2 По признаку адресата

Циркулярные письма

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов. Вышестоящая организация сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.

• Обычные письма.

Переписка между организациями и между организациями и гражданами.

23 Требования к составлению служебных писем

Основные требования:

Служебные письма пишутся на специальных бланках.

1. ГОСТ Р. 6.30-2003 устанавливает следующие поля бланка, не менее в мм: левое – 20, правое – 10, верхнее – 20, нижнее – 20.

2. Реквизиты письма:

   • Государственный герб РФ (02 - герб субъекта РФ или 03 - эмблема организации);

   • Код организации;

   • Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица:

   • Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

   • Наименование организации;

   • Справочные данные об организации;

   • Дата документа;

   • Регистрационный номер;

   • Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

   • Место составления или издания документа;

   • Адресат;

   • Заголовок к тексту;

   • Текст документа;

   • Отметка о наличии приложения;

   • Подпись;

   • Оттиск печати;

   • Отметка об исполнителе

   • Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты 1-9 печатаются, как правило, типографским способом, остальные – машинописным (кроме 24 – печать).

3. Служебные письма составляются:

А) От 3-го лица в единственном числе

Администрация рекомендует….

Б) От 1-го лица во множественном и единственном числе.

Прошу …………..личное обращение

Сообщаем ……..

4. Каждая новая мысль начинается с нового абзаца.

5. Абзац в тексте – 5 печатных знаков.

6. Реквизиты отделяют друг от друга 1-2 пустыми строками (1,5-3 межстрочный интервал).

7. При оформлении служебных писем на 2-х и более страницах, вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля листа. Допускается печатание с использованием оборотной стороны листа.

24 Прием и Обработка поступающих документов

Доставка документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами, через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Во всех случаях необходима первичная обработка документов и учет.

Поступившие документы принимает и обрабатывает служба экспедиции или должностное лицо: секретарь, работник службы документационного обеспечения. Учет телеграмм, телексов производится в службах связи, которые затем передают документацию в службу делопроизводства.

Правила первичной обработки поступивших документов:

1 Обработка поступающих документов проводится в день их поступления.

2. Проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату).

3. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, комплектность присланных документов (при обнаружении повреждений упаковки, отсутствия документов об этом сообщают отправителю).

4. Конверты уничтожаются, кроме следующих случаев:

Конверты, подкалывают к документу если:

• На документе отсутствует обратный адрес.

• Когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

• Если полученный документ носит личный характер, а на конверте нет надписи «Лично».

• Письма с обращениями граждан.

2. Документы с пометкой «лично» и на машинных носителях не вскрываются, а передаются адресату.

3. На всех документах проставляется отметка о поступлении документа (реквизит 29): от руки или штамп – порядковый номер документа, дата поступления.

4. Документы сортируют по структурным подразделениям и раскладывают по ячейкам сортировочного шкафа (папкам). Рассортированные документы забирают секретари структурных подразделений.

В небольших организациях документы сортируются по исполнителям.