Учет и обеспечение сохранности документов аф рф Государственный учет документов в государственных и ведомственных архивах
Учет документов как составная часть работ по обеспечению их сохранности
Основные единицы учета документов
Система учетных документов архива. Их целевое назначение и требования к ведению
Порядок учета документов
Главная функция архива – создание условий для сохранения документов. Сохранение документов – это обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.
Архивист должен знать вверенное ему документальное достояние с точностью до каждого дела. Наиболее ценная часть АФ РФ – это около 40 млн. единиц хранения, которое сконцентрировано в 14 федеральных архивах. Свыше 123 млн. единиц хранения находится в 201 гос архивах субъектов РФ. Более 30 млн. единицах хранения находится в 2500 муниципальных архивах. Около 2,5 млн. единиц хранения находятся в архивах АН РФ. Ежегодно объем документов АФ РФ в учреждениях системы Росархива увеличивается в среднем на 1,5 млн. единиц хранения.
Учет обеспечивает сохранность документов и контроль за их наличием (проблема сохранности – через много лет их могут поесть червяки). Учет позволяет создать систему оперативного поиска документов с применением современных информационных технологий. Учет позволяет организовать наиболее эффективное использование документов.
В архивоведении учет документов – это определение количества, состава и состояния документов в учетных единицах и отражение этого количества, состава и состояния в учетных документах.
Учетный документ – документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние АД в единицах учета. В законе об архивном деле в РФ четко зафиксировано, что для ведения АФ РФ должен осуществляться гос учет документов АФ РФ. Порядок гос. учета документов АФ РФ определяет Росархив. В рамках организации гос учета выделяется особый вид документов – уникальные документы (УД). Законодатель предписал, что уникальные документы подлежат учету в Гос реестре УД АФ РФ. Ведет этот реестр Росархив.
Документы АФ РФ, хранящиеся в государственных, муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организациях РАН (государство выступает верховным собственником документов АФ РФ).
На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой учетной единицы к определенному классификационному комплексу учет документов обеспечивает:
Организационную упорядоченность
Идентификацию
Возможность адресного поиска документов
Контроль за их наличием и состоянием
Организация учета предполагает прохождение определенных этапов организации учета:
подсчет количества документов в архиве
регистрация сведений о количестве документов во внутренних учетных документах архива
на основе учетных документов архива заполняются документы централизованного государственного учета (ЦГУ). Эти сведения архивы представляют в органы управления архивным делом субъектов федерации. архивные управления объединяют эти сведения и сводный документ ЦГУ представляется в Росархив.
Государственный учет предполагает систему, определяющую отношения на всех уровнях архивной структуры и представление учетных сведений в вышестоящие органы управления архивным делом. Гос учету подлежат документы гос архивов, музеев, библиотек, научных и отраслевых архивов РАН.
Основной учетной классификационной единицей независимо от типа носителя, способа и техники закрепления информации является архивный фонд и архивная коллекция, а при нефондовой организации – единица хранения. Документы на специальных носителях (документы МЧД, аудиовизуальные документы) учитываются по единицам учета, по комплектам, по видам. Документы личного происхождения учитываются подокументно. Необработанные документы (россыпи) учитываются условно по единицам хранения, из учета 150 листов в одной единице хранения.
Учет документов ведется и на уровне фондовых каталогов. В Росархиве имеется каталог, в котором находятся карточки с информацией о всех архивных фондах архивов РФ. Ежегодно архив заполняет карточку учета фондов в 2-х экземплярах, один остается а архивном управлении субъекта, а второй идет в центральных фондовый каталог в Росархив. Сейчас эта карточка продублирована базой данных.
Современные правила учета документов АФ РФ базируются на Регламенте гос учета документов АФ РФ. Этот Регламент был зарегистрирован Министерством юстиции 8 июля 1997 года и установил требования порядка, сроки представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источником комплектования гос и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы АФ РФ.
В соответствии с Регламентом гос учета учет негосударственной части АФ РФ осуществляется на основе соглашений с ФАА. Собственники получили определенную свободу в определении отношений с ФАА. Это уровень равноправных отношений, основанный на интересах государств и собственника документов.
Документы негосударственной части АФ РФ, когда они по договору передаются на временное или депозитарное хранение в гос архивы, они учитываются отдельно от документов государственной части.
Практическая организация учета представляет собой монотонный процесс составления учетных документов. Практически учет реализуется на основе представления архивным документам и их совокупностям учетных номеров являющихся составной часть архивных шифров. Архивный шифр – это обозначение, наносимое на каждую единицу хранения, с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров:
номер архивного фонда, либо архивной коллекции
номер описи
номер единицы хранения, которые указываются за сокращенным названием архива. Пр: ОГУ ГАТО Ф.3. Оп.2. Д.5Л.1
В состав архивного шифра документов на специализированных носителях включаются также буквенные и цифровые обозначения.
Учетные номера присваиваются архивным фондам и архивным коллекциям, единицам хранения и единицам учета в рамках архивных фондов, архивных коллекций или их частей. Учетный номер может присваиваться совокупностям документов или частям этих совокупностей, создаваемых по формальным внешним признакам. Учетные номера присваиваются документам, когда документы формируются при нефондовой организации документов.
Определяющим в организации учета документов в архиве является следование принципу централизации. Этот принцип реализуется на основе регламентированного взаимодействия сотрудников, ответственных за учет в архиве и соблюдения сроков и порядка представления учетных сведений органу управления архивным делом в соответствии с Регламентом гос учета документов АФ РФ.
Второй принцип – принцип унификации. Унификация достигается соблюдением преемственности учета на всех стадиях работы с документами на основе единства состава, форм, методики составления и ведения основных учетных документов (УД) и учетных баз данных (УБД) нормативно-методическим документами ФАА.
Принцип динамичности. Динамичность обеспечивается оперативным внесением необходимых изменений в учетные документы или составления новых учетных документов.
Принцип полноты и достоверности – достигается проведением комплекса организационно-методических мероприятий, в основе которых лежит обеспечение строгого соблюдения порядка ведения основных УД и УБД и отражение в них фактического количества, состава и состояния документов.
Все принципы должны работать в комплексе. Соблюдение принципов приобретает актуальное значение в условиях децентрализации архивной отрасли.
Требования по реализации принципов:
Указанные принципы реализуются на основе установления общих для всех хранилищ документов АФ РФ единиц учета.
Существует единство требований в организации хранения и учета документов
Все учетные формы строятся их возможности сопоставимости учетных показателей
Строгая регламентация и стабильность форм учетных документов и требований к их заполнению
Оперативное внесение в установленные сроки во все УД изменений об объеме и составе документов АФ РФ, отражающие их фактическое количество и состав.
Организация и ведение централизованного гос учета была возложена Правительством на Росархив, а с 9 марта 2004 года – это ФАА. ФАА осуществляет:
ведет списки хранилищ документов АФ РФ и документальных памятников, находящихся в гос, общественной и личной собственности
статистический учет общего количества документов АФ РФ в хранилищах и в целом по стране
пофондовый учет документов АФ РФ. Для этих целей служит ЦФК, куда каждый архив предоставляет карточку пофондового учета (название фонда, состав документов, вид документов)
2
Миллионы документов АФ РФ соответствующим образом организованы в виде учетных и классификационных единиц – это единица хранения АД и единица учета документов. единица хранения документов на бумажной основе – дело, которое выступает и учетной и классификационной единицей.
Единица хранения НТД может быть различной: отдельный документ (лист чертежа, файл и т.д.). Когда мы имеем совокупность НТД на разных носителях информации, относящихся к одному вопросу, объединенных в отдельный том или помещенных в папку, обложку, тубус – все это может быть единицей хранения.
Единица хранения документов на магнитных носителях – это физически обособленный носитель с записью информации (дискета, CD и DVD диски, жесткий диск и т.д.)
Единица хранения кинодокументов – это физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной или аудиовизуальной информации.
Единица хранения фотодокументов – физически обособленный фотокадр, (несколько кадров панорамной съемки, фотопластинка, рулон диафильма с изображением объекта).
Единица хранения фонодокументов – физически обособленный фонодокумент (рулон кинопленки с записью, магнитной или бумажной ленты, кассеты, диск с записью звуковой информации).
Единица хранения видеофонограмм – это физически обособленный рулон киноленты, кассета, диск с записью звуковой и видеоинформации.
Для осуществления непосредственного учета документов существуют единицы учета документов – единица измерения количества документов в архиве. это количество документов представлено единицами хранения. Единица учета документов – это учетная единица, представляющая собой совокупность единиц хранения или часть единицы хранения, с записью на ней определенной информации. В силу видового многообразия документов, хранящихся в архивах, выделяются следующие единицы учета:
единица учета кинодокументов – это часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения определенного фильма, журнала, спецвыпуска и т.д.
единица учета фотодокументов – это одна или несколько единиц хранения определенного диафильма, фотоальбома и т.д. Единица хранения – это то, что мы храним, а единица учета – это то, что мы в этой единице учитываем.
Единица учета фонодокументов – это часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, произведения или искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам.
Единица учета видеофонограмм – это часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства, нескольких произведений.
Организация учета дел и документов зависит от масштабов архива. Если большой – то в архиве существует специальное подразделение с определенным штатом работников. Если маленький – то может быть специально выделенный сотрудник.
Кроме централизованного учета, в архиве ведется учет в каждом архивохранилище, для чего назначается сотрудник. В каждом архиве существует схема учета документов, которая определяет порядок учета документов в архиве (утверждается приказом директора архива).
3
Система учета – это взаимосвязанные и взаимодополняемые различного уровня УД и УБД, которые заполняются централизовано и в каждом архиве имеется схема учета документов.
Система учетных документов – это комплекс взаимосвязанных учетных документов и УБД, созданных на единой методической основе и отражающие количество, состав, состояние документов и их изменение. Система учетных документов архива – это составная часть системы государственного учета АФ РФ.
Все учетные документы архива подразделяются на основные и вспомогательные. Основные УД определяются требованиями Правил (правила учета, организации, хранения…..). Основные учетные документы едины для всех архивов.
Состав вспомогательных УД определяется каждым архивом самостоятельно с учетом особенностей хранящихся в каждом архиве документов, организации учета. Их не должно быть много, т.к. возникнет проблема ведения основных УД.
К основным УД архива относятся:
книга учета поступлений и выбытия документов
список фондов
лист фонда
опись дел
реестр описи
паспорт архива
паспорт архивохранилища (если архив состоит из ряда архивохранилищ)
опись ОЦД
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования
опись страхового фонда
дело фонда
Помимо основных и вспомогательных УД, архив ведет документы государственного централизованного учета.
Книга учета поступлений и выбытия документов предназначена для учета каждого поступления документов в архив, учета количества, состава и состояния документов, поступивших на хранение за определенный промежуток времени (№ пп, дата поступления, наименование организации, номер акта по которому осуществляется передача, название фонда, годы документов…..). Это тот документ, где впервые все принятые документы в архив фиксируются в этой книге. Каждый впервые поступивший в этот архив фонд записывается в список фондов, на него заполняется лист фонда, карточки и указатели к листам фонда.
Список фондов предназначен для регистрации принятых на хранение архивных фондов и коллекций, присвоения им номеров по мере поступления, учета количества и состава АФ и коллекций, находящихся на хранении. Согласно списку фондов впервые поступившие документы от фондообразователя получает номер фонда.
Лист фонда предназначен для учета количества и состава описей, их нумерации, количества, состава, состояния документов, динамики из изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фондообразователя (фонда). В муниципальных архивах и архивах документов по личному составу вместо листов фондов могут вестись карточки фондов. В структурах, созданных на базе бывших партийных архивов, может продолжаться вестись заполнение также карточек фондов.
Лист фонда это как автобиография для человека. В листе фонда фиксируется история названий фонда (пр: названия фонда ТГУ). Лист фонда включает в себя все документы фонда, включая неописанные, секретные. Если лист фонда заполняется не на одном, а на двух и более бланках, то на первом делается отметка смотри продолжение, а на последующих продолжение №1, 2 и т.д. лист фонда может быть пересоставлен лишь в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда, либо когда создается ОАФ (когда старый лист фонда перестает отражать фактическое количество и состояние документов). при этом старый лист фонда не выбрасывается, он помещается в дело фонда. В правом верхнем углу старого и нового листов фонда делается отметка «лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет. Порядок ведения карточек фонда аналогичен порядку ведения листа фонда. Карточки формируются в картотеки по порядку номеров фондов.
К листам фондов должны вестись карточные указатели для установления наличия в архиве документов того или иного фондообразователя. Карточные указатели составляются на каждое переименование организации-фондообразователя, отраженное в графе название фонда, с указанием номера фонда и крайних дат существования организации-фондообразователя под данным названием и наличие документов за этот период.
Таким образом, лист фонда – это основной документ, раскрывающий содержательную сторону документов, хранящихся в фонде (не информация, которая находится в документах, а профессиональная информация для архивистов, которые должны знать, что это за фонд, сколько там документов описанных и неописанных). Лист фонда хранится в деле фонда – это документ, в который собираются все документы, отражающие процедуры, связанные с документами архивного фонда: акты, история фондообразователя.
Опись дел и документов служит для поединичного и суммарного учета совокупности документов, единиц хранения, комплексов НТД, единиц учета аудиовизуальных документов, закрепления порядка систематизации учетных единиц, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись. Разновидностью описи является книга учета и описания кино-, фотодокументов. Номер по порядку, который мы присваиваем делу, становится номером дела. Дел в описи не может быть больше 9999. В соответствии с принятыми по описи номерами дел эти дела так в местах хранения и располагаются, то есть опись упорядочивает организацию документов при физическом их размещение в архивохранилище.
В описи фиксируется учет изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись. Иногда из фондов изымаются дела и подвергаются процедуре уничтожения (отмечается в графе примечание), либо часть дел может быть передана в другой фонд и т.д. – все эти изменения фиксируются в описи.
Инвентарная книга для учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности. Она предназначена для поединичного или суммарного учета количества, состава и состояния таких дел. Раз в год идет сверка фактического состояния документов с зафиксированным в инвентарной книге. 1 экземпляр хранится у главного бухгалтера, 2 – у директора архива, музея.
Дело фонда ведется на каждый фонд и коллекцию. При нефондовой организации документов ведется дело организации. Дело фонда – это дело, в котором концентрируются все документы, отражающие состав и содержание фонда, все изменения и особенности работы с документами этого фонда.
Реестр описей дел документов ведется для регистрации описей дел документов, учета их количества и состав.
Паспорта архивохранилищ. Правила не определяют форму этого паспорта. В этом паспорте учитывается суммарный состав фондов и архивных документов данного архивохранилища.
В том случае, когда в архиве имеется уникальные документы, ведутся листы учета и описания УД. Архив ведет список фондов, содержащих ОЦД. В описях учитываются описи ОЦД, документов или перечень особо ценных дел (называется номерник). Ведется реестр описей ОЦД.
По современным правилам фондообразователь обязан сдавать страховой фонд и фонд пользования, поэтому в архивах имеются книги учета поступлений страховых фондов и фондов пользования, соответственно имеется и опись СФ.
Документы учета, которые имеются в каждом архивном деле: лист-заверитель (предназначен для учета количества листов в деле), внутренняя опись документов дела (обеспечивает учет документов в деле. Как правило, это дела, в состав которых входят уникальные документы, либо дела, в которых по требованиям делопроизводства требуется наличие внутренней описи: следственные дела).
В масштабах государства решается задача центрального государственного учета (ЦГУ), который реализуется в рамках требования Регламента гос учета. Для ЦГУ в архивах составляются следующие документы:
Паспорт архива (концентрирует суммарную информацию о составе, объеме и условиях хранения архивных документов)
Карточка фонда (идет в Москву в ЦФК)
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на первое января текущего года (отражает динамику изменений в составе, содержании фонда)
Порядок представления документов ЦГУ определяет Регламент гос учета АФ РФ и инструкции, которые предписывают как заполнять формы ЦГУ.