Тема 7. Документация по договорно-правовым отношениям экономической деятельности

План лекции:

7.1. Структура договора и его основные условия

7.2. Порядок оформления текста договора: составления одного документа под названием договор

7.3. Заключение договора в соответствии с протоколом о намерениях, преддоговорная переписка, претензионная документация

7.1. Структура договора и его основные условия

Договор – это документ, который фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует их. Договоры относятся к организационной документации, так как лежат в основе организации совместной деятельности организаций, частных лиц или их взаимоотношений. Вместе с тем эти документы имеют значительные отличия от всех прочих организационных документов, которые определяются, прежде всего, сферой их применения. Поэтому договоры выделяют в отдельную группу, и к их составлению предъявляют совершенно особые требования. Можно сказать, что в данном случае требования к текстам документов, сформулированные в документоведении, в наибольшей степени смыкаются с правовыми требованиями.

При составлении договоров следует уделять особое внимание правовой грамотности текстов, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условия договорных отношений, тщательно проверять правильность оформления документов.

Статья 434 ГК РФ содержит определение формы заключения договора. Так, договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами, содержащими предложение заключить договор и согласия на это, т.е. направления оферты и акцепта.

Оферта – это достаточно определенное письменное предложение о заключении договора. Слова “достаточно определенное” означают, что оферта должна содержать основные существенные условия предлагаемой сделки, которые затем войдут в текст договора.

Если другая сторона принимает условия сделки, она отвечает письменным согласием, которое считается акцептом.

Согласно ГК РФ договор может быть заключен и путем составления одного документа подписанного сторонами. Это означает, что в качестве предложения направляется не оферта, а проект договора в двух экземплярах, который другая сторона рассматривает и, если у нее нет возражений, подписывает. Один экземпляр подписанного договора после этого возвращается стороне, направившей проект.

И в том, и в другом случае формулировки условий сделки должны соответствовать требованиям правовой грамотности.

7.2. Порядок оформления текста договора: составления одного документа под названием договор

Остановимся на некоторых общих подходах к составлению и толкованию положений коммерческих договоров и их оформлению.

1. При составлении договора важное место отводится его структурной упорядоченности.

В структуре договора четко выделены его составные части (разделы текста, реквизиты). Заголовочная часть содержит:

• название вида документа “Договор” и заголовок – название договора (например, Договор перевозки груза или Кредитный договор);

• дату, номер и место составления.

Четко сформулированных требований к регистрационному номеру нет, однако рекомендуется составлять его из двух частей. Первая – регистрационный номер, присвоенный договору в одной организации, вторая – индекс второй организации: 15 / 10.

Содержательная часть, то есть текст договора, состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемой сделки.

Преамбула содержит следующую информацию: наименования сторон (полные и сокращенные наименования фирм) кто представляет фирмы и на основании каких документов действуют представители.

Число разделов – статей текста договора может быть различным, и располагаться они могут в разном порядке. Однако независимо от вида сделки договор должен содержать следующие основные условия:

• предмет договора;

• условия и сроки выполнения действий в зависимости от предмета договора (поставки, изготовления, хранения, реализации и т.д.);

• условия и срок оплаты, особенности и порядок расчетов;

• порядок сдачи-приема выполненных работ;

• права сторон;

• ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение обязательств;

• гарантии, страхование, форсмажорные обстоятельства (непредвиденные обстоятельства, не зависящие от сторон договора);

• порядок разрешения споров;

• срок действия договора.

Эти положения могут быть дополнены другими в зависимости от условий договора и согласия сторон.

Оформляющая часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи (должность лица, уполномоченного подписать договор, его личной подписи и расшифровки подписи). В российской практике подписи должностных лиц обязательно заверяются печатями фирм.

Подписи могут располагаться на одном уровне или одна под другой.

2. О структурной упорядоченности договора можно говорить и тогда, когда он включает несколько документов. Составление основного договора с вынесением ряда вопросов в приложения достаточно распространено. В этом случае все документы обязательно должны рассматриваться как составные части договора. В договоре и в приложениях делается оговорка, что все приложенные документы – это неотъемлемая часть договора.

3. Решающим при определении правового характера положений договора является не его название, а само содержание. Так, при рассмотрении спорных вопросов в суде или арбитраже основываются только на тексте договора. Поэтому название должно точно соответствовать содержанию. Оно определяет вид договора, а значит, и предмет сделки: Договор купли-продажи, Договор аренды, Договор подряда, Договор о совместной деятельности, Договор комиссии и др. нормы о порядке заключения, о форме договоров некоторых видов (а значит, и унифицированные названия договоров) содержатся во второй части ГК РФ.

4. Если договор составлен по типовой форме, но в нем содержаться положения, сформулированные специально для данной ситуации, то в случае разночтений приоритет отдается этим положениям, а не типовым условиям. Это означает, что типовые формы договора следует применять осторожно, так как далеко не всегда они могут учесть конкретные аспекты сделки.

5. Для коммерческого договора важно соблюдение единообразия используемых в его тексте терминов. Для правильно составленного договора характерна намеренная стандартизация употребляемых слов и выражений. В противном случае они могут быть истолкованы неоднозначно, и это явится основанием для споров.

6. Как известно, при составлении служебных документов стараются избегать повторов. Это относится и к договору. Однако иногда повторы могут быть оправданы в силу логики документа. Например, при создании предприятия составляется учредительный договор, который является аналогом договора о совместной деятельности сторон по учреждению новой структуры. Если в одной из его статей говорится, что вопрос распределения прибыли решается, например, правлением, то это целесообразно еще раз упомянуть в статье, которая закрепляет компетенцию данног>Ц органа. Другими словами, при решении вопроса об обоснованности повторов в тексте договора следует исходить из конкретного случая.7. при составлении договора часто используют соответствующие стандартные выражения – формулы, которые помогают достичь однозначности толкования отдельных положений. Так, часто вместе с договором составляется еще ряд документов, затрагивающих одну и ту же проблему. Например, может возникнуть необходимость сопоставления основного текста договора с приложениями к нему, последующими изменениями и дополнениями и т.д. В этом случае следует обращать осбое внимание на четкость используемых формулировок. Иногда достичь точности можно, используя формулу “без ущерба для …” с последующим указанием пунктов договора, обязательств или прав сторон. Смысл данной формулы состоит в строгом ограничении толкования какого-либо условия или документа. Использование подобных формул бывает очень важно, особенно при подаче исковых заявлений и т.п.

8. Нередко в преамбуле, т.е. вступительной части договора излагают мотивы его заключения. Важно избегать тех формулировок, которые могут быть истолкованы как обязательства сторон. Необходимо также следить, чтобы положения преамбулы согласовывались с основным текстом документа. Поэтому специалисты рекомендуют не касаться в преамбуле вопросов прав и обязанностей партнеров, так как они должны найти отражение непосредственно в пунктах договора. В преамбулу обязательно включается информация, о которой говорилось выше. Кроме того, существует очень важный момент, связанный с лицензированием. Если деятельность хотя бы одного партнера должна лицензироваться, в преамбуле это должно быть зафиксировано с указанием номера лицензии, срока ее действия и органа, выдавшего лицензию.

В последние время российские предприятия все чаще вступают в международные экономические сделки, заключая контракты с зарубежными фирмами. Рассмотренные особенности составления коммерческого договора в полной мере имеют отношение и к международным контрактам. однако следует коротко остановиться и на специфике этих документов.

К внешнеэкономическим относятся контракты, заключаемые в хозяйственных целях предприятиями, находящимися в разных государствах.

Составление одного документа под названием “договор”

Данный способ является самым оптимальным вариантом в выборе конкретного способа заключения договора. именно в едином документе под заголовком “Договор”, “Контракт”, “Соглашение” стороны определяют все существенные условия и аспекты предстоящей коммерческой операции. Большим достоинством данного способа можно назвать и тот момент, что при его наличии спора о самом факте заключения договора практически не возникает. Таким способом могут заключаться любые хозяйственные договоры.