Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, 200 г.
Основные правила работы ведомственных архивов, 1986 г. (закрепляет систему хранения документов в делопроизводстве и архиве).
Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (используется для разработки должностных инструкций.
3 Виды документов и их классификация
Документы различаются
1 По содержанию:
Организационные документы (устав, договор, положение, инструкция, штатное расписание);
Распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения, решения)
Справочно-информационные (акт, протокол, письмо, докладная записка, справка)
По способу фиксации информации:
Письменные (созданы рукописным или машинописным способом);
Графические (чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы);
фото - кинодокументы (фотографии, съемка – используется в специальном делопроизводстве); Позволяют запечатлеть явления или объекты, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.
По форме:
Индивидуальные - личное заявление (создается один раз);
Трафаретные;
Типовые.
Трафарет – заранее отпечатанный текст с постоянной информацией и пропусками для заполнения информацией, которая меняется в зависимости от ситуации.
Типовой документ – документ, определяющий порядок работы предприятия (устав) или отдельных его сторон (типовой договор) и являющийся образцом для составления одноименных документов на предприятии.
Есть еще такое понятие как черновой документ.
Черновой документ – рукописный или машинописный документ с редакционными правками.
По виду оформления:
подлинники;
Подлинник документа – подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр, составленный в первый раз.
копии;
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа или часть информации. Копия имеет юридическую силу только в том случае, если она заверена.
Разновидности копии:
Факсимильная копия – второй и последующие экземпляры документа (устаревшее название отпуск).
Выписка – подписанная и заверенная копия части документа.
Дубликат – копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника (чаще всего выдается в связи с утратой документа).
По месту составления:
внутренние;
внешние.
По степени сложности:
Простые – содержащие один вопрос;
Сложные – несколько вопросов;
По срокам исполнения:
срочные;
несрочные.
По происхождению:
служебные;
официально-личные.
4 Требования к оформлению реквизитов документа
Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В конкретном документе реквизитов будет меньше, часть из них будет отсутствовать.
01 Государственный герб рф
Помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» над наименованием организации и центрируется относительно его. На рисунке приведен пример расположения реквизита на продольном бланке.
