Тема 3.3 Системы управления базами данных

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 14 Сортировка записей. Организация запроса в Базе данных

Цель Освоение технологии поиска данных в базе и основных приемов по созданию фильтра. Формирование у учащихся знаний по созданию различных видов запросов

Оборудование Компьютеры, совместимые с IBM PC

Теоретическая часть

Средствами Microsoft Access можно организовать поиск нужной записи в базе данных. Для организации поиска необходимо выполнить следующие действия:

• установить курсор в поле, по которому будет происходить поиск;

• войди в пункт меню Правка и выберите команду Найти...или на панели инструментов щелкнуть по значку

В открывшемся окне (рис.14.1) имеются текстовое поле Образец поиска. Сюда нужно ввести то, что необходимо найти. Можно использовать символы «*» и «?». Сим­вол «*» заменяет любую последовательность любых символов, а символ «?» заменяет только один символ в символьной строке, и раскрывающийся список Совпадение. В нем возможно выбрать одну из трех позиций: 1) с любой частью поля; 2) поля целиком; 3) с начала поля.

В раскрывающимся списке Просмотр можно делать просмотр всех полей,

Рисунок 14.1 - Окно поиска записи Рисунок14.2 - Окно «Фильтр»

организовать поиск данных вверху или вниз. Для начала поиска нужно нажать кнопку Найти далее. Если нужная запись будет найдена, то она выделится в таблице. Для окончания по­иска необходимо нажать кнопку Закрыть.

Фильтр — это набор условий, предназначенных для отбора за­писей и их сортировки.

Для создания и применения фильтра необходимо выполнить следующие действия:

• открыть нужную таблицу;

• войти в пункт меню Записи и выбрать команду Фильтр Расширенный фильтр. Эта команда существует для того, чтобы задать условие выбора в окне Фильтр (можно воспользоваться кнопкой на Пане­ли инструментов).

На экране откроется диалоговое окно Фильтр (рис. 14.2). В верхней части окна Фильтр выводится список полей табли­цы. В нижней части окна выводится бланк, в который вводятся условия отбора. Бланк состоит из нескольких строк.

Поле — здесь указывается имя поля, для которого задается условие отбора

Сортировка — здесь необходимо выбрать порядок сортиров­ки (по возрастанию, убыванию или не сортировать)

Условие отбора — здесь вводится Образец совпадения. В выра­жениях для условий отбора допускается использование операто­ров шаблона:

• звездочка (*) — заменяет любую группу любых символов;

• знак вопроса (?) — заменяет любой один символ;

• знак номера (#) — заменяет любую одну цифру. Созданный фильтр нужно применить к записям формы. Для этого необходимо выбрать в меню Записи команду Применить фильтр или нажать соответствующую кнопку на Панели инструментов.

Запросы - объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Запрос — удобное средство доступа к данным. Для одной и той же таблицы можно создать множество запросов, каждый из кото­рых может извлекать лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима. В результате запроса из общей исходной базы формируется ре­зультирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующей запросу. Существует несколько видов запросов: запрос на выборку, запрос с параметром, итоговые запросы.

Отчеты - объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для печати данных. Отчеты позволяют получить результаты работы на принтере, т. е. в результате работы создается печатная форма отчета, которая может быть распечатана на принтере.

Задание 1 Произвести сортировку записей

Технология выполнения задания

Откройте базу данных созданную в предыдущей работе.

Записи в таблице можно отсортировать. Для этого:

• выделите тот столбец, по которому будет проводиться сортировка (в режиме формы выделите поле)

• выберите в меню Записи-Сортировка команду Сортировка по возрастанию или по убыванию в подменю.Можно нажать одну из кнопок на панели инструментов «По возрастанию» или «По убыванию».

• для того чтобы вернуться в режим формы нужно выполнить команду Вид-Режим Формы

Вариант 1

Представьте форму в режиме Таблицы. Поменяйте местами столбцы «Фамилия» и «Имя». Переключитесь в режим формы и посмотрите, остались ли поля на старых местах. Отсортируйте запись в таблице таким образом, чтобы фамилии располагались по алфавиту. Переключитесь в режим формы и проверьте, сохраняется ли расположение записей.

Вариант 2

Представьте форму в режиме Таблицы. Поменяйте местами столбцы «Телефон рабочий» и «Адрес1». Переключитесь в режим формы и посмотрите, остались ли поля на старых местах. Отсортируйте записи таким образом, чтобы номера располагались по убыванию. Переключитесь в режим формы и проверьте, сохраняется ли расположение записей.

Вариант 3

Представьте форму в режиме Таблицы. Поменяйте местами столбцы «Фамилия» и «Отчество». Переключитесь в режим формы и посмотрите, остались ли поля на старых местах. Отсортируйте запись в таблице таким образом, чтобы отчества располагались по алфавиту. Переключитесь в режим формы и проверьте, сохраняется ли расположение записей.

Вариант 4

Представьте форму в режиме Таблицы. Поменяйте местами столбцы «Телефон рабочий» и «Должность». Переключитесь в режим формы и посмотрите, остались ли поля на старых местах. Отсортируйте записи таким образом, чтобы имена располагались по алфавиту. Переключитесь в режим формы и проверьте, сохраняется ли расположение записей.

Вариант 5

Представьте форму в режиме Таблицы. Поменяйте местами столбцы «Телефон рабочий» и «Дисциплина». Переключитесь в режим формы и посмотрите, остались ли поля на старых местах. Отсортируйте записи таким образом, чтобы номера располагались по убыванию. Переключитесь в режим формы и проверьте, сохраняется ли расположение записей.

Вариант 6

Представьте форму в режиме Таблицы. Поменяйте местами столбцы «Фамилия» и «Отчество». Переключитесь в режим формы и посмотрите, остались ли поля на старых местах.Отсортируйте запись в таблице таким образом, чтобы имена располагались по алфавиту. Переключитесь в режим формы и проверьте, сохраняется ли расположение записей.

Вариант 7

Представьте форму в режиме Таблицы. Поменяйте местами столбцы «Имя» и «Адрес1». Переключитесь в режим формы и посмотрите, остались ли поля на старых местах. Отсортируйте записи таким образом, чтобы имена располагались по алфавиту. Переключитесь в режим формы и проверьте, сохраняется ли расположение записей.

Вариант 8

Представьте форму в режиме Таблицы. Поменяйте местами столбцы «Должность» и «Имя». Переключитесь в режим формы и посмотрите, остались ли поля на старых местах. Отсортируйте записи таким образом, чтобы номера располагались по возрастанию. Переключитесь в режим формы и проверьте, сохраняется ли расположение записей.

Вариант 9

Представьте форму в режиме Таблицы. Поменяйте местами столбцы «Телефон рабочий» и «Фамилия». Переключитесь в режим формы и посмотрите, остались ли поля на старых местах. Отсортируйте записи таким образом, чтобы номера располагались по убыванию. Переключитесь в режим формы и проверьте, сохраняется ли расположение записей.

Задание 2 Произвести поиск

Технология выполнения задания

Средствами Microsoft Access можно организовать поиск быстро и эффективно.

1. Установите курсор в поле Имя.

2. Выполните команду Найти... меню Правка или воспользуйтесь кнопкой панели инструментов . Если открывшееся окно диалога «Поиск в поле: Имя» загораживает форму, обязательно «отодвиньте» его, чтобы прочитать данные формы

3. В качестве образца поиска введите имя, которое хотите найти. Выберите имя, которое повторяется в ваших записях. Нажмите кнопку Найти.

В вашей форме, расположенной «над» окном Поиска, на первом плане будет размещена запись с соответствующим именем. Читайте, тот ли это адресат. Если не тот, то нажмите кнопку Найти далее, и программа найдет еще одного адресата с таким же именем (если он есть). Таким образом, можно просмотреть всех адресатов с выбранным именем и найти нужного.

4. Если вы нашли своего адресата, окно диалога «Поиск» можно закрыть.

Поиск осуществляется только среди данных поля Имя (того поля, в который предварительно установлен курсор). Происходит это за счет того, что переключатель Область поиска установлен в положение Только в текущем поле.

Кроме того, вы имеете возможность выбрать различные варианты совпадения с образцом.

В раскрывающемся списке Совпадение можно выбрать одну из трех возможностей:

1). С любой мастью поля – совпадения с образцом ищутся в любой части содержимого поля. Например, для образца «Ира» будут найдены «Кира» и « Ираида ».

2). Поля целиком – будут обнаружены поля, содержимое которых полностью совпадает с образцом.

3). С начала поля – ищутся совпадения с образцом с начала содержимого поля. Например, для образца «Ира» будет найдена «Ираида», но не «Кира».

Также существует возможность определить направление поиска: Вверх – от текущей записи к первой; Вниз – от текущей записи к последней.

Если вы хотите организовать поиск с учетом регистра символов, то установите соответствующий флажок. В этом случае, при введенном образце «Ира» не будут обнаружены «ира» или «ИРА».

Вариант 1

Найдите адресата, зная только его фамилию.

Вариант 2

Определите, кто вам звонил, если на вашем телефонном определителе номера остался номер телефона звонившего.

Вариант 3

Найдите адресата, зная только первые три цифры его номера телефона.

Вариант 4

Найдите адресата, если вы помните только то, что он живет в каком-то переулке.

Вариант 5

Найдите адресата, если вы помните только номер его квартиры.

Вариант 6

Найдите адресата по первым трем буквам его фамилии.

Вариант 7

Найдите адресата, если вы помните только то, что ваш номер квартиры входит либо в адрес, либо в номер телефона адресата.

Вариант 8

Найдите адресата, зная только его отчество.

Вариант 9

Найдите адресата, если вы помните только номер его дома

Задание

1. На основе таблицы создайте простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и их должность.

2. Данные запроса отсортируйте по должностям.

3. Сохраните запрос.

Технология выполнения

Для создания простого запроса:

• в окне базы данных откройте вкладку Запросы;

• в открывшемся окне щелкните по кнопке «Создать»;

• из появившихся пунктов окна «Новый запрос» выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;

• в появившемся окне в строке Таблицы/запросы выберите вашу таблицу (если других таблиц или запросов не было создано, она будет одна в откры­вающемся списке);

• в окне «Доступные поля» переведите выделение на параметр Фамилия;

• щелкните по кнопке Слово Фамилия перейдет в окно «Выбранные поля»;

• аналогично в окно «Выбранные поля» переведите поля «Имя», «Отчест­во», «Должность» (порядок важен — в таком порядке данные и будут выво­диться);

• щелкните по кнопке «Далее»;

• в строке параметра задайте имя запроса: введите новое имя Должности препо­давателей;

• щелкните по кнопке «Готово». На экране появится таблица с результатами за­ проса.

2. Для сортировки данных:

• щелкните в любой строке поля «Должность»;

• отсортируйте данные по убыванию. Для этого щелкните по кнопке на пане­ли инструментов или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию.

3. Для сохранения запроса:

• щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Сохранить;

• закройте окно запроса.

Задание

• На основе таблицы создайте отчет с группированием данных по должностям

Технология выполнения

Для создания отчета:

• откройте вкладку Отчеты и щелкните по кнопке «Создать»;

• в открывшемся окне выберите пункт Мастер отчетов;

• щелкните по значку раскрывающегося списка в нижней части окна;

• выберите из появившегося списка вашу таблицу;

• щелкните по кнопке <ОК>. В появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. Вы должны выбрать все поля из таблицы, поэтому щелкните по кнопке ;

• щелкните по кнопке «Далее»;

• в появившемся окне присутствует перечень полей. Переведите выделение на по­ле «Должность»;

• щелкните по кнопке: . Таким образом, вы задаете группировку данных по должности;

• щелкните по кнопке «Далее»;

• параметры появившегося окна оставим без изменений, поэтому щелкните по кнопке «Далее»;

• в появившемся окне выберите стиль оформления отчета;

• щелкните по кнопке «Далее»;

• в появившемся окне введите название отчета Преподаватели;

• щелкните по кнопке «Готово». На экране появится сформированный отчет;

• просмотрите, а затем закройте отчет.

Контрольные вопросы

1. Какую команду необходимо выполнить, чтобы найти нужную за­пись в таблице?

2. Что такое фильтр?

3. Как называются таблицы, на базе которых основывается запрос?

4. Как называется категория запросов, предназначенная для выбора данных из таблиц?

5. Для чего нужны отчеты?