Доповідні та пояснювальні записки

Доповідна записка - це службовий документ, який адресується керівнику даної або вищої організації, містить детальний виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціями складача.

Групи:

1. звітні;

2. інформаційні;

3. ініціативні.

Реквізити:

1. назва виду документа;

2. дата;

3. індекс;

4. місце складання;

5. адресат;

6. заголовок до тексту;

7. текст;

8. додаток (якщо є);

9. підпис.

Пояснювальна записка — це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту).

2 Групи:

- службові;

• особисті.

Оформлюються аналогічно доповідній записці.

Звіт - службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого.

Групи:

- прості й складні;

- статистичні та текстові.

Реквізити звіту:

1. назва виду документа;

2. дата, індекс;

3. заголовок до тексту (зазначають про що звіт і за який період);

4. текст (складається зі вступу, основної частини, де зазначаються головні завдання чи види робіт та висновків і планів на перспективу);

5. підпис;

6. відбиток печатки.

Службові телеграми - це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

У телеграмі замість розділових знаків застосовують умовні позначення:

• КРПК - крапка;

• КМ - кома;

• ЛПК - лапки;

• НР - номер;

• ДВК - двокрапка.

% (процент), (+ —) — пишуть словами;

однозначні числа - словами;

багатозначні числа - цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках у 2-х примірниках.

Реквізити службової телеграми:

1. назва виду документа;

2. категорія телеграми ("Термінова", "Урядова", "Державна");

3. вид телеграми (дві адреси);

4. телеграфна адреса одержувача;

5. номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей);

6. текст;

7. вихідний номер телеграми;

8. скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму;

9. посаду особи, яка підписала телеграму (у разі потреби);

10.прізвище особи, яка підписала телеграму;

11. поштову адресу та назву підприємства відправника телеграми;

12.підпис;

13. дату підписання телеграми;

14. відбиток печатки підприємства-відправника.

Телефонограма - це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Реквізити:

1. назва виду документа;

2. адресата;

3. дата підписання;

4. індекс (вхідний номер);

5. підпис;

6.прізвище і номер телефону особи, яка передала телефонограму;

7. прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму;

8. дата і час передавання телефонограми.

Факс-це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що надходять до установ, організацій, фірм за допомогою спеціального апарата(телефаксу) телефонними каналами зв’язку.

Факс-це ксерокопія документа, що передається до організації. Наразі цей зв’язок використовують як засіб листування між установами.

Реквізити:

1. назва виду документа;

2.дата;

3.назва адресанта, установи, яка передає факс;

4.прізвище , посада особи, що підписала документ;

5.назва адресата,організації та службової особи-одержувача факсу.

6. тема;

7. текст;

8.кількість сторінок.

Текст факсу складається без скорочень.

Після закінчення передавання факсу адресант має одеп. жати підтвердження (CONFIRMATION REPORT) про те, щ адресат отримав інформацію.

Реквізити підтвердження такі:

1. Назва (код) фірми-одержувача.

2. Номер телефаксу.

3. Дата.

4. Кількість одержаних сторінок.

5. Результат (RESULTS) — у разі одержання факсу пов­ністю й без помилок проставляється «Ок»; якщо були помил­ки, то вказуються сторінки, на яких сталися перебої. Стан­дартний бланк факсу має такий вигляд:

Назва організації

ФАКС

Кому: [наберіть прізвище] Від: [наберіть прізвище] Факс: [номер факсу] Сторінок: [кількість сторінок] Телефон: [номер телефона] Дата: р.

Копія

Для ознайомлення Повернути Підтвердити з позначками отримання

Тема: [тема

повідомлення]

Терміново

Потребує відповіді

Текст [Наберіть текст]_____________________________

________________________________________________

________________________________________________

Зворотна адреса [Наберіть зворотну адресу]

_________________________________________________

Зразок факсу:

Товариство з обмеженою відповідальністю «Джерела»

02жовтня 2009 р. № 02-04/138

Директорові заводу

«Росинка»

панові Діденку І. П.

ФАКС (064) 244 34 87

Про постачання турбогенераторів

ФАКС

Згідно з договором постачання № 4/24 від 18 вересня 2009 р. Ви повинні були постачити нам 5 турбогенераторів (МФ-165). Просимо терміново відвантажити обладнання.

Наша адреса: вул. Грінченка,

м. Київ, Україна, 01045

Оплату гарантуємо.

З повагою

Президент фірми (підпис) О. П. Корнієнко