6.3. Сортування та конвертування таблиць. Створення заголовків.

Сортування таблиць

При роботі із таблицями у Word вбудовано дуже зручну операцію - сортувати інформацію в таблиці за вмістом однієї із колонок. Для цього досить встановити курсор в потрібну колонку, а тоді вибрати піктограму із вказанням порядку сортування елементів (ascending (возрастанию) - по наростанню, або , descending (убыванию) - спаданню елементів) (див. таблицю 9.8). Для детальнішого налаштування параметрів сортування потрібно в пункті меню Table (Таблица) рвибрати команду Sort... (Сортировка...). При цьому відкривається вікно (мал. 9.36), в якому є три розділи. В розділі Sort by (Сортировать) потрібно вказати номер колонки (або її назву) по яки відбувається сортування таблиці. Якщо в даній колонці є записи з однаковим вмістом, то в такому випадку у випадаючому •списку Then by (Затем) слід вказати колонку (поле) по якій буде відбуватись сортування таких записів (другорядний параметр сортування). Коли і в даній колонці виявляться записи з однаковим вмістом, то слід застосувати наступний рівень сортування. Для цього використовується ще одне (нижнє) поле Then by (Затем).

В кожному із розділів є дві опції, що вказують напрямок сортування: Ascending (по возрастанию) - в порядку зростання або Descending (по убыванию) - в порядку спадання. У випадаючому списку Туре (тип) потрібно вказати тип сортування: Text (Текст) – в порядку слідування символів в ANSI таблиці (в алфавітному порядку), Number (Число) - в порядку зростання (спадання) чисел або Date (Дата) - за датою.

Якщо натиснути командну кнопку Options...(Параметры...), то у вікні, що відкриється, можна встановити додаткові налаштування параметрів сортування. При цьому можна вказати: Sorting language (язык) - мову я ко ю буде відбуватись сортування текстової інформації, опцію Case sensitive (с учетом регистра) - враховувати при сортуванні регістр літер та Sort column only (только столбцы) - сортувати лише вміст виділеної колонки (порядок слідування записів в інших колонках не змінюється).

Конвертування таблиці в текст та тексту в таблицю

Інколи виникає потреба перетворити вміст таблиці у звичайний текст. Для реалізації цієї можливості у Word використовується команда Convert Table to Text... (Преобразовать в текст...) з пункту меню Table (Таблица). При цьому відкривається однойменне вікно, де слід вказати символ, який буде встановлюватись замість розділяючих ліній між колонками:

• Paragraph marks (символ абзаца) - символи кінця абзацу;

• Tabs (символ табуляции) - символи табуляції;

• Semicolons (точка с запятой) - крапка з комою;

• Other (другой) - інший символ. При цьому .в полі справа слід вказати відповідний символ.

При імпортуванні текстових файлів, створених іншими текстовими редакторами часто виникає потреба в перетворенні тексту, організованого в колонки (наприклад з допомогою табуляторів), в форматовану таблицю.

Д ля цього потрібно виділити відповідний текст і в пункті меню Table (Таблица) вибрати команду Convert Text to Table... (Преобразовать в таблицу...). В результаті чого відкривається вікно (мал. 9.37), де в полі Number of Columns (Число столбцов) можна вказати кількість колонок, a Number of Columns (Число строк) - кількість рядків створюваної таблиці або залишити значення за замовчуванням. В полі Column with (Ширина столбца) можна встановити ширину колонок цієї таблиці або залишити значення Auto (Авто) за замовчуванням (ширина колонок встановлюється таким чином, щоб таблиця зайняла всю ширину сторінки). Після Цього в розділі Separate text at (Разделитель) слід вибрати символ, замість якого будуть встановлюватись розділяючі ліній між колонками таблиці. Параметри цього розділу повністю співпадають з відповідними параметрами конвертування таблиці в текст. Крім цього, у вікні є кнопка AutoFormat... (Автоформат...), що дозволяє вибрати стиль таблиці (див. розділ 6.1 даної частини посібника). Встановивши всі необхідні параметри потрібно вибрати командну кнопку Ok.

Створення заголовків

При створенні таблиць, які складаються з великої кількості рядків виникає проблема продовження таблиці на наступну сторінку. Адже, як правило, перший рядок таблиці містить заголовки (назви) колонок, а на наступних сторінках документу цих заголовків немає, тому досить важко зорієнтуватись у змісті тексту колонок. У Word, для усунення цього недоліку є команда створення заголовків таблиці, завдяки якій перший рядок таблиці, тобто заголовок, буде автоматично дублюватись на всіх наступних сторінках документу, на які поширюється таблиця.

Для реалізації цієї можливості потрібно встановити курсор в одну із комірок першого рядка таблиці (інші рядки не можуть бути заголовком). Після цього в пункті меню Table (Таблица) - вибрати команду Headings (Заголовки).

Автосумування та виконання інших математичних операцій над вмістом комірок таблиці

У Word вбудовано спеціальну підпрограму для виконання математичних та статистичних обчислень над числовими даними, що знаходяться в комірках таблиці.

Одна із найпростіших операцій - автоматичне сумування даних, що знаходяться в певному рядку або колонці. Для виконання цієї операції, необхідно встановити курсор в комірку, що знаходиться нижче потрібних чисел в колонці або правіше чисел в рядку і вибрати піктограму '"sa В результаті чого з'явиться значення суми всіх елементів, що ідуть підряд, над даною коміркою або лівіше від неї. Зверніть увагу - якщо між комірками із числами є порожня комірка, або така, що містить текстову інформацію, то сумуватись будуть лише значення комірок що ідуть після або нижче такої комірки. Коли числа знаходяться одночасно зліва та зверху над коміркою із курсором, то сума для значень буде знаходитись в колонці тр, цією коміркою (в цьому випадку значення зліва в рядку не враховуються).

Крім цього, над числовими значеннями які знаходяться в комірках таблиці можна проводити інші обчислення за допомогою математичних та статичних функцій. Для цього потрібно помістити курсоре комірку, де повинен знаходитись результат обчислень і в пункті меню Table (Таблица) вибрати команду Formula... (Формула.;.). При цьому відкривається вікно, де в полі Formula (Формула) потрібно ввести формулу для обчислень, а у випадаючому списку Number Format (Формат числа) вибрати формат виведення результату обчислень. Формула обов'язково повинна починатись із знаку "=" (рівність) і може містити звичайні числа, адреси комірок, в яких знаходяться потрібні значення, знаки математичних операцій та спеціальні функції.

Адреса комірки задається назвою колонки та номером рядка (назва колонки вказується першою). Колонки позначаються латинськими літерами від лівого краю таОлмці, тобто перша колонка - це "А", друга - "В", третя - "С", четверта "D" і т.д. Рядки нумеруються арабськими цифрами зверху вниз, починаючи з першого рядка таблиці. Так, наприклад, адреса D6 означає, що значення знаходиться в комірці, яка міститься

В Четвертій колонці у шостому рядку.

В якості знаків математичних операцій можна використовувати такі символи «+» - додавання,"-" -віднімання, «*» - множення, "/" - ділення та "^{^}" - піднесення у степінь.

Математичні, статистичні та логічні функції записуються в форматі:

<назва_функції>(<адреса1>;<адреса2>;<адреса3>;...)

де <адреса1>;<адреса2>;<адреса3>;... - адреси відповідних комірок таблиці, в яких містяться потрібні значення. В якості адреси можна записувати діапазон адрес (якщо вони ідуть підряд), вказавши адресу першої комірки, символ ":" (двокрапка), а тоді адресу останньої комірки діапазону. Крім цього, замість діапазону можна використовувати службові слова: Left - діапазон комірок зліва. Right - справа, Above - зверху над активною. Наприклад, формула ^SLimaeft) шукає суму значень, що знаходяться в комірках зліва від активної.

Назву функції можна вводити з клавіатури або вибирати у випадаючому списку Paste function (Вставить функцию). Серед функцій можна відмітити такі як: ABS(...) - модуль числа, Average(...) -середнє арифметичне значень в діапазоні комірок, Count(...) - кількість комірок в діапазоні, Мах(...) -найбільше значення в комірках діапазону, Міп(...) - найменше значення. Product (...) - добуток значень в комірках, Sum(...) - сума значень в комірках діапазону та ін.

Зверніть увагу на те, що порядок роботи із формулами у Word та назви всіх функцій, що використовуються у формулах, такі ж як і в процесорі елекгронних таблиць Microsoft Excel. Тому, більш детально про створення формул та використання функцій (назви та призначення функцій) можна дізнатись з четвертого розділу десятої частини посібника.

|