5.3. Створення та робота із стилями форматування у Word. Автоматичне форматування документу

Одним із найпоширеніших засобів автоматизації оформлення однотипних документів є використання стилів форматування. Використання стилів дозволяє значно скоротити час форматування документу і надати йому привабливішого вигляду.

Стиль (Style) - це поіменований набір параметрів (атрибутів) форматування як символів, такі абзаців. Отже стилі форматування можна поділити на стилі абзаців (Paragraph Style) та стилі символів (Character Style).

Стилі форматування символів включають набір атрибутів форматування окремих символів, тобто гарнітуру шрифту, кегль, стиль написання символів, підкреслення, колір символів, мову, формат регістру символів, спеціальні ефекти для символів. Стилі абзаців включають параметри, що використовуються для цілого абзацу, тобто для вирівнювання абзацу, міжрядковий інтервал, абзацні відступи, автоматичну нумерацію та маркування абзаців, обводку та заповнення абзаців фоном, положення символів табуляції.

Особливістю стилів є те, що вони, крім полегшення форматування документу, дозволяють пришвидшити процес змінювання параметрів вже відформатованих абзаців. Тому, що зміна параметрів форматування в стилі автоматично змінює вигляд всіх абзаців, для яких встановлено даний стиль. Наприклад, якщо добавити до відповідного стилю рамку навколо абзацу та заливку, то вона автоматично встановиться у всіх абзацах, для яких був прийнятий даний стиль.

В Word є великий набір вбудованих стилів (так звана галерея стилів (Style Gallery)), але користувач може створювати і власні стилі. Найчастіше стилі, створені користувачем, зберігаються в самому документі, але їх можна скопіювати і в шаблон документу (див. далі). Якщо стиль зберегти в шаблоні, то він буде доступний для всіх документів, в яких використовується даний шаблон. В іншому випадку створений стиль поширюється лише на даний документ.

За замовчуванням в новому документі, створеному за шаблоном Normal (Обычный), встановлюється однойменний стиль. Стиль Normal (Обычный) має наступні параметри: шрифт - Times New Roman, кегль -10 пунктів, зсув абзацу вліво, міжрядковий інтервал - одинарний. Для зміни стилю форматування символів відповідний фрагмент тексту потрібно виділити, а для зміни стилю абзацу, досить в нього помістити курсор. Після цього можна мишею вибрати піктограму із випадаючим списком Style (Стиль). Для активізації випадаючого списку Style (Стиль) на панелі інструментів можна також скористатись комбінацію клавіш Ctrl+Alt+S. Якщо потрібно встановити стиль Normal (Обычный), то можна скористатись комбінацією клавіш Ctrl+Shift+N. Крім цього, у Word встановлено наступні комбінації клавіш для вибору стандартних стилів:

• Alt+Ctrl+1 - стиль Heading"! (Заголовок 1) - шрифт АгіаІ, кегль 14 пунктів,' жирНий, інтервал перед абзацом - 12 пунктів, після - 3 пункти;

• Alt+Ctrl+2 - стиль Heading2 (Заголовок 2) - шрифт АгіаІ, кегль 12 пунктів, жирний та похилий, інтервал перед абзацом -12 пунктів, після - 3 пункти;

• Alt+Ctrl+3 - стиль Heading3 (Заголовок 3) - шрифт АгіаІ, кегль 12 пунктів; жирний, інтервал перед абзацом -12 пунктів, після - 3 пункти.

Створення нового та змінювання параметрів існуючого стилю

Для створення нового стилю або зміни параметрів існуючого потрібно в пункті меню Format (Формат) вибрати команду Style... (Стиль...). При цьому відкривається вікно (мал. 9.20), де у випадаючому списку List (Список) можна вибрати тип списку стилів. При цьому можна вибрати: Styles in use (используемых стилей) - список стилів, що записані в даному документі. All styles (всех стилей) - список всіх стилів (записаних в будь-які шаблони). User-defined styles (специальных стилей) - список спеціальних стилів. При виборі одного із типів у верхньому списку Styles (Стили) з'являється список всіх стилів даного типу.

С творення стилів здійснюється двома шляхами:

на базі вже існуючого стилю або створення зовсім нового.

Якщо користувач бажає створити новий стиль на базі існуючого,, то, у списку Style (Стили) даного вікна потрібно вибрати стиль на основі якого слід створити новий. Після цього, потрібно натиснути командну кнопку New... (Создать...). В результаті відкриється діалогове вікно New Style (Создание стиля) (мал. 9.21), де в полі Name (Имя) потрібно вказати назву створюваного стилю. У випадаючому списку Based on (Основан на стиле) вказано базовий стиль на основі якого користувач створює новий. При цьому користувачу надається можливість змінити базовий стиль, якщо він неправильно вибрав його (або забув вибрати) на попередньому етапі.

Якщо користувач не бажає створювати стиль на базі іншого, то в даному списку потрібно вибрати по style (нет).

У випадаючому списку Style Type (Стиль) можна вибрати тип стилю: Character Style (Символа) стиль символів. Paragraph Style (Абзаца) - абзаців. Якщо вибрано стиль абзаців, то у випадаючому списку Style for following Paragraph (Стиль следующего абзаца) можна вибрати стиль, що буде мати наступний абзац.

Для встановлення власне параметрів стилю потрібно натиснути командну кнопку Format (Формат). При цьому відкривається підменю, де необхідно вибрати розділи форматування які будуть встановленні для даного стилю:

• Font... (Шрифт...) - встановлює параметри форматування шрифту. При цьому відкривається стандартне вікно Font (Шрифт), яке зображене на малюнку 9.13;

• Paragraph... (Абзац...) - встановлює основні параметри форматування абзацу. При цьому відкривається стандартне вікно Paragraph (Абзац), яке зображене на малюнку 9.14;

•Tabs... (Табуляция...) - встановлює розміщення символів табуляції. При цьому відкривається вікно, яке зображене на малюнку 9.18;

• Border... (Граница...) - встановлює обводку навколо абзацу та заливку фону абзацу. При цьому відкривається вікно, яке зображене на малюнку 9.17;

• Language... (Язык...) - встановлює меву;якою набирається текст абзацу. Цей параметр використовується лише для підпрограм перевіркитраматики та орфографії, вказуючи якою мовою проводити перевірку помилок. При цьому в ідкривається вікно, де слід вказати мову і натиснути Ok;

• Frame... (Рамка...) - поміщає абзац у фрейм. При цьому відкривається діалогове вікно встановлення параметрів форматування фрейму (мал. 9.19).

• Numbering... (Нумерация...) - встановлює автоматичну нумерацію абзацу. При цьому відкривається діалогове вікно встановлення параметрів автоматичної-нумераціїта маркування абзаців (мал. 9.16). В нижній частині вікна створення нового стилю (мал. 9.21) є дві опції, які дозволяють:

• Add to template (Добавить в шаблон) - автоматично добавити стиль в шаблон, яким створено даний документ;

• Automatically update (Обновлять автоматически) - встановлює режим автоматичного поновлення змін в параметрах стилю у всіх -абзацах, для яких прийнято даним стиль до введення змін.

Для швидкого вибору даного стилю можна призначити йому комбінацію "гарячих клавіш". Для цього потрібно вибрати командну кнопку Shortcut Key... (Клавиша...). Відкривається діалогове вікно Customize Keyboard (Настройка), де слід натиснути потрібну комбінацію клавіш. При цьому її значення поміщається в поле Press new shortcut key (Новое сочетание клавиш). Якщо дана комбінація клавіш вже 'використовується іншими командами, то нижче даного поля виводиться про це повідомлення. В такому випадку бажано змінити дану комбінацію на іншу. Якщо користувач вибрав потрібну комбінацію клавіш, то слід вибрати командну кнопку Assign (Назначить), а тоді Close (Закрыть).

Встановивши всі потрібні налаштування параметрів стилю, слід натиснути кнопку Ok. При цьому відбувається повернення до вікна Style (Стиль) (мал. 9.20), де потрібно вибрати командну кнопку Apply (Применить) для встановлення нового стилю.

Новий стиль можна створити не використовуючи головного меню. Для цього досить помістити курсор в абзац із стилем, на базі якого користувач бажає створити новий. Тоді, використовуючи піктографічне меню, встановити всі необхідні параметри форматування і натиснути клавішу миші на піктограмі випадаючого списку стилів. Потім ввести нову назву стилю і натиснути клавішу Enter.

Для того, щоб змінити параметри вже існуючого стилю, слід у списку стилів вікна Style (Стиль) (мал.9.20) вибрати потрібний і натиснути командну кнопку Modify... (Изменить...). При цьому відкривається вікно Modify Style (Изменение стиля), яке повністю аналогічне яо вікна New Stvie (Создание стиля) (мал. 9.21), описано нами.

У Word можна копіювати стилі згодного документу в інший,.що дозволяє уникнути необхідності створювати один і той же стиль двічі. Для цього у вікні Style (Стиль) (мал. 9.20) слід вибрати командну кнопку Organizer... (Организатор...). В результаті відкривається однойменне діалогове вікно (мал. 9.22). Щоб скопіювати стиль з документу або шаблону в інший, потрібно спочатку натиснути ліву кнопку Close File (Закрыть файл), а тоді - Open File (Открыть файл), яка з'явиться замість попередньої кнопки. Відкривається стандартне для Windows-програм вікно Open, де слід вибрати ім'я файлу документу або шаблону з якого слід скопіювати стиль. У списку, в лівій частині вікна потрібно вибрати відповідний стиль і натиснути командну кнопку Copy (Копировать).

Для того, щоб знищити стиль, потрібно вибрати його у списку і натиснути командну кнопку Delete (Удалить).

Якщо потрібно перейменувати стиль, то необхідно скористатись командною кнопкою Rename... (Удалить...). При цьому з'являється діалогове вікно, в якому слід вказати нове ім'я і натиснути Ok.

Автоматичне форматування документу командою AutoFormat

Автоматичне форматування тексту - відносно новий засіб форматування, який вперше з'явився в Word версії 6.0. Команда AutoFormat (Автоформат) дозволяє досить швидко відформатувати документ. При цьому аналізується кожен абзац документа і визначає, який стиль до нього застосувати. Навіть, якщо текст був відформатований раніше, то команда автоматичного форматування, може застосувати до нього інший, встановлений користувачем вид форматування. Причому, встановлені користувачем стилі зміняться лише з дозволу самого користувача,

В результаті автоматичного форматування будуть знищені зайві символи кінця абзацу, прямі лапки і апострофи будуть Замінені на фігурні, символи автоматичного маркування абзаців при потребі заміняться на інші, встановляться однакові абзацні відступи та вирівнювання абзаців і т.д. Крім цього можна вказати, щоб в документ автоматично вставлялися символи г, в і д.

Для того, щоб виконати Автоматичне форматування, потрібно вибрати команду AutoFormat.. (Автоформат...) з пункту меню Format (Формат). Можна також натиснути піктограму ^їм^ стандартної панелі інструментів або комбінацію клавіш Alt+Ctrl+K. Зверніть увагу, що коли скористатись піктограмою або комбінацією клавіш, то користувач не зможе спостерігати процес автоматичного форматування (не буде можливості зробити попередній перегляд внесених у форматування змін), оскільки форматування відбудеться без будь-яких діалогових вікон. Тому, якщо користувач не буде задоволений результатами автоформатування - йому доведеться вносити зміни в форматування вручну.

Якщо завантажити процес автоформатування через команду головного меню, то з'являється однойменне діалогове вікно, в якому є два варіанти продовження процесу автоформатування:

• AutoFormat now (Сразу весь документ) - здійснює автоматичне форматування документу без виведення додаткових інформаційних вікон та можливості попереднього перегляду перед форматуванням. Тобто, все відбувається практично так само, як при виборі відповідної піктограми або комбінації клавіш;

• AutoFormat and review each change (С просмотром каждого изменения) - автоматичне форматування \ документу з можливістю попереднього перегляду перед встановленням формату кожного абзацу зокрема. При цьому користувач має можливість вибрати - чи приймати даний формат, чи ні.

Перед тим, як розпочинати автоформатування необхідно встановити параметри налаштування процесу автоформатування. Для цього у вікні AutoFormat (Автоформат) слід натиснути командну кнопку Options... (Параметры...), в результаті чого відкриється діалогове вікно AutoCorrect (Автозамена) із активною закладкою AutoFormat (Автоформат) (мал. 9.23). Ця закладка складається з чотирьох розділів:

• Apply (Применить к) - встановлює які елементи тексту документу підлягають автоматичному форматуванню: Headings (заголовкам) -заголовки розділів. Lists (спискам) - абзаци з автоматичною нумерацією. Automatic bulleted lists (маркированным спискам) -абзаци з автоматичним маркуванням. Other paragraphs (другим абзацам) - інші абзаци, що не підлягають попереднім опціям;

• Replace (Заменять) - встановлює параметри автоматичної заміни одних символів (елементів тексту) на інші;

- "Straight quotes" with "smart quotes" ("прямые" кавычки «парными») -замінювати прямі лапки на фігурні,

- Ordinals (1st) with superscript (английские порядковые (1st) на верхний индекс) -заміняти англійські послідовності символів 1^st на піднесення у верхній індекс,

- Fractions (1/2) with fraction character (дроби (1/2) на соответствующие символы) - заміняти дроби записані через символ "/" на відповідний спеціальний символ,

- Symbol character (—) with symbols (—) (буквы на символы) - заміняти послідовність із двох символів "-" (мінус) на спеціальний символ "—" (тире),

- *Bold* and _underline_ with real formatting (*полужирный* и _курсив_) - форматувати стиль символів для слів, що на початку та в кінці містять символ "*" або "_" (підкреслення) як відповідно жирні на похилі,

- Internet and network paths with hyperlinks (адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками) - адреси Internet та мережеві шляхи для локальних мереж заміняти відповідними гіперпосиланнями;

• Preserve (не применять к) - встановлює до яких параметрів форматування не використовувати автоформат і містить лише опцію Styles (стилям), тобто до стилів;

• Always AutoFormat (всегда форматировать автоматически) - встановлює типи документів, які потрібно завжди автоматично форматувати (без додаткових діалогових вікон). Він містить лише одну опцію Plain text WordMail documents (неформатированные документы WordMail) -застосувати автоматичне форматування без перепитування для неформатованих повідомлень електронної пошти, що створені у Word.

Встановивши всі необхідні параметри, слід натиснути кнопку Ok, для того, щоб повернутись до початкового вікна процесу автоматичного форматування. В даному вікні слід вибрати один із вищеописаних методів автоформатування і натиснути кнопку Ok.

Якщо вибрано другий метод AutoFormat and review each change (С просмотром каждого изменения), то відбувається процес автоформатування документу і виводиться друге діалогове вікно AutoFormat (Автоформат) (мал. 9.24). Користувач, не закриваючи даного вікна, може переглянути в загальному вигляд документу після форматування. Якщо він повністю погоджується з встановленим форматуванням, то можна вибрати командну кнопку Accept All (Принять все). При цьому приймається дане форматування документу і вікно, яке зображене на малюнку 9.24, закриється. Якщо користувач відмовляється від форматування, що Word здійснив автоматично, то в даному вікні слід вибрати кнопку Reject All (Отменить все). При цьому всі зміни в форматі документу, зроблені командою AutoFormat будуть відмінені.

З верніть увагу на те, що користувач може змінити набір стилів форматування даного документу, прийнятих командою AutoFormat. Для цього у вікні зображеному на малюнку 9.24 потрібно вибрати командну кнопку Style Gallery... (Библиотека стилей...). Відкривається однойменне вікно, де у списку зліва можна вибрати інший набір (галерею) стилів. При цьому в правій Частині вікна буде показуватись, який буде вигляд абзаців документу, якщо прийняти дану галерею. У випадку, коли користувач знайшов потрібний набір стилів для абзаців документу, слід натиснути кнопку Ok для їх встановлення.

Крім цього, користувач може встановити автоматичне форматування для кожного абзацу зокрема, переглядаючи їх вигляд. Для реалізації цієї можливості потрібно у вікні AutoFormat (Автоформат) (мал. 9.24) вибрати командну кнопку Review Changes... (Просмотр изменений). При цьому відкривається вікно Review AutoFormat Changes (Просмотр изменений автоформата) (мал. 9.25). Якщо користувач погоджується із форматуванням виділеного абзацу, то слід натиснути кнопку =>Find (=>Найти) для переходу до наступного абзацу. Для того, щоб повернутись до попереднього абзацу потрібно натиснути кнопку <=Find (<=Найти). В розділі Changes (Описание) виводиться опис внесених в форматування абзацу .змін.

Я кщо користувач не погоджується з форматуванням активного абзацу, яке прийняте командою Autoformat, то слід натиснути .командну кнопку Reject (Отменить). При цьому прийняте форматування даного абзацу відміняється і вибувається автоматичний перехід на наступний абзац. Для відміни цієї дії можна скористатись командною кнопкою Undo (Вернуть).

Кнопка Hide Marks (Скрыть пометки) ховає в тексті документу невидимі символи форматування (показують кінець абзацу, табулятори, символи пробілу і т.д.). Зворотна операція здійснюється кнопкою Show Marks (Показать пометки).