Тема 4. Деловая переписка

План лекции:

4.1. Классификация писем

4.2. Речевой этикет в деловом письме

4.3. Составление основных видов писем

4.4. Устные и письменные формы деловой речи

4.5. Языковой стандарт делового письма

4.6. Использование языковых форм и характеристика писем

4.7. Стандарт и лексическая сочетаемость

4.8. Правила рубрикации

4.9. Употребление риторических фигур в рекламных письмах.

4.1. Классификация писем

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их все увеличивается: от расписки до развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные классификационные признаки.

По тематическому признаку проводится в достаточной мере условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов — от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

Правовой статус деловой корреспонденции объясняется тем обстоятельством, что деловое письмо — это всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы:

1) письма, требующие письма-ответа;

2) письма, не требующие письма-ответа.

Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация). Кроме этого обязательного ответа требуют просьбы, письма-обращения.

Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций (организаций).

По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления. При этом электронная почта и телефакс используются для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое значение — договоры, предложения (оферта), рекламации и т. п., — высылаются обычными почтовыми отправлениями.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

Было бы неверно полагать, что язык нерегламентированного письма не содержит элементов стандартизации. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов, носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано прежде всего с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.

Вот почему стандартному аспекту текстостроения в настоящем пособии уделяется такое большое внимание.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное — несколько.

Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

Таким образом, сложность предмета отражается во множестве подходов к его изучению и во множестве классификационных подходов.

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения.

Таковы письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: 1) письма, требующие письма-ответа; 2) письма, не требующие письма-ответа.

Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать письмо-вопрос и письмо-ответ, что, в свою очередь, позволяет выделить: письмо-просьбу; письмо-обращение, письмо-предложение (письмо-представление). Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. (Письма, не требующие после себя ответа: письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение.)

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

Если содержание делового письма разделить на аспекты, то можно говорить об одно- и многоаспектных письмах. Простое деловое письмо - письмо одноаспектное. Можно выделить, например, следующие аспекты, в содержании деловых писем:

1) факт напоминания - письмо-напоминание;

2) выражение гарантии - письмо гарантийное;

3) указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт - письмо-подтверждение;

4) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях -информационное письмо;

5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов -сопроводительное письмо;

6) предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.- письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т. е. быть многоаспектным (многоцелевым). Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют уже сложившиеся словесные конструкции со своими ключевыми словами, которые облегчают поиск документа и процесс его изучения.

По тематическому признаку проводится условное различие междуделовой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому признаку, различаются лишь терминологией и фразеологией. Такие классификации получили распространение в пособиях по деловой корреспонденции.

Следует отметить, что тематическая классификация официальных писем удобна при инвентаризации корреспонденции.

Для этих целей деловую переписку можно разделить на следующие виды: а) по технологии; б) по оборудованию и энергетике; в) по производству.

Отбор ключевых терминов для каждого типового письма позволяет облегчить механизацию труда работников канцелярий и архивов.

По структурным признакам деловую переписку можно разделить на регламентированную (стандартную) и нерегламентированную (нестандартную). Регламентированное письмо составляется по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.), всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Отказ от письма-стандарта указывает на то, что составитель делового письма придает ему особый характер. Исключительность, необычность отраженного производственного момента нередко требует соответствующего отражения в форме письма. Поэтому нестандартное деловое письмо занимает особое место. Каждый вид официального письма имеет свою языковую формулу. Языковая формула - это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. По языковым формулам прошу, высылаем, подтверждаем можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Образцы отдельных наиболее распространенных видов официальных писем приводятся в разделе "Отдельные виды писем".

Официальное письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется преддоговорное общение, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией. Письма сопровождают материальные ценности в пути.