41

1 Основные термины делопроизводства

Делопроизводство это сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (или сфера деятельности, связанная с обработкой документов)

Документирование - фиксация информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.

В настоящее время наиболее распространенным носителем документационной информации является бумага. Наряду с ней широко используются ленты, диски.

Документ – определенным образом составленная, подписанная и заверенная деловая бумага, с помощью которой оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения между организациями и отдельными гражданами.

Документы состоят из отдельных элементов, которые называют реквизитами.

Реквизит от латинского реквизитум – требуемое, необходимое.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Каждый документ имеет свой набор реквизитов:

• дата;

• подпись;

• печать.

Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи на хранение.

Объем документооборота – количество документов, прошедших все операции работы с ними за определенный период времени (год, месяц, неделя, день).

Документопоток – совокупность движущихся документов и их маршрутов.

Документопоток различают:

1 По месту образования:

• входящий (указы, инструкции вышестоящих организаций, письма и т.д.);

• исходящий (ответы н письма, распорядительные документы нижестоящим организациям);

• внутренний.

2 По виду документов:

• управленческая документация (приказы, распоряжения, инструкции и т.п.);

• специальные системы документации (бухгалтерские документы, отчетные, справочные и т.п.).

2. Государственное регулирование делопроизводства

Единство правил документирования обеспечивается применением следующих законодательных и нормативно-методических документов:

1 Федеральные законы, распоряжения, постановления («Об информации, информатизации и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», положение «О федеральной архивной службе России» и т.д.).

2 (ГСДОУ) Государственная система документационного обеспечения управления) - научно-упорядоченный комплекс правил, нормативных актов по ведению делопроизводства, начиная с момента создания или получения документа и до сдачи его в архив.

В основных положениях определяются задачи и функции служб ДОУ; порядок подготовки и оформления документов, а так же все этапы работы с ними (доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, хранение, передача в архив).

3 Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям.

В основе создания УСД лежит метод унификации.

Унификация документов – выявление и установление рационального состава форм документов (разработка новых и совершенствование имеющихся форм документов).

УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.

4 Стандарт – документ, закрепляющий требования и правила составления и оформления документов

Установлены следующие категории стандартов

ГОСТ – государственный стандарт

РСТ – республиканский стандарт

ОСТ – отраслевой стандарт

СТП – стандарты предприятия – устанавливают правила и организацию делопроизводства на предприятии, определяют единую систему регистрации, учета, прохождения и контроля исполнения ОР документов.

5. Типовая Инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах (2000 г.) - Издана, как дополнение к ГСДОУ, поскольку ряд норм ГСДОУ устарел.