дящиеся обычно на задней стенке системного блока компью­тера. Кроме монитора и клавиатуры такими устройствами яв­ляются:

• принтер — для вывода на печать текстовой и графичес­кой информации;

• мышь — устройство, облегчающее ввод информации в компьютер;

• модем — устройство для обмена информацией с други­ми компьютерами через телефонную сеть;

• факс-модем — устройство, сочетающее возможность мо­дема и средства для обмена факсимильными изображениями с другими факс-модемами и обычными телефаксными аппа­ратами;

• графопостроитель (плоттер) — устройство для вывода чер­тежей на бумагу;

• сканер — устройство для считывания графической и тек­стовой информации в компьютер;

• устройство для чтения компакт-дисков — позволяет чи­тать данные со специальных компакт-дисков (CD-ROM);

• стример — устройство для быстрого сохранения всей ин­формации, находящейся на жестком диске;

• а также другие устройства.

Компьютер в зависимости от потребностей и возможностей пользователей может использоваться либо автономно, либо в составе вычислительной сети, либо в качестве интеллектуаль­ного терминала более мощной ЭВМ. Сеть обеспечивает обще­ние (электронная почта), а также совместное использование до­рогостоящих и уникальных аппаратных, программных и ин­формационных ресурсов.

Путем оборудования компьютера специализированными периферийными устройствами и применения соответствующего программного обеспечения его можно превратить в автомати­зированное рабочее место для деятельности определенного типа. Эти возможности компьютера были использованы для автома­тизации в гостиничном хозяйстве.

Одной из первых в нашей стране приступила к использова­нию в гостиничном хозяйстве отечественных компьютеров гос­тиница «Ярославская». Еще в 1981 году была установлена си­стема «Экран», действующая на базе ЭВМ.

С декабря 1983 года в городе Сочи управление гостинично­го хозяйства организовало централизованную службу разме­щения гостей, оснастив ее специализированной системой уче­та и движения номерного фонда типа «Экран».

Дальнейшее развитие вычислительной техники и программ­ного обеспечения привело к появлению более мощных удобных и гибких систем автоматизации гостиничного хозяйства. Од­ ним из практических примеров такой успешно зарекомендо­вавшей себя системы, предназначенной для гостиниц разного размера, от 30 до 3000 номеров, является Fidelio Front Office. Но прежде уместно рассмотреть наиболее используемые сис­темы в гостиничном бизнесе, в том числе и Fidelio, вернее, их краткие характеристики.

Fidelio Front Office — одна из наиболее популярных в мире систем автоматизации службы приема и размещения гостей.

Программный комплекс Fidelio Front Office осуществляет взаимосвязь практически всех отделов отеля и позволяет авто­матизировать бронирование номеров (в том числе из междуна­родных центров бронирования отелей и Интернета), регистра­цию, размещение и расчет, управление номерным фондом, до­сугом гостей, составление прогнозов работы отеля на будущее.

К числу основных модулей комплекса Fidelio Front Office относятся:

• модуль бронирований, полностью автоматизирующий про­цесс, позволяющий работать с индивидуальными, корпоратив­ными, групповыми заказами;

• модуль управления тарифами — позволяет достичь оп­тимальной структуры тарифов, принимая во внимание такие факторы, как уровень заполняемости отеля, типы номеров, па­кеты услуг, корпоративные соглашения;

• модуль приема и размещения — позволяет гибко орга­низовать и реализовать поселение гостей и эффективно осуще­ствлять операции по обслуживанию проживающих;

• модуль ведения счетов и расчета с клиентами — позволя­ет вести индивидуальные счета гостей, компаний, производить регистрацию услуг, оказанных гостю (как вручную, так и авто­матически) с помощью интерфейсов с различными системами;

• модуль управления номерным фондом (модуль хозяйствен­ного отдела) — позволяет получать оперативную информацию о состоянии номеров, выдавать персональные задания горнич­ным на уборку номерного фонда отеля (отображает поэтажный план и истории комнат);

• модуль главного инженера — позволяет регистрировать заявки на ремонт оборудования гостевых номеров, служебных помещений и отслеживать их выполнение;

• модуль управления досугом — позволяет эффективно бро­нировать центры досуга отеля как для гостей, так и для не проживающих в отеле посетителей;

• модуль отчетов — включает более 500 стандартных отче­тов (бронирования, проживающие, профайлы, финансовые от­

• четы, отчеты ночного аудита, статистика, отчеты смен и т. д.) В модуль включен генератор отчетов, позволяющий создавать собственные;

• модуль работы с дебиторами — позволяет оперативно отслеживать задолженности контрагентов/заказчиков;

• модуль постоянного гостя — позволяет работать с про­граммами поощрения постоянных клиентов (как существую­щие программы авиакомпаний, так и собственные программы отеля);

• модуль работы с турагентами — позволяет оперативно рассчитывать комиссионные для туристических фирм.

Комплекс Fidelio Front Office обеспечивает связь почти с 500 различными системами, используемыми в отелях — теле­фонными станциями, ресторанными системами, системами контроля доступа, платного телевидения, мини-баров, автори­зации кредитных карточек, энергообеспечения, централизован­ного бронирования и многими другими. В самое ближайшее время разработчики этой системы предложат отелям новый интерфейс — с фискальным регистратором, позволяющий за­менить кассовые аппараты.

К преимуществам Fidelio Front Office следует отнести лег­кость в эксплуатации, обусловленную достаточно простой ло­гикой построения системы и удобством интерфейса; повышен­ный уровень безопасности — используется строгое разграни­чение доступа пользователей; гибкость настройки, как показа­ла практика, Fidelio Front Office может с успехом использо­ваться как в отелях, принадлежащих международным сетям со строгими стандартами работы, так и в независимых отелях и пансионатах с совершенно различной технологией работы.

Число пользователей в мире превышает 7,5 тыс. В России, СНГ и Балтии 95 установок — все отели «Мариотт», «Нацио­нала, «Шератон Палас», «Ренессанс», «Золотое кольцо», «Ирис», «Рэдиссон Славянская», «Пекин» и др. (Москва), «Ев­ропа», «Невский Палас», «Прибалтийская» и др. (С.-Петер­бург), «Каравелла», «Молния» (Туапсе), пансионат «Надежда» (Геленджик), «Волна» (Н. Новгород), «Виктория» (Челябинск), «Сафар» (Казань), Бизнес-Центр «Байкал» (Иркутск) и др.

Как правило, система Fidelio FO устанавливается совмест­но с расчетно-кассовым комплексом для ресторанов Micros. По желанию отелей могут поставляться модули программ автома­тизации ведения складских операций Fidelio Food & Beverage, программа автоматизации финансово-хозяйственной деятель­ности HRS Back Office, программа организации отдела про­

даж и мероприятий Sales & Catering, которые в совокупности с Fidelio FO работают как единая система управления отелем.

«Эдельвейс»

Программный комплекс «Эдельвейс» разработки петербур­гской компании «Рексофт» получил достаточно широкое рас­пространение на российском гостиничном рынке. «Эдельвейс» предназначен для автоматизации основных служб отеля — пор­тье, коммерческого (договорного) отдела, отдела бронирования, горничных, сервис-бюро; бизнес-центра, бухгалтерии прожи­вания, телефонной службы отеля. Комплекс предоставляет воз­можность оперативного обслуживания гостя с ведением пол­ной информации о текущих и перспективных индивидуаль­ных и групповых заездах (включая данные о гостях, допол­нительных услугах, скидках, особых условиях проживания и т. п.), а также многофакторного анализа хранения и переда­чи сводных данных в смежные подразделения.

В числе главных функциональных возможностей «Эдель­вейса»: сортировка и поиск поступающих заявок по различ­ным критериям; поиск и бронирование свободных номеров по различным условиям; быстрое размещение больших групп; кор­ректное разделение оплаты между гостями и фирмой/тураген­тством; аппарат предоставления и учета разнообразных допол­нительных услуг; универсальные мультивалютные тарифные планы и др.

Комплекс имеет стыковки со смежными гостиничными си­стемами: стандартной бухгалтерией предприятия (например, АСУ ресторана («Компас», «Магия», «Р-кипер» и др.)» АТС подавляющего большинства западных и отечественных марок (тарификация и управление), платного телевидения (Grundig, Prodac, GuestLink), замковыми системами (TESA, CISA, VingCard, Timelox и др.), а также системами удаленного бро­нирования (Key System, Reconline и др.).

В числе принципиальных отличий «Эдельвейса» от анало­гичного ПО, представленного на рынке, разработчики называют законченность продукта — он поставляется в так называемом «коробочном» виде, уникальность АСУ, разработанной в России с учетом интернационального использования и имеющей устой­чивый сбыт на западном рынке. В «Рексофте» считают, что на­личие международной клиентской базы позволяет учитывать современные мировые тенденции развития гостиничных АСУ и сохранять при этом понимание специфики российского рынка. Качество и надежность программных продуктов «Рексофт» под­тверждены международным сертификатом качества ISO 9001.

Пользователи в России — «Пулковская», «Юность», «Гранд- отель Европа», бизнес-центр «Нептун» (С.-Петербург), «Арк­тика» (Салехард), «Калининград» (Калининград), «Полярные Зори», «Меридиан», «Арктика» (Мурманск) и др. За рубежом — более 150 инсталляций (Швейцария, Австрия, Германия, Великобритания, Венгрия, ЮАР, Австралия и пр.)

Московская компания «Интурсофт» широко известна на рын­ке компьютерных технологий как разработчик ПО в области туризма и комплексных систем автоматизации для гостиниц, баров и ресторанов. В настоящее время «Интурсофт» предлага­ет комплексное решение для гостиниц, которое включает в себя систему автоматизации деятельности гостиничных служб (HOTEL-2000), систему автоматизации баров и ресторанов (Re$taurant'2000), автоматизированную систему управления складом ресторана (Stock-2000), автоматизированный интер­фейс с системами бухгалтерского учета, автоматизированный интерфейс с внутренней АТС, автоматизированный интерфейс с системой ограничения прав доступа (электронные замки).

Система Hotel-2000 представляет собой классическую front о/Дсе-программу и осуществляет автоматизацию основных го­стиничных служб — бронирования, портье, кассиров, горнич­ных и т. д. Система обеспечивает индивидуальное и группо­вое, а также бронирование компаниями и туроператорами бло­ков номеров с отслеживанием квот по каждой организации.

Неограниченное число тарифов позволяет отелю вести соб­ственную ценовую политику и оперативно реагировать на из­менения рынка. В программе реализована гибкая система рас­четов с гостями и обеспечен контроль за работой кассиров. Кроме этого, HOTEL-2000 осуществляет управление номерным фондом, обеспечивая контроль за работой горничных. В систе­му встроен мощный аналитический аппарат, позволяющий по­средством системы запросов сформировать для менеджеров го­стиницы более ста различных статистических, операционных, аудиторских и финансовых отчетов.

Система Mestaurant-2000 предназначена для автоматизации работы точек продаж (прежде всего служб питания — баров и ресторанов и т. д.), она обеспечивает работу с неограниченным количеством блюд, с их группировкой по меню, категориям и т. д. В системе предусмотрено ведение сложных комбинаций налогов и наценок, а также учет и контроль цен, ассортимента и движения продуктов и напитков.

Система Stock-2000 служит для ведения учета складских запасов товаров (продуктов и напитков) и их движения по скла­ду, приходования, продажи и списания товаров со складов, калькуляции меню, а также формирование необходимых пер­вичных документов (накладные, счета и др.). В системе пре­дусмотрены автоматический расчет цен и автоматическое спи­сание товаров по результатам продаж, полученных из системы Restaurant-2000.

Автоматизированный интерфейс с системами бухгалтерс­кого учета реализует перенос проводок из систем Hotel-2000 и Restaurant-2000 в любую бухгалтерскую систему, имеющую в своем составе функцию импорта данных из внешних систем. Использование этой технологии позволяет существенно сокра­тить трудозатраты бухгалтерии и исключить дублирование информации.

Автоматизированный интерфейс с внутренней АТС управ­ляет процессом включения и отключения телефонных номе­ров и осуществляет перенос информации о телефонных пере­говорах на общий гостевой баланс в систему Hotel-2000.

Система Hotel-2000 может быть связана с любой системой ограничения прав доступа, установленной в гостинице. Управ­ление системой электронных замков осуществляется с исполь­зованием магнитных карт.

Одно из серьезных достоинств комплекса — возможность осуществления технической поддержки средствами удаленно­го доступа, что прежде всего важно для региональных гости­ниц. При таком подходе любая проблема может быть разреше­на из офиса разработчика в течение нескольких минут.

Пользователи: «Академическая», «Союз», «Шереметьево-2» (Москва), «Береста Палас Отель» (В. Новгород), бизнес-отели «Лукойл-Москва» (Москва), «Яхонт» (Красноярск), «Сахалин- Саппоро» (Южно-Сахалинск), пансионат «Урал» (Анапа) и др.

«Лоджинг Тач»

Полный спектр систем гостиничной автоматизации пред­лагает на российском рынке представительство известной аме­риканской компании «ЛИБРА Интернейшнл». Ряд продуктов включает систему управления гостиницей «ЛоджингТач ЛИ- БИКА», управления ресторанами «ЛоджингТач СЕНАКОЛО», управления для гостиничных групп «ЛоджингТач СЕРЕБРО», управления продажами и мероприятиями *ESP2000» и сис­тему оптимизации прибыли *OPTIMS*.

Функции системы «ЛоджингТач ЛИБИКА» комплексно ох­ватывают все процессы организации обслуживания гостей и финансово-хозяйственного управления гостиничным предприя­тием. В числе главных модулей системы: «Базовый», «Портье», «Бронирование», «Расчеты с гостями», «Управление номерным фондом», «Горничные», «Телефонный оператор», «Ночной аудит», «История гостя», «Групповые продажи», «Счета к по­лучению», «Туристические агентства», «Управление тарифами», «Автоконсьерж», «Продажи и маркетинг», «Контракты», «Уп­равление мероприятиями», «Центральноебронирование».

Управленческий аппарат отеля, безусловно, привлечет на­личие мощного модуля отчетности, позволяющего формиро­вать разнообразные отчеты и составлять с помощью мастера запросов произвольные выборки по любым критериям, напри­мер, по уровню загрузки, состоянию номеров, количеству при­ходящих броней и др.

Очень удобен в работе модуль управления тарифами, помо­гающий руководству гостиницы формировать гибкую ценовую политику с учетом разных пороговых величин и ограничений. Возможно установление специальных тарифов по договорам, в любой валюте, а также для различных сегментов рынка.

Система центрального управления для гостиничных цепей «ЛоджингТач СЕРЕБРО» — составная часть семейства ПО ав­томатизации гостиниц «ЛоджингТач». «ЛоджингТачСЕРЕБ­РО» создает единое информационное пространство гостинич­ной цепочки. С ее помощью достигается возможность консоли­дирования маркетинговых данных, финансовой отчетности и другой оперативной и аналитической информации, содержа­щейся в базах данных гостиниц одной цепи. Система позволя­ет осуществлять централизованное бронирование номеров и ус­луг гостиниц из одного или нескольких корпоративных офи­сов, а также бронирование номеров между гостиницами.

Другая система семейства «ЛоджингТач» — управление про­дажами и мероприятиями Hodges ESP2000 — позволяет эф­фективно осуществлять групповые продажи, анализировать до­ходность поступающих заявок, формировать ценовую полити­ку, составлять контракты и контролировать их исполнение, осу­ществлять бронирование и продажу аренды конференц-поме- щений, организовывать банкеты и мероприятия.

Устойчивой тенденцией последних лет в развитии между­народной гостиничной индустрии стало активное использова­ние отелями систем оптимизации прибыли. «ЛоджингТач ЛИБИКА» совместима с самой распространенной в Европе си­стемой оптимизации прибыли — OPTIMS.

С помощью OPTIMS персонал ключевых подразделений оте­ля может получить ответы на важные вопросы типа «Какова общая тенденция бизнеса гостиницы?», «Какая ценовая поли­ тика будет способствовать повышению доходов гостиницы?», '«Каковы результаты применения новых цен?».

♦ЛоджингТач ЛИБИКА» интегрируется с большим коли­чеством других систем, используемых в гостиницах. Библио­тека стандартных интерфейсов насчитывает свыше 400 систем (телефонные станции, тарификационные и фискальные систе­мы, системы платного телевидения, центрального бронирова­ния, бухгалтерского учета, голосовой почты, дверных замков, управления электроснабжением, автоматических мини-баров, управления сейфами и др.).

-Программный комплекс ATouS

Программный комплекс Alean Tour System (ATouS) пред­назначен для санаториев, пансионатов и гостиниц. Программ­ный комплекс легко настраивается объектом размещения на систему управления гостиницей или санаторно-курортным комплексом.

Основа этих систем — несколько функциональных блоков Alean Hotel, Alean Doctor, Alean Restaurant, которые работают в едином информационном пространстве. Единая для всего комплекса информация включает справочники жилья, поса­дочных мест в блоках питания, типы медицинских услуг и т. д. Основные функциональные модули — бронирование, ре­гистратура и размещение, реализация, питание, склад, лече­ние, управление персоналом, бухгалтерия и т. д., которые мо­гут быть использованы как самостоятельно, так и в различной конфигурации.

Модуль реализации включает всю информацию по услу­гам, предоставляемым гостям. При этом учет может вестись по разным критериям, например, по путевкам или курсовкам. Путевки включают лечение, питание и проживание. Курсовки бывают только на лечение, только на питание, но с проживани­ем в частном секторе. Сервис по категории жилья («люкс», двухместный номер и т. д.) и по питанию (столовая или ресто­ран) указывается непосредственно в путевке при формирова­нии бланка. Основу модуля реализации составляют управле­ние тарифами, партнеры, расчеты и т. д. Блок регистратура на основе данных по номерному фонду и данных по реальному раз­мещению в любой момент предоставляет информацию о сво­бодных местах, а также полную информацию о проживающих во все смежные службы.

Модуль питания обеспечивает управление рестораном, кафе, столовой и позволяет составить меню в расчете на заданную стоимость дневного рациона, рассчитать его на нужное коли­

чество туристов, выписать накладную на склад продуктов. Бло­ков питания (столовая, ресторан, буфет и т. д.) может быть несколько, и количество меню не ограничено, кроме того, воз­можно ведение заказного меню.

Модуль лечения отслеживает и планирует рациональную загрузку медицинских услуг: при регистрации отдыхающих и оформлении медицинской карты определяется лечебное от­деление — терапевтическое, педиатрическое, гинекологичес­кое, косметическое и т. д. По каждому отделению, в соответ­ствии с загрузкой врачей, модуль направляет отдыхающего к определенному врачу, отслеживает плановую загрузку по пре­доставлению платных услуг, по обслуживанию персонала, ве­дет статистику, позволяет каждому врачу вести историю бо­лезни отдыхающего и т. д.

Модуль бронирования, включающий управление номерным фондом, в совокупности с системой управления сетью реализа­ции Alean Internet Tour (AIT) обеспечивает объектам разме­щения бронирование в режиме реального времени и позволяет проводить гибкую политику продаж. Кроме того, модуль бро­нирования позволяет полностью автоматизировать работу с парт­нерами санатория или гостиницы, имеющими выход в Интер­нет, и увеличивает свою сеть реализации за счет агентской сети, уже работающей с компьютерной системой бронирова­ния. Модуль поддерживает бронирование основных и всего пе­речня дополнительных услуг на любой день и час планируемо­го пребывания клиентуры. Система электронных платежей обес­печивает различные формы оплаты с автоматическим поступ­лением информации в соответствующие службы.

«Санаторий»

Многопользовательский сетевой комплекс «Санаторий» — это программный продукт для санаторно-курортной зоны. Ком­плекс или его отдельные модули сегодня используют здравни­цы, пансионаты и дома отдыха Алтая, Урала, Сибири, Дальне­го Востока, Черноморского побережья, Управления курортами. Задача комплекса состоит в том, чтобы предоставить руководи­телю здравницы возможность полного контроля за работой всех ее служб и полную информацию о финансовом состоянии объек­та размещения.

Комплекс позволяет вести учет на основе первичных докумен­тов. Однажды введенная информация становится известной вез­де, где она необходима. Любой пользователь может получить все необходимые отчеты на своем рабочем месте, при этом каждое подразделение функционирует в качестве независимой структур­ ной единицы. Задачи, на решение которых ориентирован комп­лекс «Санаторий», условно выделены в три функциональных бло­ка: административного управления; оперативного управления и бухгалтерского учета.

Блок оперативного управления включает в себя реализацию путевок и услуг, регистратуру, медстатистику и калькуляцию (продуктовый склад, меню-раскладка для санаторной столовой). При этом модуль реализации обеспечивает ведение договоров с организациями и их карточек, что позволяет в любой момент увидеть сальдо организации, ввод и печать всех первичных доку­ментов (фондовых ордеров, актов на переоценку, возврат путевок, доплаты за путевки и т. п.), формирование всевозможных отче­тов, автоматическое формирование проводок. Введенные данные о путевках передаются в разделы «Регистратура» и «Медстатис- тика», а суммы по бухгалтерским проводкам — в систему «Бу­хучет» .

Модуль регистратура позволяет вести учет прибывающих в санаторий по путевкам, курсовкам, командировочным удостове­рениям и т. д., размещать туристов по заданному критерию — категория номера, корпус, этаж, сторона, пол уже проживающе­го в номере и т. д. (при этом можно заглянуть в карточку потен­циального соседа по комнате на оставшийся период). Также мог дуль осуществляет деление путевок, бронирование мест, ввод ин­формации и получение реестров по платным услугам, получение различной справочной информации и отчетных форм. Введенная информация передается в разделы «Реализация путевок» и «Мед- статистика». Последний раздел предусматривает ввод информа­ции по пролеченным больным — результаты анализов, процеду­ры, консультации специалистов — и получение разнообразных отчетных форм.

Блок административного управления формирует графики за­ездов, определяет производственную программу санатория, обес­печивает тарификацию (расчет ФЗП и дополнительного фонда ЗП), осуществляет учет и управление кадрами. Блок бухгалтерс­кого учета содержит следующие основные подсистемы: зарпла­та, основные средства, материалы и касса, банк, расчеты, главная книга, баланс.

Каждый блок или модуль может работать как автономно, так и в комплексе с другими, при этом передача информации меж­ду различными частями может осуществляться с помощью ло­кальной сети или дискет в случае отсутствия сетевой связи. Про­граммный комплекс разрабатывался в системе управления база­ми данных FoxPro v.2.5 под MS DOS.

Б&Т:Отель 2.0 для 1С:Торговли 7.7

Программа предназначена для автоматизации предприятий гостиничного типа: отелей, гостиниц пансионатов.

Возможности программы:

1. Программа позволяет автоматизировать работу админис­тратора по резервированию номеров, размещению постояльцев и ведению учета взаиморасчетов с ними. Документы: «брони­рование», «регистрация», «оплата» —позволяют оформлять как гостиничные операции, так и операции по вспомогатель­ным услугам и товарам.

2. Имеется возможность вести учет по нескольким корпу­сам (этажам). В частности, система поддерживает индивиду­альную настройку для каждого корпуса: можно указать коли­чество номеров и их визуальные характеристики в режиме подбора.

3. Система работает с произвольным количеством классов номеров, то есть при вводе номера мы назначаем ему в соответ­ствие некоторый класс номера, а уже для него указываем цены. Для каждого номера назначается собственное наименование, что позволяет в точности описать структуру отеля. Важно за­метить, что система ведет учет по внутренним идентификаци­онным номерам, что означает возможность ввести в систему два номера под одним кодом (ситуация, когда мы продаем бло­ки или даже отдельные места в номерах на несколько человек). При этом они могут быть разных классов. В момент оформле­ния документов менеджеру доступна на экране информация о классе номера.

4. Удобное графическое представление плана каждого кор­пуса на экране компьютера. На плане различные номера окра­шены цветом в соответствии с их статусами: зарезервирован, заселен, оплачен.

5. «План корпуса» можно открыть на любой день. Это по­зволяет подбирать номера для резервирования и контролиро­вать работу пансионата (отеля) за прошедшие дни.

6. Автоматический ввод документов:

Бронирование => Регистрация => Оплата (ввод на основании).

7. Удобная система отчетов, в том числе статистический отчет о заселенности номеров, отчеты по истории заселения и бронирования номеров, отчет о текущем состоянии номеров отеля.

8. Возможность отслеживания взаиморасчетов с клиентами.

9. Широкие возможности по конфигурированию системы в соответствии с требованиями клиента.

10. Возможность работы в сетевом режиме. Например, ра­бочее место администратора отеля и несколько рабочих мест портье.

Требования: программа использует компоненту «1С: Пред­приятия 7.7» Оперативный учет.

Конфигурация «Гостиница + Пансионат»

Конфигурация «Гостиница+Пансионат» —программа для компоненты «Оперативный учет» системы программ «1С: Пред­приятие 7.7» Программа без изменений работает на однополь- еовательской, сетевой и SQL (клиент-сервер) версиях 1С: Пред­приятия. Предусмотрено автоматическое последовательное мас­штабирование базы данных клиента при смене версий 1С: Пред­приятия.

Программа предназначена для автоматизации работы пор­тье, начальника службы размещения, кассира, этажных служб. В ней определены пять типов рабочих мест, однако везде ис­пользуется один и тот же исполняемый модуль.

Сервисные возможности

Каждому типу рабочего места соответствует пользовательс­кий интерфейс и набор прав на редактирование, просмотр дан­ных и использование функций программы. Дополнительно мож­но определить права на доступ к группам данных для набора прав и рабочего места. Например, кассиру, обслуживающему спортивный комплекс, можно разрешить доступ только к груп­пе спортивных услуг. Кассир в столовой будет иметь доступ только к услугам питания.

В виде отдельных программ поставляются: модуль автома­тической обработки данных с внутренней АТС и модуль под­держки кассовых аппаратов нужной фирмы и модели.

В состав модуля автоматической обработки данных с АТС входят:

1. Программа считывания данных из АТС. Работает с боль­шинством доступных на рынке моделей внутренних АТС фирм Samsung, Panasonic и NEC. При необходимости возможна до­работка программы под конкретную модель внутренней АТС.

2. Тарификатор. Вместе с тарификатором поставляется база, содержащая коды более 2000 городов России, стран СНГ и 130 зарубежных стран. Тарификатор позволяет использовать раз­личные тарифы для расчета стоимости звонков, редактировать и добавлять новые коды, создавать произвольные тарифные сетки.

3. Процедура загрузки телефонных звонков. Осуществляет импорт тарифицированных звонков в информационную базу данных.

Поставляемые компоненты позволяют регистрировать теле­фонный звонок в течение минуты после его окончания.

Программа может работать совместно с любым кассовым аппаратом, который поддерживает режим «пассивный онлайн» (режим фискального регистратора) и для которого существует системное программное обеспечение, созданное по стандарту OPOS (OLE for Retail POS). В программе реализован стандарт­ный для «1С» модуль подключения кассовых аппаратов, поэто­му поставка и наладка дополнительного программного обеспе­чения для используемой модели ККМ может осуществляться любым авторизованным партнером фирмы «1С».

Если гостиница не использует контрольно-кассовые ма­шины, а работает с формами строгой отчетности, то програм­ма позволяет печатать счета за проживание на бланках фор­мы № 3-Г (код формы по ОКУД 0790203), квитанции на предо­ставление дополнительных платных услуг на бланках формы № 12-Г (код формы по ОКУД 0790212), квитанции на возврат денег за проживание на бланках формы № 8-Г (код формы по ОКУД 0790208). Дополнительно в программе предусмотрена воз­можность самостоятельной печати бланков форм № 3-Г, № 8-Г, № 9-Г (акт о порче имущества) и № 12-Г.

В России пока не развито резервирование номеров через глобальные Интернет-системы бронирования, однако в програм­ме предусмотрена возможность отправки заявки на размеще­ние по электронной почте на адрес гостиницы. Если админис­тратор гостиницы считает возможным разместить гостя, от­правившего электронную заявку, то программа автоматически посылает этому человеку подтверждение.

Программа создает все виды отчетов, регламентированных для организаций, оказывающих гостиничные услуги на тер­ритории РФ. Для ОВИР программа автоматически ведет «Жур­нал регистрации иностранных граждан» и создает «Сводку по странам» Для предоставления в Госкомстат РФ программа со­здает «Отчет о количестве иностранных граждан, посетивших Россию» по форме № 2-инт. и «Отчет по количеству гостей по странам прибытия и срокам проживания».

Программа позволяет загружать и использовать данные из всероссийского классификатора адресов. Файлы и обновления классификатора доступны в отделениях Госкомстата РФ, в фирме «1С» или у авторизованных партнеров фирмы «1С». Данные адресного классификатора позволяют упростить и си­стематизировать процедуру ввода адресов при регистрации гостей.

Программа выгружает данные в виде бухгалтерских прово­док в 1С Бухгалтерию 6.0 и 1С Бухгалтерию 7.7, ред. 3.5.

В системе программ «1С Предприятие» ввод ежедневных данных организован при помощи документов. Например, при Поселении гостя оформляется документ «Размещение». Гость регистрируется в базе данных только при выполнении проце­дуры «проведения» документа «Размещение». При проведе­нии программа контролирует правильность введенных данных и не позволяет проводить документы с ошибками. При воз­никновении ошибок в процедуре проведения сообщения об ошибках записываются в специальный файл, лог программы, который может быть впоследствии проанализирован админи­стратором.

В программе предусмотрена возможность контроля за «подо­зрительными» действиями портье. Под подозрительными по­нимаются действия, которые могут привести к финансовым по­терям гостиницы. Программа регистрирует 10 типов сигналов:

1. «Изменение фамилии» создается в случае, если гостю, который уже зарегистрирован в программе, изменяют фами­лию. Если фамилию изменяют из-за ошибки в написании, то этот сигнал может быть проигнорирован. Однако бывают слу­чаи, когда фамилия изменяется полностью, и тогда полезно узнать у портье, зачем он это делал.

2. «Переселение гостя» создается в случае, если портье зад­ним числом изменяет номер, в котором проживает или прожи­вал гость.

3. «Изменение тарифа» создается в случае, если гостю зад­ним числом был изменен тариф проживания. Изменение та­рифа влечет за собой изменение цен за основные услуги и мо­жет использоваться портье для утаивания части денег, полу­ченных от клиента.

4. «Сдвиг даты заезда» создается в случае, если гостю зад­ним числом была изменена дата или время заезда. Изменение даты или времени заезда влечет за собой изменение стоимос­ти проживания.

5. «Сдвиг даты выезда» создается в случае, если гостю зад­ним числом была изменена дата или время выезда.

6. «Изменение вида размещения» создается в случае, если гостю задним числом был изменен вид размещения.

7. «Поселение другой датой» создается в случае, если при размещении дата въезда гостя не совпадает с датой оформле­ния. При нормальной эксплуатации программы такие случаи не должны возникать. Возможна ситуация, когда портье селит

8. гостя в номер сегодня, а регистрирует его в системе с завт­рашнего дня и утаивает стоимость проживания за один день.

9. «Изменение гостя» регистрируется, если портье задним числом изменил проживавшего гостя, т. е. реально жил один человек, а вместо него был подставлен другой.

10. «Аннулирование» создается в случае, если из програм­мы задним числом удаляется информация о проживании ка­кого-либо гостя.

11. «Удаление услуги» создается в случае, если в програм­ме задним числом удаляется услуга, которая входит в тариф, по которому размещен гость.

Функциональные возможности

Программа позволяет регистрировать заявки на размеще­ние, бронировать номера или места в номерах. Дополнительно к обычным механизмам общения потенциальных гостей и ад­министраторов гостиницы (телефон, факс), можно регистри­ровать заявки, поступившие через Интернет по электронной почте. Для того чтобы регистрировать заявки через Интернет, гостинице необходимо:

• разместить поставляемую с конфигурацией HTML стра­ничку с формой заявки на любом интернет-сервере;

• у любого провайдера интернет-услуг зарегистрировать элек­тронный почтовый ящик и получить адрес электронной почты;

• Иметь возможность периодически получать и посылать электронную почту из здания гостиницы.

По регистрируемым резервированиям и заявкам програм­ма формирует сводную информацию о планируемом заезде на даты или периоды. Эта информация в виде отчетов должна использоваться портье при принятии решений о возможности регистрации новых заявок.

При регистрации нового гостя программа проверяет, про­живал ли этот гость ранее, находится ли гость в «черном спис­ке». В момент регистрации портье может заполнить только самую необходимую информацию. Паспортные и прочие дан­ные гостя могут быть внесены позднее. Списки новых гостей, проживающих, выехавших хранятся в разных папках, что об­легчает поиск нужного гостя.

10. В программе предусмотрен контроль над состоянием номе­ров. Она позволяет ставить номера на уборку, ремонт, аренду и т. д. и составлять графики уборки или ремонта. Список по необходимости может пополняться пользователем. Возможна работа с любыми состояниями: наличие холодильника, нали­чие телевизора, окна на море, и т. д.

В программе предусмотрена функция подбора подходящих номеров, которая позволяет портье выбирать номера для раз­мещения из списка свободных и соответствующих нужным условиям: по наличию свободных мест, типам номеров, кво­там, состояниям. Например, показывать только двухместные номера, в которых есть хотя бы одно свободное место на указан­ный период, из квоты турагентства, которые не находятся на ремонте и уборке и оборудованы кондиционером.

Программа позволяет в процессе проживания произвольным образом переселять гостя, изменять тариф проживания на часть периода и т. д.

Начисление основных услуг гостям осуществляется на ос­новании гибкой системы тарифов. Тарифы позволяют опреде­лять цены за проживание и любые другие дополнительные услуги в зависимости от типа номера и вида размещения, по которым проживает гость. Стоимость услуг по тарифу пере- считывается программой автоматически при изменении вида размещения или типа номера.

Программа поддерживает оплату услуг гостями как при заезде, так и при выезде.

Рабочее место кассира позволяет регистрировать дополни­тельные услуги, оказываемые гостям вспомогательными служ­бами гостиницы. Дополнительные услуги могут оплачиваться гостем на месте или оказываться в кредит. В любом случае все оказанные, но не оплаченные услуги автоматически попадут в счет, формируемый гостю при выселении.

Программа позволяет произвольным образом делить услу­ги между счетами, выписывать счета юридическим лицам.

Большинство гостиниц работают с юридическими лицами на договорной основе. С точки зрения размещения гостей в договорах обычно указываются класс номеров, в которых будут проживать гости от этого контрагента, период проживания, возможно, квота номеров, которые выделены этому контраген­ту, и т. д. В программе предусмотрен механизм регистрации таких договоров. При регистрации можно указать, по какому договору прибыл гость. Большинство отчетов в программе мо­гут формироваться в разрезе договоров.

Система Restaurant-2000 полностью автоматизирует работу бара или ресторана. Эта система обеспечивает работу персонала с неограниченным количеством блюд, гарантируя при этом пол­ный учет и контроль за ценами и ассортиментом. Позволяет осуществлять моментальную передачу заказов на кухню, вести сложные комбинации налогов и наценок, а также отслеживать учет и контроль совершенных операций с печатью гостевых сче­тов и выдачей необходимых отчетов, кроме этого, провести пол­ный финансовый анализ работы точек продаж и получить стати­стические отчеты с информацией за текущий и прошлый год. Данные по всем операциям, совершенным в системе Restaurant- 2000 и в любых других точках продаж, отражаются в системе Hotel-2000, где они разносятся по соответствующим гостевым счетам и консолидируются в общем балансе гостиницы.

Финансовый анализ деятельности гостиницы осуществля­ется при помощи системы TGA-2000, которая представляет собой систему бухгалтерского учета в стандарте GAAP и является инструментом для управления финансами гостиницы. Эта си­стема позволяет вести бухгалтерский учет одновременно по нескольким точкам продаж с формированием для них собствен­ного плана счетов; по каждому счету ведется текущая, истори­ческая и бюджетная статистика. Она может работать в мульти­валютном режиме и вести аналитический и управленческий учет как по подразделениям (точкам продаж), так и по гости­нице в целом.

Все системы имеют универсальный интерфейс с российс­кими системами бухгалтерского учета. Он легко настраивает­ся на любую бухгалтерскую систему, имеющую в своем соста­ве функцию импорта данных, что предоставляет свободу выбо­ра финансовым службам гостиницы. Возможна удаленная тех­ническая поддержка комплекса непосредственно из офиса его разработчика.

Учитывая, что большинство предприятий индустрии гос- тинично-ресторанного сервиса из упомянутых компьютерных систем отдали предпочтение системе «Фиделио», есть смысл рассмотреть ее более подробно.

Авторы «Фиделио» создали компьютерную гостиничную систему, действующую с максимальной эффективностью и не требующую от персонала большого опыта работы с компьюте­ром. В дизайне системы учтены рекомендации служащих служ­бы портье и менеджеров различных гостиниц. Выполнение всех функций и меню системы просто и доступно, при этом использу­ются употребляющиеся в гостинице термины, с которыми уже хорошо знакомы ее работники. В «Фиделио» отсутствуют какие- либо сложные коды, которые нужно запоминать, а количество на­жатий клавиш, необходимых для проведения операций, значи­тельно меньше, чем в большинстве других систем управления.

Для большой гостиницы крайне важно, насколько быстро пройдет обучение персонала работе на новой системе и как ско­

ро персонал «привыкнет» к ней. Простота системы позволяет сократить это время до минимума. При этом несомненно, что пользователи сразу же обнаружат, что работать на новой систе­ме не только просто и быстро, но и, что немаловажно, приятно.

Портье гостиницы первыми встречают прибывающих гос­тей, они же и провожают выезжающих из гостиницы. Поэто­му общее впечатление от гостиницы во многом зависит от ра­боты приемной. Нередко гости сталкиваются с проблемами, возникающими по вине персонала. Долгие поиски брони, слиш­ком медленная регистрация гостя при въезде, задержки с офор­млением счета при выезде и т.п. Все это, независимо от при­чин, портит общее впечатление, и, скорее всего, в следующий раз гость не остановится в этой гостинице.

Система «Фиделио» решает проблему эффективности рабо­ты персонала следующим образом:

1. Дизайн экранов настолько логичен и прост для обучения, что работники служб портье уже на вторую, третью смену ста­новятся настоящими экспертами по системе.

2. Система содержит тренировочный модуль. Он полностью имитирует «живую» систему, что позволяет работникам прак­тиковаться в использовании всевозможных функций системы.

Тренировочный модуль дает возможность в рекордно корот­кие сроки достигнуть наибольшей эффективности. Простой повтор операций, связанных с бронированием, регистрацией гостей, ведением гостевых счетов, выписки гостей и др. позво­ляет довести их до автоматизма.

Кроме того, создатели системы позаботились о том, чтобы она отвечала всем требованиям эргономичности.

Особое внимание следует уделить такой особенности про­граммы, как ее гибкость и применимость к условиям гости­ниц любых типов и размеров. К наиболее сильным сторонам гибкости и приспосабливаемости системы можно отнести:

• модульность системы;

• настраиваемость параметров системы;

• генератор отчетов и гибкая система меню отчетов;

• возможность настройки и конфигурирования процедуры ночного аудита, то есть результатов финансовой деятельности гостиницы за прошедшие сутки;

• повышенный уровень безопасности (система строгого раз­граничения доступа пользователей).

Исследование, проведенное компанией HSS среди гостиниц России и Западной Европы, показывает, что наиболее часто го­сти предъявляют следующие претензии:

• заселение в уже занятый номер;

• комната не убрана;

• потеряна запись о предварительной заявке.

Эти проблемы полностью устраняются системой «Фиделио». Она обеспечивает автоматическое управление процессом при­нятия индивидуальных и групповых предварительных заявок на поселение в гостинице. Групповые листы и регистрацион­ные карточки автоматически печатаются заранее. Списки но­меров для групп могут быть составлены со скоростью до 15-ти имен в минуту благодаря специальной функции системы.

Приём предварительной заявки на поселение в гостинице осуществляется с учетом наличия свободных номеров, что ис­ключает возможность регистрации нескольких заявок на одну комнату. В случае, если отсутствуют номера какой-либо опре­деленной категории, то система автоматически предоставит альтернативные категории.

В зависимости от целей, которые ставит перед собой руко­водство, возможна значительная гибкость при вводе предвари­тельных заявок на поселение в гостинице. При желании для регистрации предварительной заявки на поселение достаточен лишь ввод имени гостя, даты прибытия и продолжительности пребывания. Если некоторые детали пребывания гостя не вво­дятся специально, то возможен их ввод «по умолчанию», то есть система введёт их сама без дополнительных указаний. Например, система может по умолчанию ввести информацию о том, что предварительная заявка сделана на одного человека, один номер, без детей, время прибытия — 6 часов вечера. При этом система «Фиделио» позволяет вводить практически нео­граниченное количество информации о госте — такой, как цель визита, специальные просьбы гостя (детская кроватка в номе­ре, комнаты на определенном этаже, в блоке для некурящих) или же специальные конфиденциальные инструкции руковод­ства для персонала службы размещения. Система печатает со­общения о прошлом, текущем и будущем состоянии номерно­го фонда и денежных поступлениях.

Для функционирования гостиницы крайне важное значе­ние имеет классификация номеров по категориям. Это позво­ляет упростить и наилучшим образом организовать процесс выполнения предварительных заявок на поселение в гостини­це и установления тарифов, а также выдачу информации о наличии и состоянии комнат.

Система «Фиделио» позволяет использовать до 12-ти кате­горий номеров. Категория номера, как его понимает «Фиде лио», представляет из себя номера определенного класса, на­личие которых должна контролировать гостиница, и обладает своей тарифной сеткой.

Система «Фиделио» производит разграничение между ка­тегорией номера и его характеристикой. Характеристика не влияет значительно на тарифы. Например, номера около лиф­та, или номера с определенным видом. Тип кровати также является характеристикой, но только если он не влияет на тариф за номер. В противном случае то, какая в номере уста­новлена кровать, будет определять категорию. Характеристи­ки используются следующим образом: гостиница определяет набор для каждого номера, при выборе комнат «Фиделио» показывает информацию о номерах по категории комнат.

Крайне важное значение в функционировании любой гости­ницы имеет тарифная политика. Ее правильное использование позволяет создать наилучшую структуру расценок и, следова­тельно, значительно увеличить доходы гостиницы. Система «Фиделио» предлагает два различных подхода к управлению тарифами. Вы можете или использовать модуль наличия та­рифа с компьютеризированным управлением расценок, что по­может вам улучшить доходность, или использовать стандарт­ный метод портье. При стандартном методе тарифы, опреде­ленные в гостинице, все действительны. При использовании модуля наличия тарифа система «Фиделио», например, по­зволяет принимать от клиента заказ на определенный тариф и соответственно определять тип номера или дату приезда. Вы можете «открыть» или «закрыть» тарифные коды и таким об­разом ограничить продажу по определенным ценам. Также воз­можно поставить тарифы в зависимость от занятости гостини­цы или ожидаемого наплыва гостей.

Преимущества такого метода становятся видны довольно быстро: он позволяет гибко управлять ценовой политикой, уве­личивать средние тарифы во время наплыва гостей или увели­чивать загрузку гостиницы, уменьшая тарифы, когда это не­обходимо. При этом гость имеет возможность выбора различ­ных тарифов, зависящих от таких факторов, как продолжи­тельность его пребывания, остается он на субботу или нет, ког­да он заселяется и т. д.

Система предоставляет подробный анализ рынка и выяв­ляет его наиболее важные территориальные и структурные участки. Это позволяет руководству соответственно коорди­нировать свою маркетинговую, рекламную и ценовую поли­тику.

Большинство гостей, прибывающих в гостиницу, оборудо­ванную системой «Фиделио», поражаются, насколько мало вре­мени они вынуждены провести у стойки службы размещения. Как только гость назовет себя, работник службы размещения нажимает лишь 2-3 клавиши (например, первые буквы фами­лии гостя), и немедленно на экране дисплея появляется пред­варительная заявка. При наличии предварительной заявки на экране высвечивается информация, касающаяся данного гос­тя. Администратор сразу же уточняет способ оплаты, катего­рию и номер комнаты, а гость лишь подписывает регистраци­онную карточку. Оплату наличными он может произвести в кассе. Если набранным буквам соответствуют фамилии несколь­ких людей, то на экране появляется список предварительных заявок каждого из них, включающий дополнительную инфор­мацию об этих клиентах, что позволяет быстро и правильно выбрать необходимую.

Если на имя гостя поступила какая-либо информация, то система сразу же предупредит об этом портье.

Если в предварительной заявке была указана категория но­мера, то система автоматически определит номер комнаты, отвечающий указанной категории. При этом администратор может изменить выбор компьютера. Конечно же, номер комна­ты может уже быть указан заранее.

Компьютер проследит за тем, чтобы комната, предназна­ченная для данного гостя, была убрана и готова к заселению.

При регистрации на экране высвечиваются время и дата, когда была заказана бронь, имя того, кто принял заказ, а так­же специальная информация о госте (VIP и т. п.)

Система обязывает работника службы размещения назвать свое имя и подтвердить метод оплаты прежде чем процесс ре­гистрации закончится.

Время, необходимое для регистрации, измеряется секунда­ми, что несомненно создаст благоприятное впечатление у гостя.

Система «Фиделио» дает информацию о выезде гостей. Ав­томатический интерфейс — система унифицированных свя­зей и сигналов, посредством которых устройства вычислитель­ной системы соединяются друг с другом , зачисляют оплату за питание в ресторане и телефонные звонки, решают все про­блемы, которые могут возникнуть между кассиром и гостем при определении правильности счета на оказанные услуги. Про­цедура выписки гостя совершается следующим образом.

Кассир вводит в компьютер номер комнаты выезжающего гостя. Немедленно на компьютерном дисплее появляется

окно, требующее подтверждения того, действительно ли гость желает расплачиваться указанным им раньше методом. Кас­сир также должен сообщить компьютеру свой личный код.

Минимум кассиров требуется для обслуживания большого количества выезжающих гостей. Скорость, эффективность и точность — отличительные черты системы.

«Фиделио» обеспечивает эффективную и полностью авто­матизированную систему контроля за состоянием номерного фонда. Для каждого номера указывается его статус (основной тариф, категория, характеристика, расположение). При этом ведется постоянный учет свободных и занятых номеров. Это позволяет избежать таких недоразумений, как заселение гостя в неубранный или уже занятый номер и др.

Гостевые счета ведутся автоматически и их всегда можно вывести на дисплей. Счета отражают текущий баланс и детали абсолютно всех платежей. По первому требованию возможно напечатать счет гостя на высокоскоростном принтере.

Возможны различные типы счетов, например, счета для оп­латы услуг лицами, не являющимися гостями и др. Если гость решает поменять свой номер после заселения, то автоматичес­ки все его счета и вся информация о нем соответственно меня­ются. Это экономит много времени и исключает возможные ошибки.

Оплата за проживание автоматически зачисляется на со­ответствующий счет во время ночного аудита. Исключается возможность ошибок при ведении счетов. Система аккуратно справляется и с другими ошибками, возможными, например, при переводе балансов с одного счета на другой. Оплата, пере­водимая на счет вручную, например, оплата услуг прачеч­ной, быстро зачисляется на счет благодаря специальной про­цедуре.

Система «Фиделио» позволяет экономить много средств бла­годаря сокращению количества необходимых копий счетов. Все счета при этом хранятся в памяти компьютера и их можно распечатать в любое время, даже через несколько лет после выезда гостя. Освободившееся место для хранения копий сче­тов можно использовать с пользой для гостиницы.

Оплата за пользование рестораном, телефоном и любыми другими услугами гостиницы автоматически зачисляется на счет гостя. Преимущества этого очевидны. При этом в случае, если гость произвел оплату уже после того, как его счет был закрыт, система позволяет вновь его открыть и сделать все не­обходимые операции.

Дизайн и форма гостевого счета заказывается гостиницей. Копия счета, оставшаяся у гостя после его выезда, является хорошей рекламой гостиницы, если эту цель предусмотреть при дизайне счета.

Директорий (список) гостей предназначен для эффективно­го управления телефонными звонками в номер и сообщения­ми, оставляемыми гостю, а также для других услуг.

Экран директория гостей показывает, помимо прочего, сле­дующую информацию:

• въехавшие;

• подавшие предварительную заявку на проживание в гос­тинице, но не въехавшие;

• выехавшие;

• гости, для которых оставлены сообщения;

• гости, разделяющие одну комнату.

Телефонный оператор имеет возможность мгновенно опре­делить, где находится гость, и направлять ему звонок или пе­редать сообщение. При этом для оператора достаточно лишь напечатать одну-две буквы, чтобы информация о госте появи­лась на экране.

Важное значение имеет программа, называемая «история гостя». Информация о всех гостях хранится в системе в тече­ние нескольких лет, что используется для различных целей. Она может использоваться для регистрации гостей, уже оста­навливавшихся в гостинице, что позволяет ускорить процесс регистрации, так как не надо заново вводить всю информа­цию. Кроме того, «история гостя» позволяет определять осо­бых гостей — будь то важные гости или, наоборот, нежелатель­ные — своего рода «белый» и «черный» список. Информация, содержащаяся в «истории», появляется на экране как только имя будет введено в компьютер при приёме предварительной заявки на проживание в гостинице или регистрации.

«Фиделио» обладает еще одной важной возможностью — со­общением об операциях. Эта функция позволяет легко и быстро создавать и при необходимости печатать сообщения о предыду­щих операциях, проведенных тем или иным лицом или подраз­делением во время того или иного периода времени. Эта инфор­мация может быть как финансового характера, так и вообще о любых произведенных операциях — прием предварительных за­явок на проживание в гостинице, регистрация, выписка и т. д.

С помощью этой функции можно легко проследить, как ра­ботал тот или иной отдел или служащий, каковы сильные и слабые места в операциях гостиницы и др.

Она позволяет и проконтролировать выполнение персона­лом своих обязанностей, и выявить слабые места.

Система «Фиделио» автоматически начисляет на счета го­стей все необходимые суммы, что устраняет возможность оши­бок, связанных с неправильным ведением счетов. Это позво­ляет сэкономить много времени персоналу, занимающемуся ночным аудитом. Тем не менее при необходимости аудитор с помощью системы «Фиделио» сможет быстро изменить лю­бые операции со счетами.

Статус номеров постоянно обновляется и отражает ожидае­мые выезды гостей, продление срока их пребывания, а также всю ежедневную статистику.

Она составляет все необходимые балансы и контролирует финансовые потоки в гостинице. В связи с этим для аудитор­ской проверки гостиницы требуется меньше персонала и мень­ше времени.

Кроме того, благодаря интерфейсам учитываются опера­ции ресторанов и баров. Важная информация, полученная от ресторанной системы, включается, например, в ежедневный отчет об операциях гостиницы.

Система «Фиделио» поддерживает как счета гостей, так и все дополнительные счета, и проводит необходимые операции с ними.

В меню отдела управления номерным фондом системы «Фиделио» отражается состояние всех номеров в гостинице. Система предоставляет всю необходимую информацию для службы размещения, позволяя ей иметь полный контроль за статусом номеров. Сообщения о номерном фонде могут быть выведены в любое время, отражая текущее состояние гости­ничных номеров — свободен номер или занят, убран, не уб­ран или находится на уборке и т. д. Кроме того, система предоставляет и информацию о проживающих, въезжающих и выезжающих гостях. Сообщения можно разбить по эта­жам или группам комнат, при этом они могут содержать необходимые комментарии или заметки. Возможно отдель­ное предоставление информации по номерам по определен­ному параметру.

Программа бухгалтерии, включенная в систему «Фиде­лио», поддерживает базу данных всех гостей гостиницы (ис­торию гостей) предыдущих периодов. При необходимости про­анализировать детали пребывания какого-либо гостя в про­шлом возможно немедленное предоставление системой госте­вого счета и другой необходимой информации.

Счета в гостинице управляются специальной программой. С ее помощью система открывает, управляет, направляет и проводит другие необходимые операции с любыми счетами. Создаются подробные сообщения и отчеты о всех операциях гостиницы. Система осуществляет полный контроль за счета­ми гостей. Вся информация поступает в систему бухгалтерии автоматически, что экономит много времени, обычно затрачи­ваемого на ее ручной ввод.

Модуль Главного инженера — отдельная часть системы «Фи- делио», которая регистрирует запросы и заявки на ремонт того или иного оборудования, показывает статус комнаты на данный момент (почему данная комната не может эксплуатироваться, какие обнаружены неисправности и к какому времени они бу­дут исправлены), ведет историю стоимости ремонта и т. д.

Модуль Администратора позволяет:

• изменять статус комнаты через телефонный интерфейс;

• отображать статус комнаты в любое время при помощи функциональной клавиши;

• показывать поэтажные планы гостиницы;

• генерировать отчеты по статусам комнат;

• вести «историю» комнат;

• просматривать занятость комнат на месяц по дням, по комнатам, по типу комнат в графическом виде.

Модуль Консьержки может быть использован консьержкой, администратором или телефонным оператором. Используя дан­ный модуль, можно, например, заказать завтрак в номер, биле­ты или такси, а также попросить, чтобы вас разбудили в назна­ченное время.

Специальная программа управляет учетом комиссионных туристическим агентствам, Если какая-либо предварительная заявка предоставлена туристическим агентом, то персонал служ­бы размещения вводит название этого агента. Система запоми­нает эту информацию и после оплаты за проживание начисляет определенные комиссионные. Вся информация о комиссионных предоставляется в форме различных отчетов.

Система позволяет управляющему распечатать стандартные или программируемые отчеты:

• по состоянию номеров;

• заполненности гостиницы;

• по проживающим гостям;

• по предварительным заявкам на проживание в гостинице;

• исторические;

• финансовые;

• статистические;

• ночного аудита;

• по работе смен и др.

Система «Фиделио» позволяет персоналу пользоваться встроенными программами бухгалтерского учета, обработки тек­стов и таблиц.

Информационная система «Fidelio Food and Beverage» пред­ставляет собой компьютерную программу, автоматизирующую ведение учета за складскими операциями, позволяющую оп­тимизировать меню, определять наиболее выгодные блюда и ингредиенты. Это мощный инструмент управления рестораном, предоставляющий в любое время текущую и аналитическую информацию о его функционировании и состоянии окладов. Использование этой системы позволяет руководству принимать хорошо обоснованные и своевременные решения и делать соот­ветствующие корректировки в области ценовой политики, воп­росах взаимоотношений с поставщиками.

Система создает отчеты о доходах и расходах ресторана, сравнивает текущие показатели с запланированными (бюджет­ными) как в расчете на все точки питания или индивидуаль­ную точку питания, так и в расчете на каждое отдельно взятое блюдо. Временной промежуток, за который снимается тот или иной отчет, может быть совершен любым.

Использование системы складского учета Fidelio F & В со­вместно с расчетно-кассовым комплексом MICROS позволяет значительно сократить рабочее время, поскольку отпадает не­обходимость ввода данных вручную, ибо вся информация, об­рабатываемая системой MICROS, автоматически переносится в программу Fidelio F & В через соответствующий интерфейс.

Опыт показал, что затраты ресторанной системы при уста­новке системы Fidelio F & В снижаются в среднем на 4-5%. Система позволяет определить, какие наименования меню сто­ит продавать наиболее активно, а какие стоит придержать или вообще отменить. Отчеты генерируются автоматически благо­даря наличию интерфейса.

Программа «Фиделио» помогает формировать оптимальные меню для ресторанов, баров и других предприятий обществен­ного питания, что позволяет максимизировать доходы и мини­мизировать расходы.

Использование модуля рецептов, предусмотренного програм­мой, позволяет создавать рецепты, учитывая, помимо всего про­чего, доходность, специальные инструкции, а также наличие ингредиептов на складе.

Система Fidelio F & В обеспечивает полный контроль за движением и реализацией товаров и блюд. Например, при направлении полуфабрикатов из центрального склада на кух­ню ресторана, программа Fidelio F & В автоматически регист­рирует убытие товара со склада и его поступление в ресторан для продажи.

Очень эффективно работает функция анализа рынка, кото­рая предоставляет полную информацию о поставщиках и их работе за предыдущие периоды.

Система распечатывает заказы на закупку продуктов и при­сваивает этим товарам статус «ожидаемых». При их поступле­нии она изменит информацию о состоянии складов соответ­ствующим образом.

Проведя при помощи программы «Фиделио» анализ про­даж, можно выявить наиболее и наименее популярные наиме­нования меню и сделать соответствующие корректировки.

Несомненным преимуществом системы является возмож­ность гибкого конфигурирования отчетов под индивидуальные запросы заказчика.

Система полностью русифицирована.

Программа состоит из трех модулей:

1. Базового модуля, который охватывает процедуры получе­ния товаров на склад, их хранение, инвентаризацию и конт­роль за счетами.

Базовый модуль обладает возможностями:

• оперировать с неограниченным числом наименований то­варов;

• вести контроль за 999 складами и 999 местами продаж;

• управлять отдельными наименованиями и группами про­дуктов, вводимых в систему либо вручную, либо автоматичес­ки через интерфейсы с точками продаж;

• управлять неограниченным количеством рецептов;

• вести учет и отчетность по неограниченному числу продаж;

• производить операции с базовыми ценами.

2. Модуля закупок, который охватывает такие функции, как предложения поставщикам на закупку товаров, заявки на по­ставку продуктов, историю закупок.

В него входят:

• операции с заказами (информация по закупочным це­нам — самые высокие, самые низкие, средние и наиболее оп­тимальные);

• заявки на поставки;

• учет несоответствия между тем, что поставляется, и тем, что получено;

• распечатка заявок на поставки;

• выбор наиболее оптимального поставщика по всевозмож­ным показателям;

• отслеживание движения контейнеров.

3. Модуля цен, охватывающего процедуры составления ре­цептов, операции с меню (меню инженеринг), использование калькуляции. Модуль цен является основой для осуществле­ния интерфейса программы с точками продаж (POS).

Этот модуль обладает следующими возможностями:

--------централизованным управлением составления рецептов;

• инструкциями по приготовлению и обслуживанию;

• информацией по весу, учету факторов потерь;

• автоматической калькуляцией счетов;

• калькуляцией порционности;

• калькуляцией потребности в ингредиентах;

• индексацией рецептов;

• автоматическим занесением постингов с POS (точек про­даж), занесением вручную;

• анализом доходности того или иного наименования.

Все вышеизложенное еще раз убедительно показывает, что

компьютерные технологии в гостиничном хозяйстве являются эффективным инструментом хозяйствования, позволяющим вести успешную деятельность в эпоху рыночной экономики.Вопросы для повторения

1. В чем суть принципов деления искусственного освеще­ния гостиниц на три части?

2. Расскажите о требованиях к освещению номерного фон­да в соответствии с ГОСТ 50645-94?

3. Какие требования предъявляются к лифтовому оборудо­ванию?

4. Какой формулой определяется необходимое количество лифтов в гостинице?

5. Что Вам известно о водопроводном оборудовании гости­ниц?

6. Что Вам известно о системе канализации в гостинице?

7. Какие виды систем отопления применяют в гостиницах?

8. Какие виды вентиляции Вам известны?

9. Что такое кондиционер?

10. Какое холодильное оборудование Вам известно?

11. Что Вам известно о технике замораживания?

12. Какое кухонное оборудование Вам известно?

13. Что Вам известно о компьютерном программировании в гостинично-ресторанном бизнесе?

14. Расскажите о гигиенических требованиях к видеодисп­лейным терминалам, персональным электронно-вычислитель­ным машинам.

Литература

1. Браймер Р. А. Основы управления в индустрии гостепри­имства / Пер. с англ. М.: Аспект-Пресс, 1995.

2. Гостиничный и туристический бизнес / Под ред. проф. А.Д. Чудновского. М.: Тандем, 1998.

3. Духовный В. И. Мотели и кемпинги. М., 1975.

4. Каминский И. М. Эксплуатация и ремонт гостиниц. Киев: Вища школа, 1974.

5. Лэзэреску Ч. Постройка отелей/ Сокр. пер. с рум. М.: Стройиздат, 1976.

6. Ольхова А. П. Гостиницы. М.: Стройиздат, 1983.

7. Семенов В. С. и др. Гостиничное хозяйство: Справ, посо­бие. М.: Стройиздат, 1985.