5.3. Анализ и проектирование работы как исходный пункт кадрового планирования

Теперь, когда мы знаем, как планируются потребность в кадрах и источники ее покрытия, следует более подробно рассмотреть основание, на котором строятся эти расчеты.

Работа – это задачи, которые решает работник (или группа работников) при выполнении возложенных на него обязанностей. Задача – это наименьшая единица работы, используемая для целей планирования и контроля, представляет собой комбинацию операций. Операция – часть работы, осуществляемая одним работником (или группой) на одном рабочем месте, охватывающая все действия работника по выполнению единицы заданной работы над одним предметом труда. Операция представляет собой совокупность элементов работы (трудовых приемов, действий, движений).

Спроектировать работу значит определить ее содержание и условия, на основе чего разрабатываются профессионально-квалификационные требования к работникам, которые определяют их поведение.

Содержание работы – это действия, которые должны быть выполнены в рамках данной работы. Степень подробности того, что надо делать, может быть самой разной.

Т а б л и ц а 9

Принципиальная схема планового баланса квалифицированных рабочих на год

Профессии	Численность		Дополнительная потребность на изменение объема производства и уровня производительности труда (гр. 3 - гр. 2)	Дополнительная потребность		Общая дополнительная потребность в рабочих (гр. 4 + гр. 5 + гр. 6)	Источники удовлетворения потребности в рабочих
	На начало планового периода	На конец планового периода		На замену выбывших по уважительным причинам*	В связи с текучестью**		Подготовка в ПТУ	Переподготовка собственных рабочих	Набор со стороны***
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

* В связи с выходом на пенсию, призывом на военную службу, выбытием на учебу и т.п.

** Увольнение по собственному желанию.

*** Решение о наборе со стороны принимается после оценки собственных источников удовлетворения потребности в кадрах и возможности организации подготовки кадров в системе профтехобразования (гр. 10 = гр. 7 - гр. 8 - гр. 9).

Т а б л и ц а 10

Прогноз потребностей в наборе персонала на несколько лет

		1-й год	2-й год	3-й год	4-й год	5-й год
Спрос	1. Количество, требуемое на начало года	120	140	140	120	120
	2. Изменения в прогнозе требований в течение года	+20	-	-20	-	-
	3. Требуется к концу года (1 + 2)	140	140	120	120	120
Предложение	4. Наличие на начало года	120	140	140	120	120
	5. Прироста за счет переводов и продвижений вовнутрь	5	5	-	-	-
	6. Потери за счет а) выходов на пенсию	3	6	4	1	4
	б) текучести	15	17	18	15	14
	в) переводов и продвижений вовне	2	4	6	3	-
	г) всего потерь	20	27	28	19	17
	7. Наличие на конец года (4 + 5 - 6)	105	118	112	101	103
Требуется	8. Нехватка (н) или излишек (и): (3 - 7)	25 (н)	22 (н)	8 (н)	19 (н)	17 (н)
	9. Потери среди нанятых в течение года	3	6	2	4	3
	10. Дополнительная потребность в течение года (8 + 9)	28	28	10	23	20

Рис. 14. Модель анализа и проектирования работы¹

Как видим, проектируются рабочая деятельность, механизмы (оборудование, инструменты), нормы производительности, рабочее окружение и требования к работнику (спецификация работы). Спецификация работы определяет качества, какими должен обладать работник, чтобы успешно выполнять данную работу: опыт, знания, навыки и умения, физические характеристики, состояние здоровья и внешность, мотивация, интеллектуальные способности и др.

В результате анализа работы мы получаем должностные инструкции, требования к должности и критерии для отбора и оценки работников.

Самые общие требования к содержанию работы можно описать так: работа должна требовать разумных усилий для ее выполнения; быть разнообразной; давать возможность обучения в процессе выполнения; планирование исполнения работы входит в компетенцию самих работающих.

Может быть принят функциональный подход к описанию работы: что работник делает, какие методы и операции следует использовать, какие машины и оборудование используются при выполнении данной работы, и, наконец, какой продукт производится в процессе выполнения данной работы.

Со временем характер и содержание работы могут меняться, проводится перепроектирование работы (реинжиниринг). В процессе выполнения и совершенствования работы происходит накопление человеческого капитала.

Требования к работе отражают необходимые для ее выполнения качества работника (навыки, способности, образование, опыт, здоровье, воспитание и др.). Взаимосвязь требований работы с функциями по управлению персоналом можно представить так ²:

Определяют необходимую квалификацию и методы привлечения

желающих работать

Набор

Формируют должностные обязанности и спецификацию работы

Отбор

Определяют потребность в обучении и программах развития

Обучение и развитиеРАЗВИТИЕ

Формируют критерии оценки работников

Оценка

исполнения

Создают основу для определения оплаты труда работников

Управление

вознагражд.

Влияют на определение условий оценки работников в коллективных договорах

Трудовые

отношения

В процессе анализа работы определяются наиболее существенные характеристики работы. Содержание работы выражается в описании конкретных рабочих функций и процедур, обязанностей работника и контекста (условий). Содержание работы может быть выражено и через характеристики работника (требования к исполнителю). То есть анализ работы проводится как с ориентацией на задачу, так и с ориентацией на работника.

Конкретные задачи, решаемые при анализе работы, можно представить следующим образом:

Блок 1 – Основные характеристики работы: Что делается? Когда это делается? Почему это делается? Где это делается? Как это делается?

Блок 2 – Ответственность: за подчиненных, за оборудование, материалы, инструмент, финансовая ответственность.

Блок 3 – Взаимоотношения: с вышестоящими работниками, с коллегами, с работниками других отделов, с общественностью, с клиентами, с подчиненными.

Блок 4 – Требования, предъявляемые работой: требуемый уровень производительности и результатов, требуемые навыки и опыт, требуемые аналитические способности, требуемые физические данные и состояние здоровья, требуемый уровень мотивации и социальные навыки.

Блок 5 – Условия труда: физические условия и окружающая среда, социальные условия и рабочий коллектив, экономические условия, включая вопросы оплаты.

Блок 6 – Проверка выполнения работы: проверка работы исполнителем, проверка работы начальником.

Хорошо, когда в составлении описания работника участвуют линейный руководитель, работник кадровой службы и исполнитель.

Методы сбора информации, необходимой для анализа работы: наблюдение и самофотография, опросный (интервью, анкетирование), анализ списка обязанностей.

Прямое наблюдение за тем, что работник делает, может дать основную часть информации. Метод прост и эффективен, часто используется в сочетании с другими методами сбора информации. При хронометраже фиксируется время каждой операции.

Саморегистрация или самофотография – работник сам отбирает информацию о работе и заносит ее в определенную форму. Метод особенно ценен для установления целей деятельности работника, определения критериев и стандартов исполнения.

Собеседование или интервью с занимающим должность работником, его начальником, коллегами и подчиненными. Метод дорогостоящий, интервьюер должен обладать высокой квалификацией, но этот метод дает отличные результаты. Вопросники позволяют получить информацию от большого количества людей, работающих на разных рабочих местах.

Контрольные списки вопросов – это жесткоструктурированный список признаков (операций), относящихся к данной работе. Работник должен определить, применим ли тот или иной признак (операция) к его работе. Часто признаки сопровождаются шкалой оценок частоты применения операции, ее продолжительности или значимости. Достоверность собранной информации сильно зависит от качества составления списка и его соответствия конкретной работе.

Профессиограмма. Одним из результатов анализа и проектирования работы является профессиограмма – это систематизированный набор и описание качеств, которыми должен обладать работник определенной профессии, круг его обязанностей и функций. Иначе говоря, это описание определенной профессии или идеальный портрет работника данной профессии. Профессиограмма включает в себя следующие составляющие¹: профессия, процесс труда, санитарно-гигиенические условия труда, психофизиологические требования профессии к работнику, профессиональные знания и навыки, требования к подготовке и повышению квалификации кадров.

Профессиограмма составляется совместно линейным руководителем и специалистом по персоналу. Она используется для сопоставления качеств кандидата и требований работы, а также для сравнения качеств различных кандидатов на вакантную должность.

Основные инструменты профессиографического анализа – наблюдение за работником в процессе труда с помощью психофизиологических измерений, хронометража, фотографии рабочего времени; построение социометрических матриц взаимодействия работников; анализ информационных потоков. Такой анализ базируется на мнениях опытных работников, занимающих аналогичные рабочие места, и вышестоящего руководителя. Используется структурированное интервью с исполнителем и его непосредственным руководителем.

Т а б л и ц а 11