2. З підзвітними особами

Підзвітним особам готівка видається на підставі розпорядження керівника. Список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби, затверджуються наказом керівника.

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відправляється працівник, строк і мета відрядження. Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного посвідчення.

Відрядженому працівнику видається посвідчення на відрядження.

Посвідчення на відрядження – це документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.

Суму авансу на відрядження, що видається в підзвіт, визначають на підставі попереднього розрахунку, який включає витрати на проїзд, проживання, харчування тощо.

Згідно Податкового кодексу України при визначені витрат на відрядження враховуються витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичних осіб (добові витрати), понесенні у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу (у 2011 році – 188,20 грн.), а для відряджень за кордон – не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу (у 2011 році – 705,75 грн.).

Після повернення з відрядження або використання коштів на господарські потреби підзвітна особа подає до бухгалтерії Звіт про використання коштів наданих на відрядження або підзвіт.

Згідно Податкового кодексу Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом державної податкової служби, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

завершує таке відрядження;

завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

На підставі звітів про використання коштів наданих на відрядження або підзвіт господарські операції відображаються на рахунках бухгалтерського обліку. Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами», за дебетом відображається видача авансу в підзвіт, а за кредитом списання підзвітних сум або повернення їх.

Видача готівки з каси у підзвіт здійснюється на підставі видаткового касового ордеру і відображається по кредиту рахунку 30 «Каса»:

Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

Кт 30 «Каса».

Після складання авансового звіту визначається різниця між сумою отриманого авансу і фактичними витратами. Якщо різниця позитивна, то ця сума невикористаного авансу, яка повинна бути внесена до каси підприємства на підставі прибуткового касового ордеру:

Дт 30 «Каса»

Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Утримання з заробітної плати працівника, що знаходить відображення у розрахунковій відомості:

Дт 66 «Розрахунки за виплатами працівникам»

Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Якщо різниця від’ємна – то працівник витратив частину власних грошових коштів, тобто здійснив перевитрату авансової суми, яка повинна бути відшкодована працівникові без його заяви з каси підприємства:

Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

Кт 30 «Каса».

До обліку приймаються авансові звіти, які перевірені арифметично, за змістом і затвердженні керівником підприємства. Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу. При перебуванні у відрядженні директора підприємства або іншого працівника адміністративного апарату витрати по відрядженню списуються в дебет відповідного витратного рахунку по кредиту рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами»:

Дт 23, 91, 92, 93

Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Якщо за рахунок підзвітних сум були придбані товарно-матеріальні цінності, то вони оприбутковуються на склад на підставі товарного чеку одержаного за місцем їх придбання і відображаються наступним записом:

Дт 22 «МШП»

Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Підчистки, помарки, необумовлені виправлення, перекручення дат у посвідченні на відрядження та звіті про використання коштів на відрядження або під звіт не допускаються.