4.4. Створення приміток в тексті документу

В текстовому процесорі Word можна легко створювати і редагувати примітки. Примітка (коментар) - короткі замітки до певної частини тексту, які зберігаються як частина документу. Звичайно, при роботі з документом примітки невидимі, але текст, до якого встановлено примітку, відмічений жовтим фоном ітіри встановленні на ньому курсору миші виводиться вміст примітки.

Для створення примітки слід виділити потрібний текст і в пункті меню Insert (Вставка), вибрати команду Comment (Примечание). При цьому в нижній частині вікна з'являється поле для введення тексту примітки. Якщо в примітку потрібно помістити звуковий коментар (повідомлення), то необхідно вибрати піктограму. При цьому завантажується програма Sound Recorder (Звукозапись) із стандартних реквізитів Windows 987де можна записати звукову інформацію через мікрофон або зчитати з WAV-файлу.

Створивши текст примітки (записавши звукову інформацію), слід натиснути командну кнопку Close (Закрыть). Зверніть увагу, що до одного і того ж об'єкту можна встановити декілька приміток. .

Для того, щоб змінити вмістимо примітки потрібно встановити основний курсор на фрагмент тексту з приміткою і в пункті меню View (Вид) вибрати команду Comments (Примечания).

4.5. Перевірка орфографічних та граматичних помилок в документі Word

В текстовому процесорі Microsoft Word вбудовано дуже зручну підпрограму, яка дозволяє перевіряти орфографічні та граматичні помилки в створюваному та редагованому тексті. Це дозволяє запобігти появі механічних помилок при наборі тексту та допоможе вибрати правильні граматичні конструкції. Word має вбудовані тематичні словники на багатьох основних мовах світу. Крім цього, він дозволяє створювати власні словники користувача {працювати одночасно з кількома_словниками. Як ми вже говорили, він не містить українських словників, тому для перевірки української граматики потрібно встановлювати додаткову програму, наприклад Ruta.

За допомогою засобів пе'ревірки граматики можна перевірити правильність написання як одного окремого слова, так і всіх слів в документі. Однією із складових частин Процесу перевірки граматики є перевірка виділеного фрагменту або цілого документу на граматичні помилки. Якщо Word знаходить таку помилку, то він підкреслює відповідне слово червоною хвилястою лінією^гіри викликанні контекстного меню на цьому слові пропонується вибрати один із декількох варіантів правильної конструкції слова. Якщо в словниках Word cxoжиx слів немає, то в контекстному меню виводиться повідомлення no spelling suggestion (нет вариантов).

Для перевірки орфографії і граматики використовується основний словник та словник користувача. Основний словник вбудований в програму і не може бути змінений. Словник користувача за замовчуванням єдодатковим словникомі знаходиться у файлі custom.dic. При додаванні до словника нового слова, якщо не вказаний інший словник - воно поміщається в custom.dic.

Перевірка орфографії та граматики може здійснюватись в автоматичному та ручному режимі. Порядок перевірки, в автоматичному режимі ми вже розглядали, а] для ручної перевірки потрібно в пункті меню Tools (Сервис) вибрати команду Spelling and Grammar (Правописание) або піктограму зі стандартної панелі інструментів. Можна також скористатись клавішею F7 або двічі натиснути ліву клавішу на індикаторі в лінійці статусу.

В будь-якому випадку Word розпочинає процес перевірки всіх слів та граматичних конструкцій, звіряючись зі словниками. Причому, якщо виділено фрагмент тексту, то перевірка граматики та орфографії відбувається лише для нього, в іншому випадку перевіряється весь текст документу. Якщо виявлено підозріле слово, то перевірка орфографії припиняється і виводиться діалогове вікно Spellinq and Grammar (Орфография) (мал:9.8).

Мал. 9.8 Вікно перевірки орфографічних та граматичних помилок

В нижній частині вікна знаходиться список Suggestion (варианты), де користувач може вибрати правильний варіант цього слова і натиснути командну кнопку Change (Заменить). Кнопка Change All (Заменить все) дозволяє замінити вибране слово по цілому тексту документу. Для того, щоб відмінити останню операцію заміни, слід в даному діалоговому вікні вибрати кнопку Undo (Вернуть).

Якщо користувач не бажає змінювати слово, яке програма встановила як неправильне, то потрібно натиснути командну кнопку Ignore (Пропустить). При цьому слово залишиться незмінним. Кнопка Ignore All (Пропустить все) дозволяє зігнорувати дане слово по всьому тексту документу. Коли користувач бажає додати це слово до користувацького словника, то потрібно натиснути командну кнопку Add (Добавить). Для того, щоб припинити процес перевірки орфографії, потрібно натиснути командну кнопку Cancel (Отмена).

Операція перевірки орфографії та граматики вимагає чимало апаратних ресурсів ПК. Тому, при перевірці великих документів, щоб пришвидшити цей процес, слід закрити всі зайві прикладні програми та вікна документів Word. Крім цього, рекомендується перейти в режим перегляду документу Normal (Обычный) і закрити панель форматування, горизонтальну координатну лінійку та рядок статусу.

Для того, щоб документ перевірявся на граматичні помилки, потрібно у вищеописаному діалоговому вікні відмітити опцію Check Grammar (Грамматика).

К омандна кнопка Options... (Параметры...) відкриває діалогове вікно Spelling & Grammar (Правописание) для налаштування параметрів процесу перевірки граматичних та орфографічних помилок. Потрібно відмітити, що для налаштування даних параметрів можна в пункті меню Tools (Сервис) вибрати команду Options... (Параметры...) і у вікні, що відкриється, закладку Spelling & Grammar (Правописание) (мал. 9.9). Вміст цієї закладки повністю аналогічний вмісту вищеописаного однойменного діалогового вікна.

Закладка складається з двох розділів. Розділ Spelling (Орфография) містить наступні опції:

• Check spelling as you type (автоматически проверять орфографию) - встановити автоматичний режим перевірки орфографії. При цьому не потрібно виконувати команди Spelling and Grammar (Правописание), оскільки перевірка орфографії розпочинається автоматично, разом із відкриттям (створенням) документу. Слова із орфографічними помилками будуть підкреслюватись червоною хвилястою лінією;

• Hide spelling errors in this document (не выделять слова с ошибками) - не підкреслювати слова з орфографічними помилками;

• Always suggest correction (предлагать автоматически) - пропонувати варіанти схожих слів для виправлення помилок;

• Suggest from main dictionary only (предлагать только из основного словаря) - пропонувати варіанти подібних слів лише з основного словника;

• Ignore words in UPPERCASE (пропускать слова из прописных букв) - не перевіряти слова написані великими літерами;

• Ignore words with numbers (пропускать слова из цифрами) - не перевіряти слова, що містять цифри;

• Ignore Internet and file address (пропускать адреса Интернет и имена файлов) - не перевіряти адреси Internet та імена файлів.

Крім цього, в даному розділі знаходиться випадаючий список Custom dictionary (вспомогательные

словари) для вибору словника користувача, що буде використовуватись для перевірки орфографії. При натискуванні командної кнопки Dictionaries... (Словари...) відбувається перехід до-вікна встановлення та знищення додаткових словників.

Розділ Grammar (Граматика) встановлює налаштування параметрів перевірки граматичних помилок і містить наступні опції:

• Check grammar as you type (автоматически проверять орфографию) - встановити автоматичний режим перевірки граматичних помилок. При цьому процес перевірки відбувається аналогічно перевірці орфографічних помилок;

• Hide grammatically errors in this document (не выделять слова с ошибками) - не підкреслювати слова з граматичними помилками; ,,,,..,.-.

• Check grammar with spelling (также проверять орфографию) - разом з перевіркою граматичних помилок здійснювати перевірку орфографії;

• Show readability statistics (статистика удобочитаемости) - проводити статистику зручності читання тексту. При встановленні цієї опції Word аналізує документ і проводить статистку зручності читання. Ці дані дозволяють визначити, наскільки добре читач зможе зрозуміти зміст документу. У випадаючому списку Writing style (набор правил) можна встановити набір правил, що будуть використовуватись для перевірки граматики. За замовчуванням приймається набір Standard (Для деловой переписки), але його можна замінити на інший і навіть створити власний стиль. Для створення власного стилю або.зміни параметрів існуючого потрібно натиснути командну кнопку Settings... (Настройка...).

Якщо користувач встановив режим автоматичної перевірки орфографічних та граматичних помилок, а програма здійснює її неправильно (видає помилки практично для всіх слів тексту), то, швидше за все, для цього тексту неправильно встановлено мову, якою відбувається перевірка. Для зміни мови, слід виділити потрібний текст і в пункті меню Tools (Сервис) вибрати підпункт Language (Язык), а в ньому команду Set Language (Выбрать язык). Відкривається вікно, в якому потрібно вибрати мову і натиснути Ok.

Встановлення та змінювання словників

Як ми вже говорили, при перевірці орфографії використовується основний словник і хоча б один словник користувача. Як правило, при натисканні на кнопку Add (Добавить) в діалоговому вікні Spelling and Grammar (Орфография) слово потрапляє в словник Custom.dic, але його можна добавити в будь-який існуючий або створюваний словник.

Для того щоб змінити додаткові словники, потрібно в діалоговому вікні налаштування параметрів перевірки орфографії та граматики (мал. 9.9) вибрати командну кнопку Dictionaries... (Словари...). При цьому відкривається діалогове вікно Custom Dictionaries (Вспомогательные словари) (мал. 9.10). В однойменному списку вікна міститься список встановлених словників.

Словники, що беруть участь в перевірці орфографічних помилок відмічені. У випадаючому списку Language (Язык) потрібно вибрати мову, для якої буде перевірятись орфографія за допомогою словника відміченого курсором. Потрібно звернути увагу на те, що крім перевірки слів вибраної мови, завдяки-основному словнику будуть перевірятись і англійські слова. Для створення власного словника потрібно натиснути командну кнопку New... (Создать...). При цьому відкривається стандартне для Windows-програм вікно для запису файлу на диск. Файли словників мають розширення *.dic. Після цього, перевіряючи орфографію, користувач зможе заносити слова в цей словник. Якщо потрібний словник існує на диску, а в списку вікна Custom Dictionaries (Вспомогательные словари) він відсутній, то для його встановлення потрібно натиснути кнопку Add... (Добавить...). При цьому відкривається стандартне для Windows-програм вікно, де потрібно вибрати папку із словником та власне назву файлу. Для знищення словника із списку потрібно вибрати його і натиснути кнопку Remove (Удалить).

Використання словників синонімів

В підпрограмі перевірки орфографії та граматики у Word є також вбудовані словники синонімів (тезаурусів), завдяки яким можна легко підібрати синоніми до певного слова в документі. Щоб знайти синонім необхідно виділити потрібне слово і в пункті • меню Tools (Сервис) вибрати підпункт Language (Язык), а в ньому команду Thesaurus... (Тезаурус...) або натиснути комбінацію клавіш Shift+F7. При цьому відкривається однойменне вікно (мал. 9.11), де в списку Meanings (Значение) потрібно вибрати значення спорідненого слова, а в списку Replace with Synonym (Замена синонимов) значення синоніма, на який користувач хоче поміняти дане слово. Після цього - натиснути кнопку Replace (Заменить).

В становлення в тексті переносів

В Word передбачені різні способи встановлення переносів, які дозволяють знач но.покращити вигляд документу, вирівнявши правий край документу. Якщо текст вирівнюється по двох краях, то переноси дозволяють зменшити відстань між словами і краще заповнити рядок, В Word переноси можна встановлювати вручну, напівавтоматичне та автоматично.

Встановлення переносів здійснюється за допомогою команди Hyphenation... (Расстановка переносов...), що знаходиться в пункті Tools (Сервис) підпункті Language (Язык). При цьому відкривається однойменне вікно, що містить дві опції:

• Automatically hyphenate document (Автоматическая расстановка переносов) - встановити режим автоматичного розставлення переносів.

• Hyphenate words in CAPS (Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ) - дозволити встановлення переносу в словах, що складаються з великих літер.

В полі Hyphenation zone (Ширина зоны переноса слов) встановлюється ширина зони, в якій поміщається знак переносу, а в полі Limit consecutive hyphens to (Макс. число последовательных переносов) - максимально допустиме число рядків з переносами, що ідуть підряд (за замовчуванням приймається No Limit (Нет), тобто без обмежень).

Для встановлення напівавтоматичного режиму, потрібно у вищеописаному вікні натиснути командну кнопку Manual... (Принудительно...). Word знаходить слово де потрібно встановити перенос і виводить . його в спеціальному вікні, де пропонує кілька варіантів переносу. Потрібно вибрати одну із позицій і натиснути командну кнопку Yes (Да). Якщо користувач не бажа.є встановлювати перенос в даному слові, то потрібно вибрати No (Нет). В будь-якому випадку-відбувається перехід до наступного слова, в якому необхідно встановити перенос. Цей процес продовжується до закінчення документу або пбки користувач не вибере кнопки Cancel (Отмена).

Якщо користувач бажає встановлювати переноси самостійно, під час набору тексту, то можна встановити один з двох видів переносів: м'який перенос та нерозривний (жорсткий) дефіс. М'який перенос встановлюється лише в кінці рядка і полягає в тому, що він може автоматично змінювати своє положення (або взагалі знищуватись) в міру віддалення слова з переносом від правого поля аркуша, яке викликане редагуванням документу. Для того, щоб встановити м'який перенос в ручному режимі, потрібно натиснути комбінацію клавіш Ctrl+"-" (мінус). Вони встановлюються автоматично^напівавтоматичомута автоматичному режимі роботи команди Hyphenation (Расстановка переносов). Нерозривний або жорсткий перенос встановлюється в тому випадку, коли небажано розбивати слово в кінці рядка у місці дефісу. Щоб встановити нерозривний дефіс слід натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Snift+"-" (мінус).