1) Документный фонд в системе библиотеки/ информационной службы.

Впервые документный фонд как подсистему библиотеки рас­смотрел Ю. Н. Столяров в монографии «Библиотека: структурно-функциональный подход». По аналогии можно рассматривать документный фонд в системе других информационных органи­заций.

С системной точки зрения, информационная организация включает в себя пять обязательных подсистем, тесно взаимосвя­занных между собой и потому взаимовлияющих на состояние друг друга и определяющих функционирование информационной ор­ганизации в целом. Помимо документного фонда, подсистемами информационной организации являются:

• пользователи — потребители, носители профильных ин­формационных потребностей, которые они облекают в форму запросов на информацию, содержащуюся в до­кументном фонде. Ради удовлетворения их информаци­онных потребностей и создаются информационные орга­низации;

• персонал — сотрудники информационной организации, которые осуществляют информационную деятельность, в том числе формируют документный фонд, производят и предоставляют пользователям информационные продукты и услуги;

• материально-техническая база информационной органи­зации — это производственная среда и средства информа­ционной деятельности: здания/помещения, их техническое оснащение, коммуникации, программное обеспечение, оборудование, мебель и т. п., а также финансовые средст­ва, необходимые для поддержания функционирования информационной организации;

• справочно-поисковый аппарат (СПА), который представлен в виде каталогов, картотек, баз данных и иных поисковых систем, обеспечивающих удобный поиск документов и информации в документном фонде.

Как видим, документный фонд выступает здесь как самостоя­тельная и равноправная подсистема информационной органи­зации, которая зависит от состояния и функционирования дру­гих подсистем и в свою очередь сама влияет на них. Его основное назначение в этой системе — быть информационным ресурсом для производства информационных продуктов и услуг с целью удовлетворения запросов пользователей.

2) Документный фонд в системе документных коммуникаций.

Другой макросистемой, в которую включены документные фонды, является система документных коммуникаций.

Система документных коммуникаций — это обширная и раз­ветвленная система учреждений, обеспечивающая циркуляцию документов в обществе, т. е. их создание, распространение, ку­муляцию и хранение. Впервые система документных коммуни­каций описана О. П. Коршуновым.

В структуре системы документных коммуникаций выделяют­ся три взаимосвязанные подсистемы:

1. Подсистема источников появления документов (генерирую­щая подсистема). В нее входят издательства и издающие органи­зации, редакции, типографии, научные коллективы и лица, ведущие НИР и ОКР, студии и фирмы, тиражирующие аудио­визуальные документы, копировально-множительные структуры, сфера управления как крупнейший источник новых документов, а также частные лица, создающие рукописи, дневники, письма и пр.

1. Подсистема распространения документов, в которую входят организации, призванные доводить документы до потребителей. В эту группу входят магазины и торговые фирмы, осуществляю­щие продажу тиражированных документов — печатных, аудио­визуальных, электронных и т. д., в том числе интернет- магазины, книготорговые структуры издательств, библиотечные коллекто­ры, ярмарки, биржи, агентство «Роспечать», службы ведомст­венной рассылки, а также почта и Интернет.

2. Подсистема хранителей документов (кумулирующая под­система). К этой подсистеме отнесены информационные орга­низации, задача которых состоит в том, чтобы сосредоточивать документы в своих фондах, хранить и предоставлять по запросу: библиотеки, архивы, музеи, информационные агентства и служ­бы информации различных организаций, а также частные лица, накапливающие домашние собрания документов для удовлетво­рения личных информационных потребностей.

Все компоненты системы документных коммуникаций обла­дают документными фондами, которые обслуживают технологию создания и потребления документов.

Традиционно к документным фондам было принято относить только собрания документов в учреждениях-хранилищах. Но и в учреждениях первых двух подсистем также образуются доку­ментные собрания, по своим признакам соответствующие поня­тию «документный фонд». Например, ассортимент магазинов, торгующих документами различных видов, целенаправленно формируется, документы здесь непременно упорядочивается в соответствии с задачами владельцев и готовы к использованию при поступлении профильного запроса. Аналогично можно рас­сматривать и совокупность издательской продукции, собранную на складах издательств.

Однако эти документные собрания обладают особенностями, не свойственными библиотечным, архивным и другим фондам. Их отличает:

• высокая динамичность фонда, постоянная сменяемость документов;

• отсутствие постоянного ядра фонда;

• неполное и негарантированное удовлетворение информа­ционных запросов потребителей;

• безвозвратное использование документов из фонда (продажа).

Вместе с тем, именно эти документные фонды являются на­дежными источниками непрерывного пополнения стабильных действующих фондов различных информационных служб.

К сожалению, взаимосвязи между документными организа­циями этих трех подсистем пока слабо организованы. В настоя­щее время в системе документных коммуникаций нет единого управляющего субъекта. Однако, как и любая другая система, система документных коммуникаций объективно стремится к системной интеграции и целостности, поскольку ни одна из ее подсистем не может существовать без двух других. Задача библиотечно-информационных специалистов — целенаправленно развивать и организационно укреплять системное единство сис­темы документных коммуникаций через установление партнер­ских отношений с другими учреждениями, входящими в нее.

Поскольку назначение, функции, принципы и технология формирования всех документных фондов сходны, имеется воз­можность создавать общую нормативно-производственную до­кументацию, например, противопожарные правила, строитель­ные нормы и правила (СНиПы), проекты зданий или отдельных помещений, оборудование и программные средства.

Одним из примеров организационного взаимодействия между подсистемами системы документных коммуникаций является сис­тема «Books inprint» (Книги в наличии и печати). По сути, это сводный издательский каталог книг, которые издательства России предлага­ют документному рынку, адресованный книготорговым организа­циям, библиотекам и другим информационным организациям. Библиографические записи, которые создаются для базы данных, могут быть использованы как основа для записей в электронных каталогах библиотек и информационных служб. Таким образом, проект объединяет широкий круг организаций, представляющих все три подсистемы системы документных коммуникаций — «генера­торов», «распространителей» и «хранителей» документов.

Итак, основная задача системы документных коммуника­ций — организовать целенаправленные документные потоки между создателями документов и потребителями. Документные фонды в этой системе выполняют функцию технологических накопителей документов для более или менее длительного их хранения в целях обеспечения удобного дальнейшего доведения до потребителя.