Фирма "Сети и системы " Отдел маркетинга

г. Москва, В-49, ГСП-1,

Ленинский проспект, дом 4.

Тел./факс: (095) 284-28-29

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности руководителя:

Г-ну Бобылеву В. П.,

генеральному директору

Ргп "Волгааэронавигация "

Главному конструктору

завода "Прогресс"

канд. техн. Наук

Аристову А. В.

Если письмо отправляется не на имя руководителя, а другому должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном:

АОЗТ "Атлант",

начальнику отдела сбыта

г-ну Щеглову A.M.

Если письмо адресуется частному лицу, сначала печатают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя:

443081, Самара,

просп. Карла Маркса, д.290, кв.58.

Г-же Колтуновой М.(арии) В.(икторовне)

На документах, направляемых в правительственные учреждения, почтовый адрес не указывается.

На бланке делового письма может указываться до четырех почтовых адресов. Каждый из них размещается на отдельной строке:

Генеральному директору ОАО

"Авиакомпания Самара"

Козлову А. Ф.

Директору по персоналу

Симененко B.C.

Председателю профкома

Голикову В.Н.

Если письмо нужно направить более чем в четыре адреса, исполнитель составляет список на рассылку, в котором должен быть оформлен список получателей.

Индекс, номер письма, его условное обозначение, обычно состоит из нескольких частей: (№ 02/28), где первые две части — индекс структурного подразделения — печатаются типографским способом, а порядковый номер исходящего письма: (исх. № 17) может быть вписан от руки.

Дата письма (реквизит 8) — это дата его подписания. Обозначается дата арабскими цифрами: 17.01.94. Если число или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Допускается и полное оформление даты: от 8 июня 1997 г. (сло-весно-цифровой способ).

Заголовок к тексту (реквизит 10) должен быть предельно кратким и емким, отражая содержание письма. Заголовок помещается слева, под угловым штампом организации и наименованием адресата. Он начинается предлогами "о", "об" и представляет собой словосочетание, формулирующее тему:

О спросе-предложении на поставку запасных частей.

О предложении издателъско-полиграфических услуг.

Об отмене заказа.

Заголовок пишется с прописной буквы без кавычек.

Текст (реквизит 11) представляет собой изложение сути вопроса, или предложения, включающее мотивацию (ссылки на договоренности, постановления, документы, обстоятельства), историю вопроса, речевое действие (просьба, предложение, заявление, выражение благодарности, приглашение и т.п.) и заключение.

Текст включает в обязательном порядке так называемую этикетную рамку: приветствие адресата и слова прощания с самоименованием и подписью.

Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Подпись (реквизит 12) располагается под текстом и сопровождается расшифровкой — самоименованием. Если подпись лица хорошо известна адресату, то допускается отсутствие расшифровки подписи лица. Но чаще всего реквизит "подпись" состоит из наименования должности, личной подписи (факсимиле) и ее расшифровки.

Если наименование должности состоит из нескольких строк, то в этом случае личная подпись и ее расшифровка размещаются на уровне последней строки.

И.о. начальника Главного

управления администрации

Самарской области (подпись) Прудникова В.А.

Если есть юридическая необходимость в двух подписях и более, то располагаются они под текстом письма в следующем порядке.

Подписи равноправных представителей размещаются на одном уровне.

Директор ТОО "Аякс" Директор ТОО "Лада"

(подпись) С.В. Блант (подпись) С.С. Васильев

В случае подписания документа лицами, находящимися в отношениях "начальник — подчиненный", порядок расположения подписей будет соответствовать иерархическим отношениям должностных лиц:

Председатель Ученого совета (подпись) П.Н. Сергеев

Секретарь Ученого совета (подпись) Л.Д. Сухов

Генеральный директор ОАО

«Международный аэропорт

Самара» (подпись) В.Ф. Чернавин

Председатель профсоюзного

комитета ОАО

«Международный аэропорт

Самара» (подпись) П.Н. Тихонова

При этом наименования должностей разделяются двумя — четырьмя интервалами.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в комиссии:

Председатель комиссии (подпись) О.А. Иванов

Члены комиссии: (подписи) расшифровки подписей

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность подписавшего письмо и его фамилия. \h

Если документ оформлен на бланке, содержащем наименование организации, то оно не повторяется в наименовании

должностного лица:

Генеральный директор (подпись) Л. Ю. Седов

Подпись является обязательным реквизитом письма. Официальное письмо без подписи юридической силы не имеет.

Факсимиле используется при рассылке письма в несколько адресов и при копировании текста письма. В этом случае на подлиннике ставится личная подпись, а на копиях — факсимиле.

Если к письму прилагаются какие-либо документы, то в левом нижнем углу бланка ниже последней строки подписи делают отметку: Приложение (реквизит 13). Затем следует перечисление прилагаемых документов с указанием их названия, количества экземпляров и листов. Например:

Приложение: 1. Протокол разногласий в 1 экз.

2. Заключение комиссии о ходе ремонтных работ на 4 л. в 2 экз.

В прилагаемых документах проставляются все обязательные реквизиты.

Отметка о направлении копий в другие адреса может проставляться после подписей письма, а может быть размещена перед текстом, под адресатом письма.

Копия: Комитет по защите прав потребителей

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается в самом низу бланка, после подписей и дополнительных сообщений, например:

Минина — 32-04-53

Исп. Уколов Е. А. т. (383-2) 28-92-75.

Состав и расположение реквизитов на бланке писем предусмотрены государственными нормативами — ГОСТ 6.38-90 усд.

Текст письма является основным реквизитом и в отличие от всех остальных реквизитов предполагает творческую работу составителя. В какой мере проявляется творческое начало, зависит от уровня стандартизации текста.

По текстообразующим признакам деловую переписку можно разделить на регламентированную (стандартную) и нерегламентированную (нестандартную).

Регламентированные письма рассматривают и решают вопросы типичных производственных или коммерческих ситуаций. К особенностям языка таких писем можно отнести высокий уровень стандартизации.