Тема 4.3 Электронные таблицы.

Понятия и определения ячейки, адреса, блока

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 10 Создание, заполнение, оформление и редактирование электронной таблицы

Цель Научиться создавать, заполнять, оформлять и редактировать электронную таблицу Оборудование Компьютеры, совместимые с IBM PC.

Теоретическая часть

Microsoft Excel является мощным программным средством для работы с таблицами данных, позволяющим эффективно осуще­ствлять вычисления, упорядочивать, анализировать и графически представлять различные виды данных. Загрузка программы электронные таблицы (Microsoft Excel) производится из главного меню, нажимая левой клавишей мыши последовательно «Пуск». «Программы». «Microsoft Excel». На экране в верхней части появляется меню, а остальное место экрана занято электронной таблицей.

Рабочее поле электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Максимальное количество строк равно 16384, столбцов — 256. Каждое пересечение строки и столбца образует ячейку, в которую можно вводить данные (текст, число или формулы). Номер строки определяет ряд в электронной таблице. Он обо­значен на левой границе Рабочего поля. Буква столбца определяет колонку в электронной таблице. Буквы находятся на верхней границе Рабочего поля. Колонки нумеруются в следующем порядке: A...Z, затем AA...AZ, затем BA...BZ и т.д. Ячейка — первичный элемент таблицы, содержащий данные. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки. Например, адрес ВЗ определяет ячейку на пересечении столбца В и строки номер 3. Указатель ячейки — светящийся прямоугольник, определяю­щий текущую ячейку. Указатель можно перемещать по таблице как при помощи клавиатуры, так и при помощи мыши. Текущая ячейка помечена указателем (черной рамкой). Ввод данных и некоторые другие действия по умолчанию относятся к текущей ячейке.

Основные приемы заполнения таблиц.

В Excel существуют следующие типы данных, вводимых в ячейки таблицы: текст, число, дата, время и формула. Текст — это набор любых символов. Если текст начинается с числа, то начать ввод необходимо с кавычки '. Числа в ячейку можно вводить со знаками «+», «-» или без них. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excel изображает его в экспоненциальной форме либо появляются символы «# ###» (при этом число сохранено в ячейке и его можно увидеть в строке формул).

В виде формул может быть записано арифметическое выраже­ние — последовательность чисел, ссылок на ячейки, объединен­ных знаками арифметических операций и функциями. Формула должна начинаться со знака «=», например: =C5*3-F6.

После фиксации формулы в ячейке отображается результат вы­числений по данной формуле (сама формула отображается в стро­ке формул). При использовании мыши для изменения размеров ячейки ука­затель необходимо навести на разделительную линию между на­званиями столбцов или номерами строк. Указатель примет вид двой­ной стрелки. Затем необходимо нажать левую кнопку мыши и растянуть (сжать) строку или столбец либо дважды щелкнуть в этом месте левой кнопкой мыши для автоматической установки ширины стол­бца или высоты строки.

Редактирование данных может осуществляться в процессе вво­да в ячейку и после завершения ввода.

Если во время ввода данных в ячейку допущена ошибка, то она может быть исправлена стиранием неверных символов и на­бором их заново. Чтобы отредактировать данные после завершения ввода, необ­ходимо переместить указатель к нужной ячейке и нажать клавишу [F2] или щелкнуть мышью в строке формул. Если надо очистить данные в ячейке, то достаточно выделить ее или блок ячеек и нажать клавишу [Delete]. Чтобы выбрать формат чисел, поменять шрифт, выровнять текст в ячейках, оформить границы таблицы – выберите команду меню Формат-Ячейки, откройте необходимую вкладку и выберите необходимые параметры.

Задание Создать электронную таблицу

Технология выполнения задания

1. Запустите Excel: для этого дважды щелкните левой кнопкой мыши на пиктограмме MS Excel в группе пиктограмм MS Office. Откроется окно Excel. Изучите все составляющие окна и познакомьтесь с кнопками панелей инструментов.

2. В ячейке А1 напечатайте Персональный бюджет за год

3 . Дважды нажмите клавишу Вниз ( ) на клавиатуре. Напечатайте Ежемесячные поступления и дважды нажмите клавишу Вниз.

4. Напечатайте Недвижимость и нажмите клавишу Вниз. Напечатайте Коммунальные услуги, и нажмите клавишу Вниз. Напечатайте Налоги и нажмите клавишу Вниз. Напечатайте Питание и нажмите клавишу Вниз.

5. Введите несколько значений с использованием строки формул. Для этого щелкните на нужной ячейке (А9) мышью, чтобы сделать ее текущей, установите указатель мыши в Строку формул, введите Проезд на автобусе и нажмите кнопку в строке формул.

6. Установите курсор в следующей ячейке (А10) и в Строке формул напечатайте Обед с друзьями. В ячейке (А11) напечатайте Прочее и дважды нажмите клавишу Вниз. Напечатайте ИТОГО и дважды нажмите клавишу Вниз. Напечатайте Баланс и нажмите Enter.

7. Составьте бюджет по месяцам. Убедитесь, как Excel упрощает ввод серии однотипных блоков данных. Для этого укажите на ячейку В2. Напечатайте Январь и нажмите Enter. Укажите на ячейку С2. Напечатайте Февраль и нажмите Enter.

8. Укажите на маленький квадратик в правом нижнем углу ячейки В2 (курсор должен превратиться в маленькое перекрестие, называемое маркером заполнения). Нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши. Двигайте мышь вправо, пока возникающая рамка не охватит ячейки В2 – G2. Отпустите левую кнопку мыши. Выделенные ячейки должны быть заполнены названием месяцев.

9. Введите в различные ячейки таблицы некоторые числовые значения. Для этого укажите на ячейку В5. Щелкните левой кнопкой мыши. Напечатайте 75 000 и нажмите клавишу Вниз. Далее, аналогично, введите суммы: 15 000, 10 000, 35 000, 25 000, 10 000, 15 000.

10. Щелкните левой кнопкой мыши в ячейке B12. Щелкните на кнопке Автосумма на панели инструментов. Проверьте, чтоб в предложенной, формуле было написано: = СУММ (В5:В11). Нажмите Enter. В ячейке В12 появиться результат суммирования поступлений за январь.

11. Щелкните по ячейке В12. Укажите на маленький квадратик в правом нижнем углу ячейки В12 (курсор преобразуется в). Нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши. Двигайте мышь вправо, пока возникающая рамка не охватит ячейки В12 – G12. Отпустите левую кнопку мыши. Так Вы скопировали формулу в эти ячейки. В них должны появиться нули.

12. Выровняем текст, введенный в ячейки. Для этого укажите на ячейку А5, нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши. Двигайте мышь вниз и выделите ячейки A5 –A11. Отпустите левую кнопку мыши.

13. В меню Формат выберите команду Ячейки. Щелкните мышью на вкладке с надписью Выравнивание. В группе опций по горизонтали выберите по правому краю, в группе опций по вертикали выберите по центру, в группе отображение – переносить по словам- «ОК».

14. Выровняем данные с помощью панели инструментов. Выделите ячейки В2 – G2. Щелкните по кнопке Выравнивание по центру на панели инструментов Форматирование.

15. Выделите ячейки А1 – G1. Щелкните по кнопке Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование. После этого текст в первой строке будет отцентрирован.

16. Выделите объединенные ячейки А1 – G1. В меню Формат выберите команду Ячейки. Используя возможности вкладки Шрифт, отформатируйте текст в выделенных ячейках, присвоив ему шрифт Arial Вlack, размер шрифта – 18 кегель, контур.

17. Создадим рамку. Для этого выделите группу ячеек с А5 по G14. Щелкните по кнопке Границы на панели инструментов Форматирование. Снимите выделение.

18. Внесите следующие изменения. Вставьте строки. Для этого щелкните по обозначению ряда 3, т.е. по цифре 3 в столбике номеров рядов в левом краю окна таблицы. В меню Вставка выберите команду Строки. Щелкните по ячейке A3. Напечатайте ДОХОДЫ.

19. Щелкните по обозначению ряда 6. В меню Вставка выберите команду Строки. Щелкните по ячейке А6. Напечатайте РАСХОДЫ.

20. Используя кнопку Объединить и поместить в центр на панели инструментов Форматирование, отцентрируйте текст в ячейках по ширине А6 – G6 и по ширине A3 – G3.

21. Для того чтобы выйти из Excel, щелкните по кнопке Системного меню, расположенной в левом верхнем краю строки заголовка. Когда появится Системное меню, щелкните по опции Закрыть. Появятся аналоговое окно с запросом программы о сохранении документа. Выберите Да и присвойте cвое имя документу с расширением xls.

22. Покажите работу преподавателю и после этого удалите документ.

Дополнительное задание

Создайте электронную таблицу по условиям задачи:

Фирма, торгующая мороженым в городе N, ведет учет выручки (в тыс. р.) по четырем округам города в летние месяцы найти:

• сумму выручки по городу за каждый месяц;

• сумму выручки по каждому округу за все лето;

• общую сумму выручки;

Размер выручки по всем округам и название округов возьмите произвольно.

Контрольные вопросы

1. Что такое книга, лист, строка, столбец, ячейка? Как изменить ширину столбца или строки?

2. Каким образом определяется адрес ячейки и где он отображается при вводе данных?

3. Какие команды, меню и кнопки панели инструментов используются при форматировании таблиц Excel?

4. Как вставить строку или столбец в таблицу Excel?