Тема 3. Библиотечный фонд в свете системного подхода.

Системный подход сегодня является общепризнанной мето­дологией познания различных объектов и явлений действитель­ности, а также инструментом для управленческого анализа и принятия решений. Обыденное восприятие объекта дает лишь описательное знание о нем. Системный подход позволяет выяв­лять его внутренние закономерности и потому выводит на более глубокое аналитическое знание об объекте. В связи с этим, рас­сматривая документный фонд как объект изучения и как объект управления, следует подходить к нему с позиций системного видения его сущности и функционирования.

Системный подход означает рассмотрение документного фон­да как системы, т. е. взаимосвязанной совокупности компонен­тов. В системе каждый компонент необходим и тесно связан с другими компонентами. Выпадение или изменение одного ком­понента неизбежно повлечет за собой изменение или разрушение всей системы.

Поэтому, принимая решение изменить какую-либо часть до­кументного фонда, библиотечный и информационный специалист должен четко представлять, что все другие компоненты системы «документный фонд» так или иначе тоже испытают это воздейст­вие и изменятся. Важно предвидеть, как откликнется на управлен­ческое воздействие каждый элемент документного фонда и/или другой компонент библиотеки или информационной службы в целом.

В познании системы системный подход предполагает выпол­нение следующих процедур:

• рассмотрение документного фонда как целого, т. е. с точки зрения состава его элементов, а также как части окружаю­щей его среды;

• выявление системообразующих связей, которые и создают системное единство документного фонда, его целостность;

• анализ структуры документного фонда, т. е. его построения, упорядоченности, организации, как по вертикали (с точки зрения соподчиненности, иерархии частей), так и по горизонтали (с точки зрения координации компонентов);

• анализ системы управления документным фондом, т. е. вы­явление субъектов, реализующих и корректирующих внут­ренние и внешние взаимосвязи между уровнями документ­ного фонда;

• рассмотрение генезиса документного фонда — его эволю­ции, начиная с его зарождения и до современного состоя­ния. Это поможет понять механизмы и движущие силы его развития, выявить факторы, определившие те или иные явления в фонде, предвидеть его будущие проблемы.

Системный подход имеет две формы:

• моносистемный подход, который направлен на рассмотре­ние документного фонда как отдельной, автономной сис­темы и ее анализ с точки зрения ее внутренних законов и механизмов. Зная основные свойства и закономерности системы в целом, можно определить правильность функ­ционирования и развития всех ее частей (подсистем), рас­сматривать документный фонд одновременно во всем ком­плексе проблем;

• полисистемный подход, предусматривающий рассмотрение документного фонда как подсистемы, т. е. как части более широкой системы (макросистемы). Полисистемный под­ход объясняет свойства и закономерности развития доку­ментного фонда как типические проявления свойств тех макросистем, в которые он входит. Так, например, доку­ментные фонды однотипных библиотек или информаци­онных служб, функционирующих в разных регионах, мо­гут отличаться по составу и характеру использования, поскольку каждая региональная социальная система на­кладывает свой отпечаток на их развитие и функциони­рование.

С точки зрения полисистемного подхода, все изменения, происходящие в данном документном фонде, неизбежно, так или иначе, отзовутся на других компонентах макросистемы. Например, закрытие в небольшом городе технических библио­тек приведет к тому, что возрастет поток информационных запросов научно-технического характера в муниципальных биб­лиотеках. С другой стороны, изменения других компонентов макросистемы также окажут влияние на документный фонд: например, существенный рост цен на документы на рынке при­ведет к тому, что в рамках выделенного бюджета можно будет приобрести меньшее количество новых документов. Поэтому влияние на документный фонд других подсистем макросистемы называют также «факторами внешней среды».

Итак, системный подход — это особый способ мышления, взгляд на действительность как на совокупность взаимодейст­вующих систем различной сложности. Он утверждает, что все объекты состоят из компонентов, которые взаимно влияют друг на друга. Все возникающие в системе проблемы — это результат неправильных взаимодействий между ее компонентами или влияние компонентов более широкой системы. Благодаря изу­чению всех взаимосвязей системы «документный фонд», стано­вится возможным принятие обоснованных управленческих и технологических решений по ее регулированию и развитию.

Документный фонд как моносистема

Поскольку системный подход требует изучения объекта в раз­витии, системный анализ документного фонда начинается с рас­смотрения его возникновения и становления.

Первоэлементом документного фонда, т. е. его элементарным неделимым компонентом, является документ.

Для первоначального формирования документный фонд чер­пает материал из других документных подсистем:

• из существующих рядом документных систем. В обществе созданы специальные документные системы, предназна­ченные для распространения документов, — издательства и книготорговые организации, обменные фонды и пр. Кро­ме того, возможен обмен документами между различными документными фондами или дарение документов из лич­ных собраний и т. п.;

• из предшествующих систем. Такая ситуация возникает, если фонд формируется на основе передачи в него не от­дельных документов, а целых законченных собраний до­кументов. Например, во многих университетах сохраня­ется традиция передавать в университетскую библиотеку личные библиотеки и архивы профессоров после их кон­чины. Кроме того, при закрытии библиотек или иных ин­формационных учреждений их документные фонды пере­даются в другие, действующие библиотеки или информа­ционные службы;

• из несистемных документных образований, т. е. из неупоря­доченных совокупностей документов. Музейные работни­ки иногда находят антикварные предметы на свалках. В трудные 1990-е гг. библиотеки открывали на своей базе пункты приема от населения макулатуры, отыскивая ино­гда среди печатных изданий, сданных в утиль, ценные до­кументы для пополнения своих фондов.

Выбор источников получения документов для первоначаль­ного собирания фонда зависит, прежде всего, от профиля созда­ваемого фонда.

Документы, которые принадлежали разным системам, пока еще разрознены. Полученная в результате совокупность доку­ментов еще не является фондом, поскольку между документами пока не установились взаимосвязи, превращающие их в целост­ную систему.

В каждой системе устанавливаются три вида взаимосвязей, которые и обеспечивают единство и устойчивость системы. Ха­рактерны они и для документного фонда.

Связи взаимодополнения являются необходимым минимумом, достаточным для возникновения системного единства фонда. Суть их состоит в том, что каждый документ, входящий в фонд, привносит какую-то новую информацию по профилю фонда и тем самым дополняет другие. В этом случае простая совокупность документов переходит на новый качественный уровень полноты представления знания, накопленного человечеством.

Связи взаимодействия (структурные связи) — это взаимосвязи между подфондами. Они образуют относительно жесткую конструкцию фонда, которая отражает соотношение или соподчиненность между группами документов, которая называется струк­турой документного фонда.

Связи противодействия обеспечивают развитие фонда в соот­ветствии с диалектическим законом единства и борьбы проти­воположностей. Все документы и подфонды неизбежно вступа­ют в противоречие друг с другом. Например, новый документ, содержащий новую, более современную информацию отрицает уже имеющийся, ставит вопрос о необходимости хранения уста­ревшего, что приводит к его списанию, а в результате происходит обновление документного фонда. Появление электронных вер­сий журналов заставляет задуматься о необходимости подписки на периодику в ее традиционном виде.

Итак, для превращения документов в документный фонд не­обходимо установление разнообразных системных связей, обес­печивающих единство и развитие нового документного собрания. Каждый из видов взаимосвязей решает свою задачу. Так, связи взаимодополнения обеспечивают фонду способность полно удов­летворять поступающие информационные запросы по его про­филю. Структурные взаимосвязи, упорядочивая документы в фонде и обеспечивая взаимодействие между подфондами, спо­собствуют повышению оперативности удовлетворения запросов. Связи противодействия обеспечивают развитие документного фонда, вынуждают его обновляться, гибко реагировать на изме­нившиеся условия и соответствовать актуальным требованиям потребителей.

Как известно, движущей силой развития всегда служат про­тиворечия, преодоление и разрешение которых и выводит сис­тему на новый качественный уровень. Для документных фондов наиболее значимыми являются следующие противоречия:

противоречие между сохранностью и использованием доку­ментов из фонда. Поскольку при частом использовании документы быстро изнашиваются, ветшают, фонд посте­пенно перестает качественно удовлетворять информаци­онные запросы и потому теряет свою востребованность. Для сохранения документов на длительное время требует­ся ужесточение режимов использования: ограничение дос­тупа для большинства пользователей, сокращение сроков выдачи или времени экспозиции документов и др. Однако снижение доступности документов противоречит целево­му назначению документных фондов, ориентированных в первую очередь на удовлетворение информационных потребностей. Для преодоления этого противоречия вне­дряются различные технологии реставрации, консервации и копирования документов. Создание электронных копий документов обеспечивает удаленный доступ к документ­ным собраниям широких кругов потребителей.

• противоречие между потребностью в обновлении документ­ного фонда и ресурсными ограничениями в его развитии. Для качественного удовлетворения запросов потребителей ин­формации требуются все новые документы, доступ к сете­вым ресурсам. Однако финансовых ресурсов всегда не хва­тает; ограниченные площади помещений сдерживают рост фондов; существует дефицит высококвалифицированных сотрудников и т. д. Преодоление данного противоречия требует усилий от руководителей и специалистов библио­тек и информационных служб по привлечению инвестиций для формирования качественных информационных ресур­сов, по поиску более компактных форм документов, взаи­моиспользованию информационных ресурсов с другими держателями документных фондов, а также обучения и мотивирования сотрудников на постоянное профессио­нальное развитие, рационализации использования труда высококвалифицированных библиотечных/информаци­онных специалистов, освобождение их от рутинной, меха­нической работы и др.

• противоречие между рассеянием документов в пространст­ве и необходимостью их сосредоточения в документном фонде. Для того чтобы выявить необходимые документы по профилю, нужно найти информацию о том, где они были созданы, кто их распространяет, какие документы по профилю существуют в мире. Но такая информация тоже рассеяна и труднодоступна по разным причинам — язы­ковым, технологическим и др. Преодоление данного про­тиворечия ориентирует специалистов на постоянное сле­жение за состоянием рынка информационных ресурсов, выявление поставщиков документов, создание полноцен­ной системы источников информации о вновь появляю­щихся документах и т. п.

• противоречие между динамикой информационных потребностей и относительной консервативностью документного фонда, за­паздыванием в его обновлении. Информационные потреб­ности всегда будут развиваться в опережающем режиме по отношению к информационным ресурсам. Документы и до­кументные ресурсы создаются в ответ на возникшую потреб­ность в той или иной информации. Поэтому данное проти­воречие полностью преодолеть невозможно. Но задача про­фессионалов в области библиотечно-информационной деятельности — сократить время между появлением нового документа и его включением в состав информационных ре­сурсов, поскольку выявление вновь вышедших документов, их обработка и организация доступа к ним требуют временных и трудовых затрат. Средствами для разрешения этого проти­воречия являются внедрение сетевых технологий, рациональ­ная организация труда специалистов и корпоративные усилия по созданию распределенных информационных ресурсов.

Таким образом, в процессе осуществления своей деятельности библиотечный/информационный специалист вынужден посто­янно разрешать эти противоречия. Чем выше уровень их осозна­ния профессиональным сообществом, тем более целенаправлен­но и эффективно осуществляется деятельность по формированию документного фонда и информационных ресурсов общества в целом.

В связи с этим становится актуальным формирование систе­мы управления документным фондом. В каждой информационной организации должен быть субъект — отдельное должностное лицо или подразделение (отдел), в задачи которого входило бы развитие всей системы «документный фонд», обеспечение его высокого качества, формирование эффективной структуры, кор­ректировка его связей с внешней средой. В музеях и архивах эти функции выполняет главный хранитель фонда. В библиотеках, к сожалению, пока нет такого субъекта: управленческие функции рассредоточены между разными сотрудниками, которые не все­гда успешно взаимодействуют друг с другом.

Итак, моносистемный подход к документному фонду помо­гает понять, как из разрозненных документов появляется каче­ственно новое целое — документный фонд, объясняет глубинные механизмы его развития, выявляет сущность возникающих про­блем в процессе его функционирования. Благодаря анализу внут­ренних взаимосвязей и закономерностей развития документно­го фонда управляющий субъект обретает возможность принимать обоснованные управленческие решения и оказывать целенаправ­ленное влияние на все процессы, происходящие в документном фонде.

Полисистемный подход к документному фонду

В отличие от моносистемного подхода, полисистемный под­ход рассматривает документный фонд как часть многосистем­ного мира, как элемент более крупных систем. С точки зрения полисистемного подхода, все объекты действительности явля­ются подсистемами каких-либо макросистем разного порядка, которые в свою очередь входят в качестве составной части в еще более крупные системы, образуя сложную иерархию. Функции, которые выполняет документный фонд как компонент различных макросистем, определяют его состав, структуру и развитие. По­лисистемный взгляд на документный фонд дает многомерное его понимание, представление его в разных системах координат в зависимости от того, с точки зрения какой из макросистем он рас­сматривается, а также позволяет видеть и анализировать не толь­ко его внутренние, но и внешние взаимосвязи. Иными словами, часть — документный фонд — познается, опираясь на знание общего, через закономерности, характерные для более широкой системы, в которую он входит.

Документный фонд можно рассматривать как необходимую составную часть, по крайней мере, четырех макросистем:

1. системы информационной организации, к которой он от­носится;

1. системы документных коммуникаций;

2. системы социальных коммуникаций;

3. мирового информационного пространства.