- •1 Основные термины делопроизводства
- •Государственное регулирование делопроизводства
- •Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, 200 г.
- •3 Виды документов и их классификация
- •4 Требования к оформлению реквизитов документа
- •01 Государственный герб рф
- •Правительство российской федерации
- •02 Герб субъекта рф
- •03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
- •04 Код организации
- •Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица
- •06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)
- •07 Код формы документа
- •Федеральная архивная служба россии
- •08 Наименование организации
- •09 Справочные данные об организации
- •10 Наименование вида документа
- •11 Дата документа
- •12 Регистрационный номер документа
- •13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •14 Место составления или издания документа
- •Адресат
- •16 Гриф утверждения
- •17 Резолюция
- •Заголовок к тексту
- •19 Отметка о контроле
- •Отметка о наличии приложения
- •Подпись
- •Гриф согласования документа
- •Визы согласования документа
- •25 Оттиск печати
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •Отметка о поступлении документа в организацию
- •Идентификатор электронной копии документа
- •5 Бланки документов Документы изготавливают на бланках.
- •Порядок составления и оформления приказа по
- •16 Порядок составления и оформления приказа по
- •17 Порядок составления и оформления
- •18 Порядок составления и оформления выписки из
- •2 Реквизиты :
- •19 Порядок составления и оформления акта
- •20 Порядок составления и оформления справки
- •Порядок составления и оформления докладной,
- •22 Виды деловых писем
- •По функциональному признаку:
- •2 По признаку адресата
- •23 Требования к составлению служебных писем
- •Реквизиты письма:
- •24 Прием и Обработка поступающих документов
- •25 Передача документов и работа исполнителей с документами
- •26 Отправка исходящих документов
- •27 Регистрация документов
- •Гсдоу установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- •Форма журнала регистрации входящих документов
- •Форма журнала регистрации внутренних документов
- •Пример регистрационно-контрольной карточки
- •28 Контроль исполнения документов
- •29 Номенклатура дел
- •30 Формирование дел
- •32 Передача дел на архивное хранение
32 Передача дел на архивное хранение
Прежде чем сдать в архив дела постоянного, долговременного и временного хранения их необходимо оформить.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного хранения.
Полное оформление документов предполагает следующее:
Документы дела подшивают или переплетают (в 4 прокола)
листы нумеруют (кроме листа-заверителя и внутренней описи)
составляют лис-заверитель дела (при передаче в архив)
составляют внутреннюю опись документов дела (при необходимости).
Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: дела временного хранения остаются в скоросшивателях, листы нумеруются. Дела по усмотрению руководителя могут сдаваться в архив предприятия.
Внутренняя опись документов составляется на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения.
Внутренняя опись подшивается в начале дела.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 25.12.2002 Документов дела № 12
Итого ______________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи (цифрами и прописью) Должность ( подпись) И.О.Фамилия |
Лист-заверитель составляют на дела, передаваемые в архив. В нем отражаются изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями), а так же особенности нумерации листов (наличие литерных листов).
Лист-заверитель подшивают в конце дела.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 28.12.2002 В дело подшито и пронумеровано ___________________ листов (цифрой и прописью) в том числе: литерные листы 10а, 10б, 12а + листов внутренней описи ___________
Руководитель ДОУ (Секретарь) (подпись) И.О.Фамилия |
После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела, которая содержит следующие сведения: полное наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела, дата дела, количество листов в деле, архивный шифр дела.
Передача дел в архив производится по описям.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся группы:
дела постоянного хранения;
дела долговременного и хранения (свыше 10 лет);
дела по личному составу (книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки).
Дела временного хранения (до 10 лет) в ведомственный архив не передаются и хранятся в службе ДОУ.
На каждую группу дел составляют опись.
Опись составляют на дела одного года.
Дела вносятся в опись по степени важности: устав, протоколы, общего собрания, Совета директоров, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты, контракты.
Ежегодно составляемая опись завершенных дел обеспечивает их учет.
При передаче дел в архив по описям во всех ее экземплярах напротив каждого передаваемого дела проставляется отметка о его наличии.
При составлении описи дел необходимо соблюдать несколько правил:
1 Каждое дело и его части имеют самостоятельные порядковые номера.
Систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел.
Ведомственным архивом описям дел присваиваются номера: № 5п-98 (5 – номер структурного подразделения, п- постоянное хранение, 98 – дело заведено в 1998 году).
УТВЕРЖДЕНА Протоколом заседания ЭК От _______ № ________ ОПИСЬ № ____ дел постоянного хранения за 2002 год
В опись внесено _______ дел с №----_____ по № _____ в том числе (цифрой и прописью) литерные № __________
Председатель ЭК (подпись) И.О. Фамилия Члены ЭК
|
В опись дел временного хранения добавляется графа «Срок хранения дела (тома)»
Опись дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах (1 – остается в подразделении, 2 – с делами в ведомственный архив). На дела постоянного хранения, которые передаются в государственный архив опись составляется в 4-х экземплярах.
Дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению.
Уничтожение дел оформляется актом.
УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя (подпись) И.О. Фамилия 28.12.2002 АКТ 28.12.2003 №
О выделении документов к уничтожению
На основании перечня, отобраны к уничтожению, как не имеющие практической значимости и научно-исторической ценности, документы:
Итого ___________ дел за _________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел за __________годы утверждены руководителем предприятия (ЭК).
Председатель ЭК (подпись) И.О.Ф. Члены ЭК (подпись) И.О.Ф. |