Тема 3.3 Система управления базами данных

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 13 Создание формы и заполнение базы данных

Цель научиться создавать заполнять и редактировать БД

Оборудование Компьютеры, совместимые с IBM PC

Теоретическая часть

MS Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователя виде. MS Access дает возможность автоматизировать часто выполняемые операции. Система MS Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающих конструкторы таблиц, форм, запросов, отчетов. Мастер (Wizard) – специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Программа мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект. Таблицы - это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу. Формы - объект Microsoft Access, предназначенный, в основном, для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц. Поле - это элемент таблицы, который содержит данные определенного рода, например, фамилию сотрудника. В режиме таблицы для представления поля используется столбец или ячейка, в этом случае имя поля является заголовком столбца таблицы. Запись - полный набор данных об определенном объекте. В режиме таблицы запись изображается как строка. Первичный ключ - одно или несколько полей, совокупность значений которых однозначно определяет любую запись таблицы.

Задание1 Создать базу данных

Технология выполнения задания

1. Прежде, чем приступить к разработке базы данных, создайте на жестком диске каталог, в котором Вы впоследствии сохраните файл базы данных. Присвойте каталогу имя BAZA+ваша фамилия. Запустите Microsoft Access .

Нажмите кнопку Создать базу данных панели инструментов или выберите в меню

Файл команду Создать – (окно создание файла) – новая база данных. Будет открыто окно диалога в котором следует выбрать Ваш каталог (Baza+фамилия) и ввести имя Базы данных (ваша группа+ваше имя), нажать кнопку Создать. Имя базы данных может содержать до восьми символов без пробелов.

2. Создание таблицы с помощью Мастера.

1. В открывшемся окне нажмите кнопку Таблицы (скорее всего вкладка Таблица в настоящий момент активна), а затем кнопку Создать.

2. В окне диалога «Новая таблица» нажмите кнопку Мастер таблиц – ОК.

3. В окне диалога «Создание таблиц»поставьте точку в радиокнопке Личные, выберите Образец таблиц - Адреса

4. Далее нужно определить перечень полей, которые вы хотите включить в таблицу. Для этого поочередно выделяйте мышью имя поля в списке образцов полей и нажмите кнопку >, чтобы образец поля попал в список полей новой таблицы. Выберите следующие по­ля: Код Адреса, Фамилия, Имя, Адрес, Рабочий телефон.

Нажмите кнопку Далее. До тех пор, пока активна кнопка Далее пользуйтесь ею, кнопку Готово применяйте только в последнем случае.

5. В следующем окне диалога введите имя таблицы и разрешите Microsoft Access самостоя­тельно определить ключ (MS Access автоматически определяет ключ)

6. В последнем окне диалога согласитесь на Непосредственный ввод данных в таблицу.

7. Нажмите кнопку Готово.

В строке заголовков таблицы можно найти ее название. Все имена полей представлены в ви­де заголовков столбцов таблицы.

Задание 2 Заполнить базу данных на 4 человека

Технология выполнения задания

В нашем варианте ключевым является поле КодАдреса. В таблице видно, что это поле – счетчик, т.е. нумерует записи в порядке ввода. Заполнять поле КодАдреса не нужно, счетчик сра­батывает автоматически, как только заполнена хоть одна ячейка строки таблицы. Заполните только поля, содержащие имена и фамилии. Создайте таким образом четыре записи. Оставьте незаполненными поля РабочийТелефон и Адрес.

Любая таблица МS Ассеss может представлена в двух режимах:

1) Режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования;

2) Режиме конструктора, предназначенном для создания и изменения таблицы.

Для того, чтобы изменить маску ввода для телефона, следует переключиться в режим конструктора таблицы. Это можно сделать, выбрав Конструктор меню Вид при помощи кнопки панели инструментов .

Окно конструктора содержит таблицу, в первом столбце которой перечислены поля, а во втором типы данных (форматы).

Выделите поле РабочийТелефон (достаточно установить текстовый курсор в соответствующую ячейку таблицы). В нижней части окна изменится перечень свойств поля.

Установите текстовый курсор напротив команды Маска ввода и преобразуйте исходный шаблон в новый, позволяющий вводить номера телефонов для звонка по межгороду, причем разделительные тире будут вставляться автоматически: (0-000)00-00000.

Перейдите из режима конструктора в режим Таблицы. Сделать это можно, выбрав команду Таблица меню Вид или кнопку панели инструментов . На вопрос о сохранении таблицы, отвечайте Да.

Далее заполнение столбца РабочийТелефон заключается в воде в каждую ячейку набора цифр. Обращайте внимание на то, чтобы перед началом ввода текстовый курсор находился в самом начале ячейки. В данном случае перемещаться между ячейками удобнее при помощи кнопок управления курсором.

Задание 3 Произвести редактирование полей таблицы

Технология выполнения задания

Находясь в режиме конструктора таблиц, можно: изменять тип данных; имена полей, добавлять в таблицу новые поля; удалять имеющиеся поля.

Переименовать поле можно в режиме конструктора.

• Переключитесь в режим конструктора.

• Измените название Адрес на Адрес1, пользуясь средствами, освоенными в процессе изучения текстового редактора.

• Вернитесь в режим Таблицы.

• Заполните поле Адрес1.

Изменить ширину столбца таблицы можно: если подвести указатель мыши к правой границе столбца в строке заголовков и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместить границу столбца; если подвести указатель мыши к правой границе столбца в строке заголовков и дважды щелкнуть мышью. В этом случае ширина столбца подгонится под самую длинную запись столбца (учитывая заголовок); если, выделив столбец или несколько столбцов, в меню Формат выбрать команду Ширина столбца... и в раскрывшемся окне диалога нажать кнопку По ширине данных; если, выделив столбец или несколько столбцов выбрать команду Ширина столбца... при помощи контекстного меню, вызываемого правой клавишей мыши. Измените ширину поля Адрес1 так, чтобы адрес полностью помещался в ячейке. Закройте и сохраните таблицу.

Задание 4 Создать и заполнить форму

Технология выполнения задания

В некоторых случаях удобнее вводить данные не в таблицу, а в форму, в которой каждую запись можно представить в отдельном окне.

1. Для создания формы щелкните по ярлычку Формы и нажмите кнопку Создать.

2. В окне диалога (Новая форма) выберите таблицу, раскрыв предлагаемый список, а затем,

нажмите кнопку Мастер форм – ОК.

3. В окне диалога (Создание форм) выберите для формы все, имеющиеся в таблице поля. Для этого достаточно нажать кнопку >> (кнопка > добавляет только выделенные поля). Нажмите кнопку Далее.

4. Выберите В один столбец. Нажмите Далее.

5. Определитесь с дизайном (выбор стиля). Нажмите кнопку Далее.

6. Введите название формы или согласитесь с предложенным АДРЕСА. Нажмите кнопку Готово.

Каждая запись в форме (то, что являлось отдельной строкой таблицы) теперь представляет из себя как бы отдельную карточку. Вводить данные удобнее именно в таком режиме. В строке состояния (в нижней части окна формы) отражено общее число записей и номер записи, которую вы сейчас видите. Перемешаться между записями можно при помощи кнопок, расположенными в строке состояния.

7. Перейдите к самой последней записи и нажмите кнопку «Вперёд на одну запись». Откроется первая пустая карточка.

8. Установите курсор в поле ФАМИЛИЯ и введите фамилию нового адресата в списке (данные для заполнения в таблице 13.1). Заполните таким образом всю карточку. Перемещаться между полями можно при помощи клавиши (Tab), или клавиш управления курсором. Заполнив запись перейти к новой записи (карточке) можно нажав клавишу (Enter).

Таблица 13.1 Данные для заполнения формы

Жуков	Андрей	п.Менчереп, ул.Ильича д.5кв.6	654-562
Кошкин	Алексей	г. Белово, ул.Пугачева д.4кв.67	526-356
Рыжов	Петр	п.Инской,ул.Пугачева д.4кв.23	526-859
Кошкин	Евгений	г.Ленинск-Кузнецк, ул.Парковая д.3кв.2
Буров	Александр	П. Новый Каракан, ул.Сибирская д.13кв.2
Киселев	Владимир	г.Белово, ул.Мичурина д.8кв.8	456-456
Беленькая	Наталья	п.Инской, пер.Цветочный д.23кв.3	654-789
Петров	Егор	п. Инской, ул.Ленина д.7кв.9	651-231

9. Проверить, отобразились ли записи в исходной таблице.

Форму можно представлять в режиме таблицы. Для этого выполните команду Режим Таблицы меню Вид.

10. В режиме таблицы добавьте три столбца «Отчество» и «Должность», «Дисциплина» для этого:

• щелкните правой клавишей мыши по столбцу перед которым будете добавлять столбец;

• в контекстном меню выберите команду добавить столбец;

• подпишите название столбцов и внесите предложенные данные (таблица 13.2)

отчество	должность	дисциплина	отчество	должность	дисциплина
Петрович	Преподаватель	Информатика	Николаевич	Профессор	Информатика
Самсонович	Доцент	Экономика	Владимирович	Ассистент	Информатика
Андреевич	Преподаватель	Математика	Павлович	Доцент	Математика
Ивановна	Преподаватель	Экономика	Иванович	Преподаватель	Математика
Николаевич	Доцент	Экономика	Сидоровна	Ассистент	Информатика
Павлович	Ассистент	Математика	Михайлович	Профессор	Экономика

10. В таблице существует возможность переставлять столбцы. Сделать это можно, «схватив» столбец за заголовок мышью, перенести его на новое место. Поменяйте местами столбец с номерам телефонов столбец с адресами.

Дополнительное задание

1. Самостоятельно измените высоту строки (по аналогии с такой же возможностью в электронных таблицах).

2. Самостоятельно переименуйте поле КодАдреса в поле №.

3. Измените ширину столбца № в соответствии с размером нового заголовка.

4. Самостоятельно переименуйте поле Адрес1 в поле Домадрес.

Контрольные вопросы

1. Предназначение программы Microsoft Ассеss.

2. Для чего предназначен мастер таблиц?

3. Для каких целей используются формы?

4. Как можно ввести изменения в форму?