Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления	Регистрационный номер документа	Корреспондент (автор)	Дата документа	Номер документа	Краткое содержание документа
1	2	3	4	5	6

Резолюция или кому направлен документ					Дополнительные сведения	Расписка в получении	Отметка об исполнении
Исполнители	Задание	Срок исполнения	Автор резолюции	Дата простановки резолюции
7	8	9	10	11	12	13	14

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата документа	Регистрационный номер документа	Корреспондент (получатель)	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7	8

Форма журнала регистрации внутренних документов

Дата документа	Регистрационный номер документа	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения	Расписка в получении	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7	8

Пример регистрационно-контрольной карточки

(Лицевая сторона)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления и номер документа	Дата и регистрационный номер документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

(Оборотная сторона карточки)

Контрольные отметки (ход исполнения)

Фонд № Опись № Дело №

28 Контроль исполнения документов

Контроль осуществляют службы ДОУ, руководители и ответственные исполнители.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

• проверку и регулировку хода исполнения

• учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя.

На документе проставляют отметку о контроле - Реквизит 19 (ставится штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто отметка ярким цветом «К» в верхнем правом углу это привлекает внимание исполнителя к документу).

Далее документы передаются на рассмотрение руководству.

Срок исполнения документа может быть типовым и индивидуальным.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются законодательно (например, по обращениям граждан от 15 до 30 дней).

Индивидуальные сроки устанавливаются либо в тексте документа, либо в резолюции и устных указаниях руководителя.

Сроки исполнения внутренних документов:

Если в документе не указана конкретная дата исполнения, но имеется пометка «Срочно» документ исполняется в течении 3-х дней, пометка «Оперативно» - в течении 10-ти дней, остальные - в срок не более месяца.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя:

Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководителя.

После рассмотрения руководителя документы возвращаются на регистрацию.

В журнале делают соответствующие записи.

При карточной форме регистрации на контролируемый документ заводятся дополнительные экземпляры регистрационной карточки по количеству исполнителей. На карточке ставится знак «К». Карточку помещают в сроковую картотеку.

Сроковые картотеки содержат 33 раздела. В первый помещают карточки на документы с истекшими сроками хранения. Второй раздел имеет 31 ячейку по числу дней в месяце, в которые раскладываются карточки в соответствии с ожидаемыми сроками исполнения. В третий раздел помещают документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или в более поздние сроки.

В течение установленного срока исполнения все вопросы, поставленные в резолюции, должны быть полностью решены.

Если документ требовал ответа, то он считается исполненным после отправки ответа по назначению.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа.

Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе. Реквизит 29 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (краткие сведения исполнения)

В дело №01-07; Отправлен факс от 01.04.2002 № 123

Волжанина Волжанина

06.04.2003 06.04.2003

Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации ( или регистрационной карточке)

Не реже 1 раза в месяц составляется справка о состоянии документов.

Справка о состоянии документов на 01.10.2003 № п/п Название документа Краткое содержание Дата, № Срок исполнения Фамилия исполнителя Состояние исполнения Причины неисполнения Секретарь-референт подпись И.О.Ф.