4.6. Использование языковых форм и характеристика писем

Почему мы используем выражение "составление письма", а не "написание письма", если речь идет о регламентированных, стандартных письмах? Стандарт, как мы уже говорили, обеспечивает высокую степень точности отражения регулярно повторяющихся ситуаций. При помощи языковых формул-заготовок, которые можно "составить", т.е. расположить в строго определенной последовательности, создается текст делового письма.

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину

По причине задержки оплаты...

В связи с неполучением счета-фактуры...

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...

Ввиду задержки получения груза...

Вследствие изменения цен на энергоносители...

Учитывая, что производственные показатели снизились на...

Учитывая социальную значимость объекта...

При ссылках

Ссылаясь на Ваше письмо от...

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...

Ссылаясь на Ваш запрос от...

Ссылаясь на устную договоренность...

В ответ на Ваше письмо (запрос)...

В соответствии с нашей договоренностью...

На основании нашего телефонного разговора...

На основании устной договоренности...

Согласно постановлению правительства...

Согласно Вашей просьбе...

Согласно протоколу о взаимных поставках...

Согласно спецификации...

Ссылаясь на переговоры...

Указание на цель

В целях скорейшего решения вопроса...

В целях выполнения распоряжения...

Для согласования спорных вопросов...

Для согласования вопросов участия...

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...

Для решения спорных вопросов...

В целях безопасности прохождения груза...

В ответ на Ваш запрос...

Во избежание конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам...

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации. Например, если вам нужно сослаться на какой-либо документ, лучше всего использовать выражения, начинающиеся со слов "В соответствии...", "Согласно...". Однако при ссылках на телефонный разговор, например, эти стандартные выражения неуместны.

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Обратите внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, в основном стоящими в родительном и дательном падежах.

Следует также помнить, что в деловой письменной речи предлог "по" в предложных сочетаниях с временным значением пишется раздельно с существительными, стоящими в предложном падеже: "по прибытии", "по окончании", "по возвращении".

По истечении срока действия договора...

По прибытии высоких гостей...

Приведенные выше стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией. Причем глагол не только обозначает действие, но и является действием, с помощью которого автор письма реализует свои цели и намерения. Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы и, следовательно, текста письма в целом. Это особое речевое действие, носящее официальный декларативный характер. Вот почему так важно отправить информацию в письменной форме (приглашение, например), даже если она передана в устной форме.

К таким речевым актам относятся:

(1) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;

(2) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;

(3) подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;

(4) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

(5) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

(6) напоминания: напоминаем;

(7) предложения: предлагаем.

Как видно, эти глаголы-действия употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что от 3-го лица речевые действия передаются описательно:

ОАО "Алмаз" просит...

СП "Эсконт " представляет...

От 1-го лица речевое действие высказывается непосредственно:

Прошу Вас ответить в...

Извещаем о прибытии груза...

Причем форма 1-го лица в деловых письмах выражает позицию юридического лица, т.е. организации.

Самым употребительным и многофункциональным является глагол "просить". Он включается в тексты деловых писем почти всех тематических групп: письма-просьбы, письма-предложения, письма-приглашения, письма-требования, запросы, напоминания и т.д. Это объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения — человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа:

Прошу оплатить услуги...

Прошу подтвердить возможность изготовления Вашим объединением расходомеров...

Прошу принять наше приглашение...

Просим немедленно погасить задолженность за 1995 год...

Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.

Побуждение к действию, выраженное другими речевыми Действиями, встречается в деловой переписке крайне редко.

Платеж должен быть произведен...

Вам надлежит отправить груз не позднее...

Глаголы-действия выполняют в тексте делового письма важную текстообразующую роль. Кроме действия эти глаголы выражают тональность сообщения. Они входят в качестве центральной лексемы в ключевую формулу письма и в значительной мере определяют его содержание.

Ключевые речевые формулы целесообразно поэтому рассмотреть в связи с характеристикой видов писем.

Письмо-просьба

Мы уже говорили о том, что глагол "просить" может использоваться в различных видах деловой корреспонденции для выражения просьбы, требования, приглашения и т.п. Например:

Просим Вас принять наше приглашение...

Вторично просим безотлагательно погасить задолженность...

В то же время сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например:

Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.

Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету: получение информации, высылка каталогов, прейскурантов, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и т.д.

Физическими лицами в форме просьбы пишутся заявления, неофициальные служебные записки.

Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб — однотипных актов, представляющих также многоаспектную структуру. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом:

Прошу... Просим...

Одновременно прошу... Также просим...

А также прошу... А также просим...

Части композиции соответствуют абзацному членению текста делового письма.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов). Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. При регулярном отправлении грузов сопроводительные письма выполняются в форме трафарета, например:

О посылке продукции

Куда___

На № _________ от _____________Кому________________

Вид доставки___

Высылаем запрошенные Вами________________________

(наименование товара)

В количестве _______________________________

Условия оплаты _____________________________

Расчетный счет №__________________________

Письма-подтверждения

Письма-подтверждения направляются для подтверждения |получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.

В отдельных случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идет речь.

В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола "подтверждать".

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой,

«предложением, пожеланием и т.д.