59. Структура делового письма

Деловое письмо состоит из заголовка, даты, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, указания на общее содержание письма, основного текста, заключительной формулы вежливости, подписи. Структура письма позволяет также включать ссылку на конкретных лиц. данные о наличии копий.

Заголовком делового письма служит наименование и адрес фирмы-отправителя (напечатанные типографским способом на фирменном бланке). Если вы печатаете письмо на чистом листе, то в правом верхнем углу пишется свое имя и фамилию, под ними - номер квартиры, дома, название улицы и района, еще ниже - название города, почтовый индекс, название государства.

Дата ставится двумя интервалами ниже заголовка. Месяц и число гола нужно писать полностью, например; 25 июня 2004 года. В США принято такое написание даты: июнь 25. 2004. Дата обозначает день отправки, а не написания письма.

Наименование и адрес получателя письма - повторяются данные, указанные на конверте. Данные адресата пишутся слева, двумя интервалами ниже ссылки (если она есть). Перед фамилией лица, которому адресовано письмо, пишутся его инициалы, а перед инициалами - сокращения «г-же» («Mrs») или «г-ну»(«Мг»}. Если у адресата есть титул или звание, то: «Проф. В.Смиту». В Германии: «г-н + титул или звание + фамилия». При наличии нескольких титулов или звание употребляется только один из них. Во второй строке пишется должность адресата, в третьей - наименование фирмы. Ниже -почтовый адрес получателя.

Вступительное обращение дублирует фамилию (или имя и фамилию), указанную в адресе.

Если отправитель лично знаком с адресатом или хочет установить с ним дружеские отношения, пишется так: «Уважаемый г-н...». После вступительного обращения ставится занятая (в Европе) или двоеточие (в США). Указание на общее содержание письма пишется под вступительным обращением, начиная с левого края листа (не считая поля), и, в отличие от адреса получателя и вступительного обращения, не заканчивается на середине листа. Пишется заглавными буквами под обращением или подчеркивается. Например:

Уважаемый г-н Смит,

О ВАШИХ ПРЕДЛОЖЕНИЯХ ПО ДОСТАВКЕ АППАРАТУРЫ.

или

Уважаемый г-н Смит,

О Ваших предложениях по доставке аппаратуры.

Основной текст печатается на два интервала ниже предыдущей информации, без абзаца. В настоящее время принят цельноблочный стиль, при котором новый абзац не обозначается отступлением на 5 знаков, а отделяется от предыдущего 3-4 интервалами.

П ервый абзац письма обязательно содержит вступительный комплимент. Если вы впервые пишете данному адресату, уместно начать с фразы о том. что он является, например, известным производителем в своей области. В ответном письме вступительный комплимент может выражать благодарность за полученную корреспонденцию. Распространенный комплимент в переписке между давними партнерами - выражение признательности за содействие в каком-либо деле.

Далее следуют основные положения текста.

Основной текст следует заканчивать комплиментом. Это может быть традиционное выражение надежды на дальнейшее сотрудничество: «Пользуясь случаем, еще раз примите наши уверения в готовности к дальнейшему взаимовыгодному сотрудничеству», «Мы с надеждой смотрим на перспективы нашего дальнейшего сотрудничества» и т.п.

Заключительная формула вежливости помещается справа, на два интервала ниже основного текста. Она должна согласовываться с приветствием. Если письмо начинается обращением «Уважаемый господин», то в заключение необходимо писать «Преданный Вам». Заключительными фразами могут быть также "Искренне Ваш", «С сердечным приветом» ( в случае неофициального вступительного обращения «Дорогой Вильям»),

Подпись должна стоять под заключительной формулой вежливости, на правой стороне листа. В Германии заключительная формула вежливости и подпись - слева. Для подписи отводится четыре интервала. Проставляется она обычно черными чернилами перьевой ручкой. Ниже подписи - имя и фамилия автора. Еще ниже - его должность.

Структура делового письма