Документы, необходимые работодателю для заключения трудового договора

Для оформления трудовых отношений необходимо, чтобы работник представил определенные документы. В ст. 65 ТК РФ приведен перечень таких документов. При этом законодатель запретил требовать от лица, поступающего на работу, иные документы, не предусмотренные Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Какие документы работник обязан представить работодателю? Правомерен ли отказ работодателя в заключении договора при отсутствии какого-либо документа? В каких случаях работодатель может требовать иные документы при приеме на работу? На эти и некоторые другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.

Получение необходимых документов для заключения трудового договора является первым шагом к оформлению трудовых отношений. В том случае, если работник предоставит не все требуемые работодателем документы, он может получить отказ в приеме на работу. Но всегда ли работодатель имеет право требовать те или иные документы, например справку о составе семьи и др.?

Статьей 65 ТК РФ установлен перечень документов, которые работодатель может требовать при приеме на работу, а работник обязан представить:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Рассмотрим каждый из видов документов подробнее.

Документ, удостоверяющий личность

Паспорт гражданина РФ стоит первым в списке документов, предъявляемых при приеме на работу. И это не случайно. Паспорт является основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории РФ на основании Указа Президента РФ от 13.03.1997 N 232 "Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации".

Но при его отсутствии лицо, поступающее на работу, может предъявить иной удостоверяющий личность документ. За разъяснениями обратимся к п. 16 ст. 2 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", в соответствии с которым на территории России для граждан РФ такими документами являются:

- военный билет, временное удостоверение, выдаваемое взамен военного билета, или удостоверение личности (для лиц, которые проходят военную службу);

- временное удостоверение личности гражданина РФ, выдаваемое на период оформления паспорта (форма N 2П <1>);

- документ, удостоверяющий личность гражданина РФ, по которому гражданин РФ осуществляет въезд в Россию (для лиц, постоянно проживающих за пределами территории РФ). В соответствии со ст. 7 Федерального закона от 15.08.1996 N 114-ФЗ "О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию" это паспорт, дипломатический паспорт, служебный паспорт и паспорт моряка <2> (удостоверение личности моряка);

- справка установленной формы, выдаваемая гражданам РФ, находящимся в местах содержания под стражей, подозреваемым и обвиняемым.

--------------------------------

<1> Приложение 2 к Приказу ФМС России от 07.12.2009 N 339 "Об утверждении Административного регламента Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене и по исполнению государственной функции по учету паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации".

<2> Утрачивает силу с 01.01.2014 в связи с принятием Федерального закона от 30.12.2008 N 322-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О ратификации Конвенции, пересматривающей Конвенцию 1958 года об удостоверениях личности моряков (Конвенции N 185)".

Поэтому при приеме на работу взамен отсутствующего паспорта можно потребовать любой из вышеуказанных документов, а при получении работником паспорта оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении реквизитов документа, удостоверяющего личность работника.

В любом случае после оформления паспорта гражданина РФ работник должен представить его работодателю.

Трудовая книжка

На основании ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлены Постановлениями Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" и Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Требовать от работника принести новый бланк трудовой книжки неправомерно, так как указанными Постановлениями обязанность по обеспечению работника, трудоустраивающегося впервые, трудовой книжкой возложена на работодателя.

Так, п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек <3> установлена обязанность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Изготовление указанных бланков и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утвержденном Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н.

--------------------------------

<3> Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Соблюдение такого порядка предотвращает использование поддельных бланков трудовой книжки.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда новый работник, устраиваясь на работу, указал, что имеет опыт работы, но подтвердить его не может, так как потерял трудовую книжку. В таком случае лучше всего направить работника к предыдущему работодателю для оформления дубликата трудовой книжки, ведь в силу п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Однако в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Страховое свидетельство

государственного пенсионного страхования

Каждый работник, за которого в соответствии с действующим законодательством уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд, должен иметь указанное свидетельство. И если работник имеет хоть какой-то стаж работы, то у него должно быть такое свидетельство. При заключении трудового договора впервые страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем (ст. 65 ТК РФ).

Это положение подтверждается и ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ): лицо, впервые поступившее на работу по трудовому договору или заключившее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, получает указанное страховое свидетельство через работодателя.

Для оформления свидетельства обязательного пенсионного страхования работодателю необходимо заполнить ряд документов, формы которых разработаны и утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п. Этим же Постановлением утверждена и Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Пунктом 9 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н <4>, предусмотрено, что при заключении трудового договора работодатель представляет на это лицо анкету застрахованного лица (АДВ-1) в территориальный орган ПФР в течение двух недель с даты заключения договора для его регистрации. Территориальный орган Пенсионного фонда в течение трех недель со дня получения анкеты застрахованного лица открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство.

--------------------------------

<4> Ранее действовала Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 N 318, которая утратила силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 15.05.2010 N 346 "О признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации".

Если при приеме на работу выяснилось, что будущий работник потерял свидетельство пенсионного страхования, работодатель на основании п. 5 ст. 7 Закона N 27-ФЗ должен направить его в территориальный орган ПФР, так как лицо, не работающее по трудовому договору или не заключившее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, и не зарегистрированное в качестве страхователя, обязано в течение месяца со дня утраты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования обратиться с заявлением о его восстановлении в орган Пенсионного фонда Российской Федерации по месту жительства.

Документы воинского учета

Требование работодателя о представлении документов воинского учета правомерно только в том случае, если будущий работник является военнообязанным или подлежит призыву на военную службу. Если поступающий на работу не представляет военный билет, ссылаясь на то, что он освобожден от призыва или не подлежит ему, необходимо затребовать у него специальное удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Предъявление работником документов воинского учета необходимо для ведения воинского учета работодателем. Такой учет должен вестись в организации на основании п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".

Обратите внимание! Несообщение руководителем или другим ответственным за военно-учетную работу должностным лицом организации в военный комиссариат или иной орган, осуществляющий воинский учет, сведений о принятых на работу гражданах, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, влечет наложение административного штрафа в размере от 300 до 1000 руб. (ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ).

В соответствии с п. 14 Положения о воинском учете <5> воинскому учету в организациях подлежат:

а) граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе;

б) граждане, пребывающие в запасе:

- мужского пола, пребывающие в запасе;

- уволенные с военной службы с зачислением в запас Вооруженных Сил РФ;

- успешно завершившие обучение по программе подготовки офицеров запаса на военных кафедрах при государственных, муниципальных или имеющих государственную аккредитацию по соответствующим направлениям подготовки (специальностям) негосударственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и окончившие указанные образовательные учреждения;

- не прошедшие военную службу в связи с освобождением от призыва на военную службу;

- не прошедшие военную службу в связи с предоставлением отсрочек от призыва на военную службу или не призванные на военную службу по каким-либо другим причинам по достижении ими возраста 27 лет;

- уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на воинский учет в военных комиссариатах;

- прошедшие альтернативную гражданскую службу;

- женского пола, имеющие военно-учетные специальности согласно Приложению к Положению о воинском учете.

--------------------------------

<5> Утверждено Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.

Документ об образовании

Работник по требованию работодателя обязан представить документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если работник поступает на работу, требующую таких знаний или специальной подготовки. Например, принимая на работу врача, работодатель имеет право требовать представления диплома о высшем образовании, а также сертификата специалиста и лицензии на осуществление медицинской или фармацевтической деятельности (ст. 54 Основ законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан <6>). Трудоустраивая водителя, работодатель может требовать предъявления водительского удостоверения на право управления транспортным средством соответствующей категории, которое подтверждает его профессиональную подготовку.

--------------------------------

<6> Утверждены ВС РФ 22.07.1993 N 5487-1.

В то же время требование работодателя представить документ об образовании к работнику, принимаемому на работу, не требующую специальных знаний (например, сторож, уборщица, оператор ПК), будет незаконно.

Бывает, что работник приносит копию диплома об окончании вуза, мотивируя отсутствие оригинала утерей. Достаточно ли такой копии, если работник принимается на должность, требующую наличия высшего профобразования? Поскольку трудовым законодательством не предусмотрено представление копий документов об образовании при приеме на работу, отсутствие оригинала документа может расцениваться работодателем как отсутствие подтверждения наличия должного образования.

Конечно, при необходимости принять на работу такого сотрудника все же можно, но нужно предупредить работника о том, что надо представить дубликат диплома, и о возможном расторжении трудового договора по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ - представление подложных документов при заключении трудового договора, если впоследствии выяснится, что диплом поддельный.

Если работник не примет меры к получению дубликата диплома, трудовой договор с ним может быть прекращен по п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК РФ - нарушение установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (ст. 84 ТК РФ).

Требование работодателя о представлении иных документов

Статья 65 ТК РФ предусматривает, что в отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Например, принимая на работу несовершеннолетнего работника, работодатель вправе потребовать согласие одного из родителей на трудоустройство и справку о состоянии здоровья будущего работника (ст. ст. 63, 266 ТК РФ).

Работодателю может понадобиться справка (заключение) об отсутствии судимости, но правомерным ее требование будет лишь тогда, когда сотрудник устраивается на работу:

- с наркотическими средствами и психотропными веществами (Постановление Правительства РФ от 06.08.1998 N 892 <7>);

- педагогом (ст. 331 ТК РФ);

- в службы авиационной безопасности (ст. 52 ВК РФ);

- в ведомственную охрану (ст. 7 Федерального закона от 14.04.1999 N 77-ФЗ "О ведомственной охране").

--------------------------------

<7> В редакции от 30.10.2010.

А в соответствии со ст. 324 ТК РФ заключение трудового договора с лицами, прибывшими в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, допускается при наличии у них медицинского заключения об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в данных районах и местностях.

В случае же отсутствия таких правовых актов требование работодателя представить документы, не предусмотренные ст. 65 ТК РФ, является неправомерным. Так, нарушением будет, если работодатель потребует с женщины, принимаемой на работу, справку о наличии или отсутствии беременности и примет решение о возможности приема на работу лишь после представления такой справки. Это подтверждается и решениями судов, в которых сделаны аналогичные выводы (см., например, Постановление ФАС СЗО от 29.04.2010 N А26-4764/2009).

Довольно часто работодатели требуют представить при трудоустройстве ИНН. Отметим, что отказ в трудоустройстве по причине непредставления указанного документа неправомерен и работник его легко оспорит в суде. Но, учитывая необходимость данных сведений для сдачи бухгалтерией отчетности по форме 2-НДФЛ, рекомендуем работодателям разъяснять работникам, что данные сведения требуются для правильного оформления документов, связанных с их трудовой деятельностью.

Также к документам, которые работодатель не вправе требовать, а работник может представить лишь в случае своего добровольного волеизъявления, можно отнести:

- свидетельство о заключении (расторжении) брака;

- свидетельства о рождении детей;

- пенсионное удостоверение;

- справка об инвалидности и т.д.

Данные документы могут быть представлены в копиях и только по желанию работника.

Т.В.Шадрина

Эксперт журнала

"Оплата труда:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

Подписано в печать

21.12.2010

Название документа

Вопрос: Что делать, если при приеме на работу у сотрудника отсутствовал паспорт? Сотрудник был принят на работу, однако паспорт так и не представил. При этом отчетность в ПФР и налоговые органы представлялась.

("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2010, N 12)

Информация о публикации

Шестакова Е. Вопрос-ответ // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2010. N 12. С. 88.

Текст документа

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2010, N 12

Вопрос: Что делать, если при приеме на работу у сотрудника отсутствовал паспорт? Сотрудник был принят на работу, однако паспорт так и не представил. При этом отчетность в ПФР и налоговые органы представлялась.

Сергей Валерьевич Михеев, Московская область

Ответ: В соответствии со ст. 65 ТК РФ паспорт относится к обязательным документам, которые работник должен предъявить работодателю. В ст. 283 ТК РФ также указывается, что при приеме на работу по совместительству к другому работодателю работник обязан предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. В случае если работодатель понял, что в комплекте документов, предъявленных работником, отсутствует паспорт, он должен запросить недостающий документ у сотрудника. Если по каким-либо причинам паспорт у работника отсутствует, лицо, поступающее на работу, может предъявить иной удостоверяющий личность документ. Перечень таких документов установлен п. 16 ст. 2 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", в соответствии с которым для граждан РФ документами, заменяющими паспорт, являются:

- военный билет, временное удостоверение, выдаваемое взамен военного билета, или удостоверение личности (для лиц, которые проходят военную службу);

- временное удостоверение личности гражданина РФ, выдаваемое на период оформления паспорта;

- документ, удостоверяющий личность гражданина РФ, по которому гражданин РФ осуществляет въезд в Российскую Федерацию (для лиц, постоянно проживающих за пределами территории РФ);

- паспорт моряка (удостоверение личности моряка);

- справка установленной формы, выдаваемая гражданам РФ, находящимся в местах содержания под стражей, подозреваемым и обвиняемым.

Поэтому при приеме на работу взамен отсутствующего паспорта можно потребовать любой из вышеуказанных документов, а при получении работником паспорта оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении реквизитов документа, удостоверяющего личность работника.

Е.Шестакова

К. ю. н.,

руководитель группы налогообложения

УФПС г. Москвы -

Филиала ФГУП "Почта России"

Подписано в печать

26.11.2010

Название документа

Вопрос: Вправе ли организация принимать на работу граждан Российской Федерации, не имеющих регистрации по месту жительства либо пребывания в месте нахождения организации?

(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2010)

Информация о публикации

Подготовлен для системы КонсультантПлюс

Никифорова Ю.И. Вопрос-ответ // СПС КонсультантПлюс. 2010.

Текст документа

Подготовлен для системы КонсультантПлюс

Вопрос: Вправе ли организация принимать на работу граждан Российской Федерации, не имеющих регистрации по месту жительства либо пребывания в месте нахождения организации?

Ответ: Организация вправе принять на работу граждан Российской Федерации, не имеющих регистрации по месту жительства либо пребывания в месте нахождения организации.

Обоснование: В соответствии со ст. 3 Закона РФ от 25.06.1993 N 5242-1 "О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации" (далее - Закон) в целях обеспечения необходимых условий для реализации гражданином Российской Федерации его прав и свобод, а также исполнения им обязанностей перед другими гражданами, государством и обществом вводится регистрационный учет граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации. Граждане Российской Федерации обязаны регистрироваться по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации.

Согласно ч. 2 ст. 3 Закона регистрация или отсутствие таковой не могут служить основанием ограничения или условием реализации прав и свобод граждан, предусмотренных Конституцией Российской Федерации.

На основании ч. 1 ст. 27 Конституции РФ каждый, кто законно находится на территории Российской Федерации, имеет право свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства. Каждый гражданин Российской Федерации имеет право на труд (ч. 3 ст. 37 Конституции РФ).

В соответствии со ст. 3 Трудового кодекса РФ каждый имеет равные возможности для реализации своих трудовых прав и недопустимы какие-либо ограничения в правах граждан, не связанных с деловыми качествами работника. Запрещается, среди прочих, дискриминация по признаку места жительства, в том числе наличие или отсутствие регистрации по месту жительства или пребывания (ч. 2 ст. 64 ТК РФ). При заключении трудового договора гражданин предъявляет работодателю документы, перечень которых определен ст. 65 ТК РФ. В указанном перечне документ, подтверждающий регистрацию гражданина, не поименован. В то же время гражданину следует помнить о том, что, находясь на территории Российской Федерации без регистрации по месту жительства или месту пребывания, он нарушает п. 9 разд. II Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 N 713 "Об утверждении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и Перечня должностных лиц, ответственных за регистрацию" (далее - Правила). Подобное нарушение может повлечь для него ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 19.15 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее - Кодекс) в виде административного штрафа в размере от 1500 руб. до 2500 руб. Допущение лицом, ответственным за соблюдение правил регистрационного учета, проживания гражданина Российской Федерации без регистрации по месту пребывания или по месту жительства, а равно допущение гражданином проживания в занимаемом им или в принадлежащем ему на праве собственности жилом помещении лиц без регистрации по месту пребывания или по месту жительства влечет наложение административного штрафа в размере от 2000 руб. до 2500 руб. (ч. 2 ст. 19.15 Кодекса). Перечень должностных лиц, ответственных за регистрацию, утвержден Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 N 713. В данном Перечне юридические лица, принимающие на работу граждан без регистрации по месту жительства или по месту пребывания в месте нахождения юридических лиц, не поименованы.

Таким образом, юридические лица, осуществляя прием на работу граждан Российской Федерации без регистрации их по месту жительства или по месту пребывания в месте нахождения данных юридических лиц, законодательство Российской Федерации не нарушают.

Ю.И.Никифорова

ООО "М-СТАЙЛ"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

Подписано в печать

23.09.2010

Название документа

Статья: Изменение анкетных данных: как отразить документально

(Гущина И.)

("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 5)

Информация о публикации

Гущина И. Изменение анкетных данных: как отразить документально // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2010. N 5. С. 45 - 55.

Текст документа

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 5