4.2. Речевой этикет в деловом письме

Самый общий принцип применения знаков этикета - это вежливость, доброжелательность.

В деловой переписке использование этикетных средств носит также регламентированный характер.

Этикет — важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего (говорящего).

Нам всем хорошо известно, что одну просьбу исполнять приятно, а другую — нет. Содержание высказываний может быть идентичным, а вот форма и тональность, о которой мы уже писали, — нет.

Иногда одну просьбу от другой отличает наличие всего одной фразы, которая многое меняет в восприятии текста, создавая дополнительный стимул для принятия положительного решения по обсуждаемому вопросу.

К сожалению, очень часто этой одной фразы в деловых письмах как раз и не хватает.

В цивилизованном обществе хорошо разработанный этикет предлагает большой выбор речевых формул, которые в любой ситуации помогают адресанту (отправителю) оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя в любой ситуации. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление.

К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия...

К сожалению, проблемы с неплатежами не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время...

С сожалением вынуждены сообщить о невозможности...

До сих пор мы скупимся на слова благодарности, которые , должны использоваться в ответах на предложение, запрос, приглашение, поздравление, соболезнование и т.п. Во всем мире благодарят за точность, за своевременный ответ.

Благодарим Вас за своевременный ответ.

Благодарим Вас за предложение...

Позвольте выразить признательность за участие в...

Выражение лучших чувств: радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности — не просто украшает текст, лишая его привычной сухости, но и создает определенную тональность восприятия, которая влияет на отношение адресата к сообщаемому.

Примите мое приглашение, и я надеюсь, что Вы найдете время для...

...С удовольствием приглашаю Вас принять участие в...

Имею честь пригласить Вас...

Мы были бы рады видеть Вас на...

Приглашение, сделанное при помощи этих и подобных им выражений, будет принято скорее, чем сухое "Приглашаем Вас на...".

Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение.

Заранее благодар им.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.

С удовольствием рассмотрим другие варианты.

С интересом ждем от Вас новых предложений.

Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время.

4.3. Составление основных видов писем

Унификация проявляется в правилах рубрикации, абзацного членения, расположения на листе (бланке) текстового материала, в использовании определенного шрифта.

1, 2, 3, 4, 5
6	7, 8
	9
10
11, 12, 13, 14
(3, 4, 5)

Бланк представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом обязательными элементами (реквизитами), расположенными в определенном порядке:

логотип или эмблема товарного знака юридического лица (1), полное или сокращенное наименование организации-отправителя (2), ее почтовый и телеграфный адрес (3), номер телефона, факса (4) и телекс (5).

Остальные реквизиты впечатываются машинописным способом: адресат (6), индекс документа (7), дата (8), ссылка на дату и индекс входящего документа (9), заголовок к тексту (10), текст (11), подпись (12), отметка о наличии приложения (13), отметка о направлении копий в другие адреса (14).

Сегодня в адрес включается номер электронной почты:

e-mail:center@surbis.ru, Internet: http://www.surbis.rn.

Порядок размещения реквизитов факсового отправления несколько иной.

Дата	8
Фирма-адресат	6
Лицо-адресат	6
От кого (отправитель)	2
Факс	5
Количество страниц
11
12

Совокупность реквизитов официального письма называют формуляром.

Наименование организации-адресанта (отправителя) в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом, если письмо адресовано зарубежным партнерам.

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование организации, структурной части организации, фирмы, должности, фамилии лица — в дательном падеже). Перед фамилией проставляется индекс вежливости: "Г-ну", "Г.".

При отсутствии данных о фамилии, имени и отчестве должностного лица, указывается только должность:

коммерческому директору

руководителю организации.

Такая адресация возможна при условии, что должность, 'названная в реквизите "адресат", в организации только одна.

Существует несколько вариантов адресования.

Если документ адресован организации или ее подразделению, то сначала указывается наименование организации (ее подразделения) в именительном падеже, затем — почтовый адрес: