10.1. Поняття про макроси. Робота з макросами в Word

Макрос (Macro) - це записана у вигляді програми послідовність операцій (натискувань клавіш, переміщень курсору миші), яка автоматично виконується при завантажені макросу. Вони дозволяють автоматизувати виконання часто повторюваних операцій, які до цього виконувались послідовно вручну. В макросах найчастіше записуються дії користувача, виконувані за допомогою комбінацій клавіш і миші. На перший погляд може здатись, що макроси виконують ту ж функцію, що і елементи автотексту. Але елементи автотексту виводять тільки текстові фрагменти (або інші об'єкти) в будь-якому місці документа, тоді як макроси дозволяють автоматично встановлювати параметри у діалогових вікнах і вибирати пункти меню, що неможливо зробити за допомогою автотексту. Наприклад, якщо користувач завжди виконує одні і ті ж дії, роздруковуючи щоп'ятниці два екземпляри звіту, то можна створити макрос, який відкриє документ, виконає команду Print (Печать), налаштує параметри друку (щоб друкувались два екземпляри звіту) і виведе їх на друк.

Вперше макроси стали популярними в програмах обробки електронних таблиць для DOS, але щоб створити макрос потрібно було бути досить кваліфікованим пограмістом, адже вони створювались лише шляхом створення тексту програми. В Word 97 це зробити набагато простіше. Досить лише завантажити процес запису макросу, виконати всі необхідні дії, і зупинити запис макросу. При цьому Word непомітно для користувача перетворить ці дії в текст програми і запише в документ або шаблон. Word записує макроси у вигляді команд мовою програмування Visual Basic for Applications (або VBA).

Зверніть увагу, що макроси можна створювати також шляхом написання самого тексту програми (якщо користувач знайомий з даною мовою програмування). Перевага цього способу полягає в тому, що можна задати в тексті програми такі дії, які не вдасться виконати за допомогою стандартних команд Word, комбінацій клавіш та миші.

Макроси призначені не лише для об'єднання часто використовуваних послідовностей команд, але й для значного пришвидшення редагування та форматування документу. Особливо корисні макроси при форматуванні документу. Наприклад, якщо необхідно часто міняти шрифти і міжрядковий інтервал, налаштовувати розміри полів сторінки, перевіряти граматику та орфографію і т.д., то можна створити макрос, який позбавить користувача необхідності виконувати кожен раз всі ці дії вручну. Місце, де зберігаються макроси, залежить від налаштування режимів в діалоговому вікні Templates and Add-ins (Шаблоны и надстройки) (мал. 9.53) та від того, на основі якого шаблону створено макрос. Якщо документ створювався на основі шаблону встановленого за замовчуванням, то він буде зберігатись в шаблоні Normal.dot. При завершенні роботи Word перепитає чи зберігати створений макрос в файлі Normal.dot.

П ри цьому, коли макрос збережений в шаблоні Normal.dot, то він буде глобальним, тобто його можна буде використовувати в будь-якому документі.

Якщо документ створювався на основі шаблону, який відрізняється від шаблону Normal (Обычный), то для встановлення місця зберігання макросів потрібно викликати вікно Templates and Add-ins (Шаблоны и надстройки) (мал. 9.53), вибравши однойменну команду з пункту меню Tools (Сервис). Якщо в списку Checked items are currently loaded (Отмеченные элементы уже загруженны) біля імені використовуваного, шаблону встановити відмітку "W", то Word збереже макрос в цьому шаблоні. Якщо макрос потрібно добавити ще до одного шаблону, то слід вибрати командну кнопку Add... (Добавить...) і вибрати шаблон із списку всіх шаблонів. Кнопка Remove (Удалить) дозволяє знищити шаблон із використовуваних шаблонів.

Крім цього у вікні Templates and Add-ins (Шаблоны и надстройки) є кнопка Organizer... (Организатор...) для копіювання, перенесення макросів між шаблонами документів та їх знищення в шаблоні. При Цьому порядок виконання операцій такий же, як і для відповідних дій над стилями (див.: розділ 5.3, мал. 9.22)

С творення макросів

Найпростіше створити макрос за допомогою функції запису макросу. Для цього потрібно в пункті меню Tools (Сервис) вибрати підпункт Macro (Макрос), а в ньому команду Record New Macro (Начать запись). При цьому відкривається вікно Record Macro (Запись макроса) (мал. 9.54), де в полі Macro name (Имя макроса) потрібно вказати ім'я, яке буде мати макрос. Тоді в полі Store macro in (Макрос доступен для) потрібно вказати для яких документів буде використовуватись макрос. При цьому можна вибрати: All Documents (Всех документов) - для всіх документів чи тільки для документів, що створені на базі даного шаблону (присутній лише у випадку, коли шаблон даного документу відмінний від Normal (Обычный)) або лише для даного документу (у списку вказане ім'я даного документу).

В полі Description (Описание) вказано опис даного макросу (дата створення, автор і тд.). Користувач може змінювати вміст даного поля, вказуючи текст, який він вважає потрібним для опису макросу.

Вказавши всі необхідні параметри, потрібно вибрати спосіб завантаження макросу на виконання:

Toolbars (панели) - через піктограми панелі інструментів або Keyboard (клавишами) - за допомогою комбінації клавіш.

Якщо вибрати Toolbars (панели), то відкривається вікно, де в розділі Commands (Команды) буде вказано повну назва макросу. При цьому потрібно встановити курсор миші на це ім'я, натиснути ліву клавішу і, не відпускаючи її, перетягнути в потрібну панель інструментів. В результаті з'явиться текстова піктограма з повною назвою макросу. Після цього потрібно викликати на ній контекстне меню, де в полі Name (Имя) замість повного імені потрібно вказати коротку назву макросу, яка буде з'являтись при контекстній підказці до його піктограми. Тоді встановити малюнок піктограми макросу, вибравши його в бібліотеці, що викликається командою Change Button Image (Выбрать значок для кнопки) з контекстного меню або кнопкою Modify Selection (Изменить выделеный объект). Малюнок піктограми можна також скопіювати з іншої піктограми. Встановивши в панеіл інструментів піктограму для макросу потрібно у вікні натиснути кнопку Close (Закрыть).

В результаті цього відбувається перехід до вікна документу і з'являється додаткова панель інструментів, а курсор набуває форми касети. Далі потрібно вручну виконати послідовність всіх дій, які повинні бути записані в макро-і.зупинити процес запису піктограмою - Stop Recording (Остановить запись). Якщо під час запису макросу потрібно виконати послідовність "дій, яка не повинна увійти в програму маросу, то слід натиснути піктограму - Pause Recording (Пауза). Після цього виконати всі дії, що повинні залишитись поза макросом і відпустити піктограму.

Якщо у вікні Record Macro (Запись макроса) (мал. 9.54) вибрати піктограму Keyboard (клавишам), тобто встановити завантаження макросу комбінацією клавіш, то відкривається вікно Customize Keyboard (Настройка). В полі Press new shortcut key (Новое сочетание клавиш) даного вікна слід натиснути потрібну комбінацію клавіш і вибрати командну кнопку Assign (Назначить). Причому, якщо дана комбінація клавіш зайнята іншою командою, то в нижній частині вікна виводиться повідомлення про це. В такому випадку бажано вказати іншу комбінацію. Встановивши відповідну комбінацію клавіш, слід натиснути командну кнопку Close (Закрыть). Подальший процес запису макросу повністю аналогічний першому способові.

Тепер, щоб завантажити макрос, потрібно вибрати відповідну піктограму панелі інструментів або натиснути комбінацію клавіш. Можна також скористатись спеціальною командою. Для цього, в пункті меню Tools (Сервис) вибрати підпункт Macro (Макрос), а в ньому - команду Macros (Макроси) або скористатись комбінацією клавіш Alt+F8. При цьому відкривається однойменне діалогове вікно із списком доступних для даного документу макросів. При цьому у випадаючому списку Macros in (Макроси из) можна вибрати з якого джерела використовувати макроси: всі макроси записані в даному шаблоні, глобальні макроси записані в Normal.dot або тільки ті, що записані в даному документі.

Вибравши у списку потрібний макрос, слід натиснути командну кнопку Run (Выполнить) для його виконання. Крім цього, в даному вікні є кнопки:

• Step Into (Отладка) - покрокове відлагодження макросу для виправлення помилок в його програмі;

• Edit (Правка) - викликати вікно редактора для створення програм мовою Visual Basic для редагування тексту програми макросу;

• Create (Создать) - викликати вікно редактора для створення, програм мовою Visual Basic для створення тексту програми нового макросу;

• Delete (Удалить) - знищити відмічений макрос;

• Organizer... (Организатор...) - виклик вікна організатора макросів для виконання операцій копіювання та перенесення макросів між шаблонами документів.

З верніть увагу, що вікно редактора тексту програми макросів (мови програмування Visual Basic) можна викликати піктограмою - Visual Basic Editor (Редактор Visual Basic) - з панелі інструментів Visual Basic або комбінацією клавіш Alt+F11.

Створення макросів, що завантажуються автоматично

У Word є група макросів, які за певних обставин завантажуються автоматично. Наприклад, якщо потрібно, щоб макрос завантажувався при завантаженні Word, то слід йому дати ім'я AotoExec. При цьому можна використовувати лише один макрос з таким іменем. Але, наприклад, макроси з іменем AutoOpen (див. табл. 9.15) можна створювати для кожного шаблону зокрема.

Краще всього макрос AutoOpen створювати для того, щоб міняти поточну папку при відкритті документу, нату,з якою користувач найчастіше працює. Для цього, в процесі запису макросу, потрібно відкрити вікно Open (Открыть), вибрати потрібну папку, натиснути у вікні кнопку Cancel (Отмена) і зупинити запис макросу.