Тема 3.2 Электронные таблицы

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 12 Создание базы данных, редактирование данных в Excel

Цель Научиться создавать, редактировать Базы данных в электронной таблице

Оборудование Компьютеры совместимые с IBM PC

Теоретическая часть

Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel (рис. 12.1) и используют соответствующую терминологию:

• строка списка - запись базы данных;

• столбец списка - поле базы данных.

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют об­ласть имен полей, которая занимает только одну строку.

Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен по­лей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных. Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вы­зова которых сгруппированы в меню Данные. Перед вы­полнением операций обработки курсор необходимо установить внутри таблицы. Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные - Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.

Фильтрация данных в списке — это выбор данных по заданному критерию (условию). Осу­ществляется эта операция с помощью команды Данные - Фильтр. Имеются две разновид­ности этой команды, задаваемые параметрами: Автофильтр и Расширенный фильтр. Команда Данные – Фильтр -Автофильтр для каждого столбца строит список значений, ко­торый используется для задания условий фильтрации. В каждом столбце появля­ется кнопка списка, нажав которую можно ознакомиться со списком возможных критериев выбора. Команда Данные – Фильтр - Расширенный фильтр обеспечивает использование двух ти­пов критериев для фильтрации записей списка: критерий сравнения; вычисляемый критерий.

Рисунок 12.1 - Структурные элементы списка (базы данных Excel)

Задание 1 Создать таблицу, содержащую список сотрудников фирмы. Для этого нам необходимы следующие сведения: Ф.И.О – адрес – телефон; оформленные таким образом:

1. В ячейке А1 создать заголовок: «Список сотрудников фирмы». Далее озаглавить три столбца под данные.

2. В ячейке А2 ввести текст Ф.И.О. и далее в столбе, начиная с ячейки A3 занести список фамилий (не менее 10 человек).

3. Для ввода адресов во второй столбец, в ячейку В2 ввести текст Адрес. Начиная с ячейки ВЗ. используем копирование по шаблону:

- набрать в ячейке ВЗ шаблон: ул. д. кв., нажать Enter

- установить курсор на нижний правый угол ячейки так, чтобы он изменился с белого курсора на черный крестик;

- растянуть, не отпуская мышь, диапазон на нужные ячейки и отпустить;

- теперь можно только внести названия улиц, номер дома и квартиры в режиме редактирования. Для реализации режима редактирования необходимо нажать клавишу F2.

4. Вставить перед первым столбцом и добавить один столбец для порядкового номера списка. Для этого необходимо курсор ячейки установить на ячейку А1. затем в меню левой клавишей мыши выбрать Вставка; Столбец. Появляется новый столбец. Для его быстрого заполнения можно воспользоваться копированием по шаблону:

а) набрать в двух ячейках цифры 1 и 2 .

б) выделить их

- или клавишами Shift и стрелками управления курсором;

- или мышкой.

в) подвести мышку к нижнему правому углу диапазона, чтобы курсор изменил свой вид на черный крестик и растянуть до нужной границы.

5. Для ввода номеров телефонов в ячейке D2 набираем текст Телефон и далее с ячейки D3 вводим соответствующие номера телефонов (если они есть) сотрудников. Отформатировать по центру. Для этого следует пометить столбец, и с помощью левой клавиши мыши выбрать в меню Формат –Ячейка – Выравнивание – вид выравнивания.

6. Посмотреть, как будет выглядеть таблица, при печати. Для этого в меню Файл установить Предварительный просмотр.

7. Отключить печать сетки. Для этого в меню Сервис, «щелкнуть» левой клавише мыши

Параметры – Вид и снять значок в параметрах окна сетки.

8. Обвести каждый столбец рамкой и отделить рамкой заголовки столбцов. Для этого необходимо пометить ячейки, «щелкнуть» левой клавише мыши в меню Формат – Ячейка – Граница и выбрать тип границы, «щелкнуть» левой клавише мыши ОК.

9. Сохранить таблицу в своем подкаталоге. Для этого в меню Файл «щелкнуть» левой клавише мыши Сохранить как, выбрать свою папку, набрать имя файла и «щелкнуть» левой клавише мыши ОК.

Задание 2 Для принятия правильного решения вам может оказаться полезной вспомогательная информация о сотрудниках: возраст, стаж работы на фирме, величина контракта и т.д.

Дополнить таблицу данными. Оформленные произвести таким образом:

1. Таблица, должна содержать следующие столбцы:

• № п/п;

• фамилия: имя: отчество:

• дата рождения:

• возраст (вычисляется);

• адрес;

• телефон:

• дата поступления на работу;

• стаж (вычисляется);

• сумма контракта.

2. Необходимо заполнить недостающую информацию. Для этого: Вставить перед столбцом «Адрес» и добавить: два столбца для Даты рождения и Возраста. Для этого необходимо курсор ячейки установить на ячейку С1, затем в меню левой клавишей мыши выбрать «Вставка», «Столбец». Появляется новый столбец. Повторить еще раз .

3. Возраст вычисляется по формуле, поэтому необходимо «щелкнуть» левой клавише мыши по знаку =. Этот знак появляется в широком поле под меню и появляется мигающий курсор. Затем набирается функция:

=СЕГОДНЯ() - <ячейка с датой рождения>. Дата, рождения должна быть набрана в виде ДД.ММ.ГГ, например: 12.03.75.

Функция СЕГОДНЯ() возвращает текущую дату. Результат будет равен числу дней, месяцев и лет от даты рождения до текущей даты. Для получения количества лет нужно воспользоваться функцией ГОД. Формула для вычисления возраста примет вид: =ГОД(СЕГОДНЯ())-ГОД(адрес ячейки).

4. Отформатировать полученные числа. Для этого необходимо выбрать в меню Формат - Ячейки, Категория: числовой. Число десятичных знаков; 2. Завершив работу с одной ячейкой, размножьте ее мышкой на весь столбец.

5. Полный стаж работы вычисляется аналогично.

6. В Excel имеется возможность работать с отдельными диапазонами одновременно. Для этого нужно использовать клавишу Ctrl и мышь. При нажатой клавише Ctrl мышью отмечают нужные диапазоны. Закрасьте строки Вашей таблицы через одну в какой-нибудь цвет, используя данную возможность.

7. При работе с базами данных удобно располагать записи в определенном порядке. В Excel сортируются лишь выделенные ячейки, поэтому при выполнении дальнейших заданий нужно выделить все записи, кроме первого столбца с порядковыми номерами.

Сортировка осуществляется при выборе пункта меню Данные - Сортировка.

Расположите записи по фамилиям по алфавиту, а затем по возрастанию суммы контракта используя пункт меню Данные – Сортировка.

8. Сохраните полученную электронную таблицу.

9. Сдать работу преподавателю.