7. Каналы коммуникации в организациях. Виды.

КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС - обмен инф-ей м/у 2 или более людьми. Основная цель- обеспечение понимания инф-и, яв-йся предметом обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена инф-ей 4 базовых элемента.

1.Отправитель, лицо, генерирующее идеи/ собирающее инф-ю и передающее ее.

2.Сообщение- инф-ия, закодированная с пом. символов.

3.Канал, средство передачи инф-и.

4.Получатель, лицо, кот-у предназначена инф-я и кот. интерпретирует ее.

При обмене инф-ей отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и исп-ть канал для его передачи т.о., чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

Отправитель д. выбрать канал, совместимый с типом символов, исп-ных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. М.б.неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу.

Если канал не соответствует идее, зародившейся 1ом этапе, обмен инф-ей б. менее эф-вен. Н-р, рук-ль хочет предупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним серьезных нарушении мер безопасности, и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или послав ему записку по случаю. Однако по этим каналам, не удастся передать идею серьезности нарушений столь же эф-вно, как официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной записки об искл-ности ее достижения не передаст идею о том, насколько важен сделанный ею вклад в работу, и не будет в той же мере эф-вным, как прямой разговор с последующим офиц-ым письмом с выражением благодарности, премией.

Выбор средства сообщения не д. ограничиваться единственным каналом. Часто желательно исп-ть 2 или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность исп-ия этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи инф-и. Исс-ния показывают, что одновременное исп-ние средств обмена устной и письменной инф-ей обычно эф-нее, чем, скажем, только обмен письменной инф-ей.

Ориентация на оба канала заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации. Однако никоим образом каждый информационный обмен не д.б. письменным. В этом случае потоки бумаг становятся неуправляемыми.

8. Официальные и неофициальные каналы.

Коммуникационный канал - реальная или воображаемая линия связи (контакта), по кот. сообщения движутся от коммуниканта к реципиенту. Наличие связи - необходимое условие всякой коммуникационной дея-ти, в какой бы форме она ни осуществлялась (подражание, управление, диалог). Коммуникационный канал предоставляет коммуниканту и реципиенту средства для создания и восприятия сообщения, т. е. знаки, языки, коды, материальные носители сообщений, технические устройства.

Формальная коммуникация стандартизирует взаимоотношения м/д коммуникатором (передающим инф-ю) и ре­ципиентом (принимающим инф-ю) в орг-ии, строго регламентируемые организационными нормами, правилами, ос­новными ценностями. Эти связи обладают высокой устойчи­востью и надежностью и направлены на достижение организационных целей.

Неформальная коммуникация возникает в том случае когда формальные связи не м. удовлетворять потребности членов соц-ных групп в орг-и. Данные связи обладают меньшей устойчивостью и направлены в основном на достижение це­лей малых социальных групп и отдельных личностей. Так, неформальные связи исп-ются для информационного обеспечения взаимодействия м/д подразделениями (горизонтальные деловые связи), для удовлетворения потребностей членов орга­низации в общении, взаимодействия с лидерами, конформности по отношению к групповым нормам. Неформальные связи не носят иерархического характера, но м.б. как горизонтальными (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (н-р, дружеское общение м/д лидером и рядовым членом группы). Один из каналов неформальной коммуникации – распр-ние слухов. Т.о. ,инф-я передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения.

Формальные коммуникации: устойчивые, надежные, для достижения организационных целей, работать с информацией

1. печатные (ДОСКИ объявлений, корп. Издания, письма, циркуляры, служебные записки) – для информирования, для обеспечения материалами, для развития соц. Активности. Эффективно мат-л работает только если является частью системы. Но нет обратной связи

2. вербальные (личное общение,. +: точность, оперативность передачи инф-и, двусторонний хар-р, поддерживают коммуникативный дух. Хороши для климата. Совещании, летучки -: низкий уровень формализации. Совещания отнимают много времени, отвлекают от работы. Скрам-митинг – встреча для рабочей группы. Собираются стоя (быстрее), каждый чел отвечает на 3 вопроса (что было сделано вчера, что планируется сделать сегодня, какие проблемы). Каждый день. Рук-во только решает проблемы.

3. вербально-визуальные. Теле-фонцеренции, корп. ТВ, Возм-сть 2х сторонней связи. Тенденция расслоения – синие воротнички

4. электронные

_ Официальный канал распр-ния инф-и (приказы, официальные распоряжения, директивы); Тенденция расслоения – синие воротнички - печатные

Белые воротнички, менеджеры, используют интранет и электронную переписку.

Неформальные коммуникации – вне или независимо от формальных структур. Переменчивы

Направлены на достижение задач малых соц. групп и людей

Важны для удовол-нии потребностей в общении

Среда, где происходит наше взаимодействие с лидерами.

Ведем себя так, как от нас ожидают

Не зав. от иерархического положения.Общие интересы, приятельские-дружеские отношения

Являются более эффективными – более точная инф-ция, идёт быстрее

Ком-ция очень адаптивна. Исп-ть коммуникацию хотят менеджеры, но она искажает инф-ю. Нет формальных способов давления.

Неформальный канал (сплетни, слухи, разговоры).

Неофициальная инф-ия распр-я, как правило, устно, однако встречаются и коммуникации в письменной форме. Иногда исп-ются написанные вручную или напечатанные записки, но в современном электронном офисе эти сообщения обычно высвечиваются на экранах компьютеров, создавая новую эру «электронного неформального общения», существенно повышая V распр-ия инф-ии. Хар-ые особенности : большая часть передаваемой по нему инф-и яв. достоверной; данное общение яв. устойчивым каналом обратной связи, по кот. к управленцам поступают значительные объемы инф-и о сотрудниках орг-и и их дея-ти, а работникам оно позволяет интерпретировать поведение рук-ва.

9. Нисходящие потоки коммуникации. Цели:

1. поставить конкретные задачи подчиненным

2. оперативно сообщать новости об изменениях в организации

3. инструктирование по выполнению работ

4. обеспечение обратной связи (не/понравилось)

5. предоставление необходимой инф-и.

6. обеспечение социальной, эмоциональной, моральной поддержки

Виды инф-и в нисходящих потоках коммуникации:

1. инф об изменении политики организации

2. инф о бюджете, о его изменении, о темпах выполнения плана

3. директивы вышестоящих органов упр-я

4. инф о новых системах и процедурах

5. инструкции и инф-и для выполнения заданий

6. инф о кадровых перемещениях и реорганизациях

10. Восходящие коммуникации удовлетворяют потребность руководителей в инф-и о ходе работ по выполнению управленческого решения, а также о сущ-ющих или потенциальных проблемах и возм-ных способах усовершенствования дея-ти орга-ии. Инф-ция такого рода, предоставляемая сотрудниками, ложится в основу управленческих решений. Коммуникации по восходящей ( снизу вверх ) выполняют функцию оповещения рук-ва орг-и о том, что делается на низших уровнях. Таким путем рук-во узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен инф-ей по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Для получения достоверной инфы о состоянии работы с целью обратной связи изучения мнения сотрудников, получения представления о необх-ости изменения.

Виды инфы восх.ком-ции: отчёты о выполнении работы, обращение с просьбой о помощи, жалобы, предложения.

восходящие потоки, цель:

1. инф о ходе работ и конечных результатах

2. обратная связь о заданиях

3. рук-во изучает мнение подчиненных по интересующим вопросам

4. рук-во получает представление о возможностях улучшения орг-и

Виды инф-и в восходящих каналах:

1. отчеты по ходу выполнения работа. 2.просьба о помощи, о консультации. 3.жалобы. 4. предложения

11. Особенности роль горизон-ых ком-ций. Диапазон исп-ния. Цели и методы. Горизонтальные каналы комм-ции в орг-ции представляют собой пути и средства передачи инф-и отдельно на каждом иерархическом уровне орг-и; реализуются в виде обмена инф-ей на совещаниях высших рук-лей, рук-лей среднего уровня, низшего звена управления, на собраниях исполнителей, а также в неформальных коалициях, кружках коллег, в ходе трудовой дея-ти..

Уже только перечисление возможных горизонтальных каналов показывает их необыкновенное разнообразие и свидетельствует о больших возм-стях для управления дея-тью орг-и и наиболее полного обеспечения инф-ей членов орг-и всех уровней. Для функционирования горизонтальных каналов ком-ции особенно важно наличие неформальной структуры орг-и.

Призваны решать задачи:

• передачу инф-и не директивного, но совещательного хар-ра;

• уточнение целей и задач подразделений исходя из конкретных ситуаций в каждом из подразделений;

• взаимодействие спец-тов различного профиля из разных подразделений орг-и, что сп-вует комплексному решению поставленных высшим рук-вом задач;

• форм-ние неформальной структуры орг-и, решающей задачи, кот. невозможно решать в официальных рамках.

Цель: - для координации совместных действий

- для формирования равноправных ощущений м/д людьми, повышать уровень удовлетворенности от работы, повышение трудовой мотивации.

Горизонтальные (перекрестные) ком-ции, соедин-т м/д собой командные цепочки орг-и и позвол. координировать взаимодействие ее различных отделов и подразделений. Нередко сотрудники компании предпочитают неформальное общение на одном и том же уровне вертикальным ком-ям формальной цепочки инстанций. В гор-льных ком-ях сущ-ет понятие «сеть» (группа людей, развивающих и поддерживающих неформальный обмен инф-й, обычно по представляющим взаимный интерес вопросам). Сети м. сущ-ть внутри и вне компании, но чаще всего они создаются на базе внешних интересов.

Участие в различных сетях сп-вует расширению круга интересов сотрудников, повышению их авторитета в глазах других людей, позволяет им оперативно получать инф-ю о новых технических достижениях. Обращаясь к сети, сотрудник вступает в контакт с теми, кто имеет интересующую его инф-ю, или узнает о тех, кто ею обладает. Движимая общими интересами, дружескими связями, вспомогательной ролью в орг-и или узами сообщества, такая сеть м. получить доступ к влиятельным лицам и центрам власти. Получая через них инф-ю о работе и развивая продуктивные трудовые отношения, работники приобретают ценные навыки, спо-щие повышению эф-сти их дея-ти.

Еще один сп-ющий гор-ным ком-иям инструмент -назначение ответственного за разрешение трудовых споров сотрудника, в обязанности кот.входит работа с запросами, жалобами, требованиями трудящихся, разъяснение политики руководства компании и т.д. Обычно все такого рода контакты носят конфиденциальный характер. Уполномоченный расследует дело и принимает необходимые меры для исправления ситуации и недопущения подобных ошибок в будущем. Т.о., в орг. создается альтернатива командной цепочке, появ. возм. честного и беспристрастного решения проблем сотрудников.