9.1. Використання полів у Word та робота з ними

Полем (Field) у Word називається спеціальний набір інструкцій, що використовується для розміщення інформації певного типу у вибраному місці документу. Основна відмінність між полями та звичайним текстом полягає в тому, що в полях зберігається додаткова інформація. Крім цього вони є динамічними, тобто змінюються в залежності від обставин. В попередніх розділах посібника вже розглядались приклади полів: номери сторінок, поточна дата і час, що використовувались в колонтитулах.

Найкраще розглядати поля як спеціальні коди, що знаходяться в документі і повідомляють текстовий процесор про необхідність вставити певну інформацію в те місце документу, де вони розміщені. Використовуючи поля, можна встановити режим як автоматичного оновлення інформації в них, так і по команді заданій користувачем. Переважно поля використовуються для вставки в документ тексту або графічних зображень, для оновлення інформації, що змінюється за певними правилами або для виконання певних обчислень.

Робота з полями у Word складається з чотирьох операцій: вставка поля в документ; поновлення інформації, що надається полем, таким чином, щоб в документі виводилась найсвіжіша інформація; перегляд полів та перехід від одного поля до іншого.

В загальному поле має такий формат запису:

{тип інструкції}

{ } - називаєть символами поля, тобто фігурні дужки, в які береться вміст поля, щоб відрізнити від решту тексту. Зверніть увагу, що введення фігурних дужок з клавіатури не приведе до створення поля. Для цього слід скористатись спеціальною командою в головному меню;

тип - вказує тип поля (тип інформації .в полі), наприклад, Date - вказує, що в полі знаходиться поточна дата;

інструкції - встановлюють точний формат інформації, що вводиться в документ. Існують також поля, що не вимагають присутності інструкцій. Більшість інструкцій Word поміщає в документ автоматично.

Приклад поля, що поміщає в документ поточну дату:

{Date \@ MM/d/yy} В даному полі буде міститись поточна дата в стандартному американському форматі (місяць, день, рік).

Інструкції, добавлені до коду.поля, служать параметрами, які визначають деякі характеристики значення поля. Наприклад, можна ввести таку інструкцію, щоб всі літери тексту були великими, або всі цифри оимськими. В таблиці 9-13 ппелставлені найпошипеніші інстпукнії та їх поизначення-

Вставка полів

Хоч деякі команди Word використовують вставку полів, наприклад, вставку нумерації сторінок, та для більшості полів потрібно використовувати спеціальну команду. Для того, щоб вставити поле в документ, необхідно помістити курсор в те місце документу, куди потрібно вставити поле, а тоді, в пункті меню Insert (Вставка), вибрати команду Field... (Поле...). При цьому відкривається вікно, зображене на малюнку 9.51.

В даному вікні у списку Categories (Категории) слід вибрати потрібну групу типів поля, а в списку Field names (Поля) сам тип поля. Якщо вибрано групу типів All (Все), то в списку Field names (Поля) будуть представлені назви всіх типів полів в алфавітному порядку. Для переміщення по списку використовуються лінійки прокрутки і клавіші керування курсором.

В нижній частині діалогового вікна є додаткове поле Field codes (Код поля), де можна вказувати тип поля вручну але, зрозуміло, що зручніше його вибирати зі списку. Якщо до поля необхідно добавити ключі або встановити тип форматування, потрібно вибрати командну кнопку Options... (Параметри...). При цьому з'являється діалогове вікно Field Options (Параметри поля), яке показане на малюнку 9.52. Щоб добавити певні інструкції до поля, потрібно вибрати їх у списку і натиснути кнопку Add to Field (Добавить). Якщо користувач забажає відмінити добавлені інструкції, то слід натиснути кнопку Undo Add (Удалить). Встановивши всі необхідні параметри, потрібно вибрати і командну кнопку Ok.

Для вставки поля в документ Word передбачена також комбінація клавіш Ctrl+F9, але. при цьому вищеописане діалогове вікно не відкривається, а з'являються символи поля (фігурні дужки). Після чого, між ними можна вручну ввести тип поля та інструкції. Частіше всього, цим методом користуються програмісти та досвідчені користувачі, які знають вбудовану в Word мову програмування Word Basic.

Перегляд кодів полів

З а замовчуванням після вставки поля в документ з'являється значення поля. Наприклад, після вставки поля дати в документі з'явиться поточна дата. Однак під час редагування документу інколи виникає потреба переглянути не значення полів, а саме коди. Для цього слід помістити курсор миші в поле і викликати контекстне меню, в якому потрібно вибрати пункт Toggle Field Codes (Коды/значения полей). В результаті з'явиться запис поля в кодах. Для повернення до перегляду значень полів необхідно повторити цю команду ще раз. Переглянути вміст окремого поля можна також за допомогою комбінації клавіш Shift+F9. Натискування цієї комбінації клавіш дозволяє взаємно перемикати режим перегляду значення поля на коди і навпаки.

Якщо при роботі з великим документом, який має велику кількість полів необхідно переглядати коди, то зручніше буде розділити вікно документу на дві частини. При цьому в одній із них ввімкнути режим перегляду кодів полів, виділивши весь документ, та вибрати команду Toggle Field Codes (Коды/значения полей) або комбінацію клавіш Shift+F9, тоді як в другій залишити перегляд значень полів.

Оновлення полів та переміщення між ними

Для того, щоб оновити інформацію в полі потрібно виділити текст, який вміщує поле, та викликати на ньому контекстне меню, де вибрати команду Update Field (Обновить поле).

Інформація представлена деякими типами полів, оновлюється автоматично (наприклад, нумерація сторінок, яка автоматично оновлюється при виводі документу на друк або після чергового розбиття на сторінки). Однак, в багатьох полях інформація не оновлюється до тих пір, поки користувач не дасть для цього відповідну команду.

Інколи необхідно зберігати значення поля постійним, не оновлюючи його. В цьому випадку слід просто заблокувати поле і його значення не буде оновлюватись, поки не буде знята заборона. Щоб заборонити оновлення поля потрібно помістити в нього курсор і натиснути комбінацію клавіш Ctrl+F11. Зняття блокування поля здійснюється комбінацією клавіш Ctrl+Shift+F11.

Переміщення між полями документу можна здійснювати комбінаціями клавіш: F11 або Alt+F1 - перехід до наступного поля, Shift+F11 або Shift+Alt+FI - до попереднього поля.

Форматування полів

Можна форматувати як значення поля, так і його код. Крім цього, до коду поля можна добавити ключі. Щоб відформатувати значення поля, потрібно виділити його і викликати відповідну команду форматування, а коли необхідно відформатувати код поля, то слід вибрати пункт меню Tools (Сервис), а в ньому команду Options... (Параметры...). При цьому з'являється однойменне вікно, в якому слід вибрати закладку Вид (View) і відмітити опцію Field codes (Коды полей) та натиснути кнопку OK (якщо потрібно відформатувати коди лише одного поля, то слід його виділити і перейти до режиму перегляду кодів поля). Після того, як з'являться коди полів, викликати на одному з них контекстне меню і встановити параметри форматування символів або абзаців.