4. Организационная коммуникация

Организации созданы таким образом, что информационный обмен в каждой из них осуществляется в соответствии с определенной внутренней логикой. Организационная структура и культура определяют КТО, С КЕМ и В КАКОЙ ФОРМЕ может общаться внутри предприятия. В противном случае организации угрожает коммуникационный хаос и глубокий кризис.

Для выполнения своих производственных функций работники организации должны взаимодействовать, т.е. вступать в общение друг с другом. От того, насколько эффективно это общение, во многом зависит производственное поведение каждого и успех организации в целом. Каждая организация имеет формальную систему коммуникации, которая предписывается формальной организационной структурой.

В организации существуют 3 основных направления коммуникационных потоков: сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали.

Коммуникация сверху вниз предполагает передачу информации от руководителя к подчиненному, например, инструкции генерального директора своему заместителю, начальнику отдела. Этот вид коммуникации составляет основную часть коммуникационной деятельности руководителя и является наиболее распространенным в современных организациях /сколько времени тратит руководитель того или звена на коммуникации 25; 50; 70 %…/. Данная коммуникация играет важнейшую роль в управлении организацией, поскольку непосредственно влияет на мотивацию и способность работников выполнять свои производственные функции, следовательно, обеспечивать достижение организационных целей. Её главная цель – предоставление информации о том, ЧТО (КАК, КОГДА, ГДЕ) должны делать работники. Поэтому основными средствами данной коммуникации являются приказы, инструкции, предписания, правила и процедуры. Также важнейшей функцией коммуникации сверху вниз является оценка деятельности работников за прошедший период. При данной коммуникации информация, как правило, проходит через значительное число организационных уровней, поэтому велик риск её искажения, особенно при устной передаче.

Коммуникация снизу вверх – традиционно играла чисто информационную роль - для принятия решений руководителям всех уровней необходимо знать о положении дел на местах. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах. Однако различие в статусе между тем, кто предоставляет и кто получает информацию, зависимость первого от последнего создают объективную предпосылку искажения информации. Для коммуникации снизу вверх важно создание атмосферы доверия между руководством и работниками организации, которая может возникнуть при условии эффективной коммуникация сверху вниз, обеспечивающей обратную связь и вовлечение рядовых работников в управление. Основными средствами данной коммуникации являются служебные и докладные записки, письменные меморандумы, «ящики для предложений», система «диалог», специальный адрес электронной почты, встречи-совещания в рабочих группах или бригадах и др.

Горизонтальная коммуникация осуществляется между работниками, находящимися на одном иерархическом уровне: заместителями генерального директора, руководителями отделов, инженерами конструкторского бюро… Основной целью ее является обмен информацией для координации действий подразделений и работников и реализации целей организации. Горизонтальная коммуникации – хорошее средство развития компетенции работников, усиления их мотивации за счет межфункционального взаимообогащения, возможности посмотреть на проблему с другой точки зрения, расширения социальных контактов в организации.