Организация документов и дел аф рф
Управление архивным делом в РФ. Состав АФ РФ
Классификация документов АФ РФ
Классификация документов в пределах архива
Классификация документов в пределах АФ
1
Совершенно очевидно, что когда законодатель определяет состав АФ, он должен решить много вопросов: Что должно войти в состав АФ? Какие документы могут быть в АФ? Как организовать это все многообразие? Как физически разместить все документы, по каким критериям? - все эти вопросы необходимо решить для того, чтобы создать систему, позволяющую нам найти документ. Т.е. должна быть единая методологическая база организации всего многообразия документов.
Законодатель, решая эти проблемы, не мог уйти от проблемы структурирования и определения органов управления этим всем процессом обеспечения функционирования архивной отрасли.
В 2004 году появился ФЗ «Об архивном деле в РФ», где многие позиции, связанные с определением институтов управления архивным делом, были зафиксированы и отражены. В частности, в кл.3 были зафиксированы основания, принципы, определяющие задачи управления архивным делом в РФ. Четко было заявлено, что архивы могут создавать государственные органы, органы местного самоуправления. Они (гос. органы) обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Организации и граждане также вправе создавать архивы в целях хранения архивных документов, отражающих их деятельность, использования этих документов. Но для организаций и граждан поставлены определенные ограничения – они не могут хранить архивные документы, относящиеся к государственной или муниципальной собственности (это принципиальное положение).
ФЗ определил основные требования к организации управления архивным делом в РФ. Гарантом выполнения положений закона об АД выступает РФ, которое в этом законе зафиксировало, что государственные институты обязаны обеспечивать развитие АД в РФ, проводя соответствующую научно-техническую, финансовую поддержку в осуществлении этой задачи. В связи с этим государственное управление АД организуют и обеспечивают государственные структуры на соответствующем уровне.
АД обеспечивается на федеральном уровне федеральными органами гос власти, в том числе специально уполномоченными Правительством РФ федеральными органами исполнительной власти. На уровне субъекта федерации государственное управление АД осуществляет государственные органы субъекта федерации, в том числе специально уполномоченные органы исполнительной власти субъектов федерации в области АД. И управление АД в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления.
см. таблицу в тетради
Вот эта вся структура – государственных органов, органов местного самоуправления, частных организаций и граждане должны обеспечивать комплектование, учет и использование архивных документов с учетом требований законодателя. Закон приписывает единство требований, которые устанавливаются правилами, созданными специально уполномоченным правительством РФ федеральным органом исполнительной власти – Росархивом (Федеральное архивное агентство).
Законодательство субъектов РФ и муниципальные правовые акты, регламентирующие вопросы организации АД, должны исходить из требований ФЗ Об Ад.
Законодатель должен определить, кто несет затраты на организацию АД в стране, в субъектах федерации, на муниципальном уровне. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающие предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально- технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов. Обязаны предоставлять создаваемым ими архивам здания или помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работникам архива (ст. 15 ФЗ).
В том случае, когда решаются вопросы реконструкции, передачи или сносе зданий, в которых размещаются архивы, органы гос власти, органы местного самоуправления, принимающие решение о сносе или переносе архива, обязаны предоставлять этому архиву здание, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов.
Законодатель определил, что государственные и муниципальные архивы вправе осуществлять приносящую доход деятельность, поскольку это предусмотрено учредительными документам. Архивы могут покрывать свои расходы за счет иных поступлений, которые предусмотрены законодательством РФ.
Таким образом, законодатель, рассматривая вопросы финансирования и материально-технического снабжения, создал соответствующие законодательные предпосылки для занятия архивами коммерческой деятельностью, но это оговорено рядом существенных требований.
Так как архивное дело и архивное законодательство формирующиеся институты в РФ, законодателю очень важно обеспечить условия контроля за соблюдением законодательства об архивном деле. Необходимо, чтобы было единообразие в решении задач архивного дела в стране. Поэтому законодатель обязал контролировать вопросы соблюдения законодательства об АД в РФ федеральные органы государственной власти (Росархив) и органы гос. власти субъекта РФ, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области АД (в Томской области это Архивное управление Администрации Томской области).
Состав АФ РФ
В состав АФ РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы, независимо от источника их происхождения, времени и способа их создания, вида носителя, форм собственности и места хранения.
По видам эти документы могут быть юридическим актами, управленческой документацией, документами, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительной документацией, кино-, фото-, фонодокументами, электронными и телеметрическими документами, рукописями, рисунками, перепиской, мемуарами, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивными документами гос организаций, находящихся в иностранных государствах.
Законодатель прописал основания, на которых документы включаются в состав АФ РФ:
ЭЦД. Архивные документы могут войти в состав АФ РФ только на основании ЭЦД. Проблемы научно-методического характера, определение ОЦД, определение уникальных документов прерогатива ЦЭПК (центральная экспертно-проверочная комиссия) Росархива.
Росархив утверждает перечни типовых управленческих документов с указанием с указанием сроков их хранения;
Вопрос о включении в состав АФ РФ конкретных документов осуществляется ЭПК федеральных гос архивов и ЭПК, работающих в субъектах РФ архивах в пределах их компетенциях;
Проведение экспертизы уполномоченном органом исполнительной власти субъекта РФ, государственным муниципальным архивом совместно с собственником и владельцем архивных документов. ЭЦД подлежат все документы на носителях любого типа, находящиеся в федеральной собственности, в собственности субъекта РФ или в муниципальной собственности.
Закон предписывает, что недопустимо уничтожение документов, не прошедших ЭЦД.
Законодатель определил процедуру включения документов в состав АФ РФ, находящихся в частной собственности – также осуществляется на основании ЭЦД и оформляются отношения договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом, библиотекой, музеем или организацией РАН. Договор обязательно должен определить обязанности собственника владельца по хранению, учету и использованию документов АФ РФ.
Для практики это означает правоотношения на соответствующих уровнях, по вопросам отнесения архивных документов в состав АФ РФ.
Законодатель определил, что архивные документы относятся к различным уровням собственности:
Федеральный уровень федеральной собственности. К этому уровню отнесены архивные документы, которые хранятся в федеральных государственных архивах, в федеральных музеях и библиотеках, организациях РАН, за исключением архивных документов, переданных в эти структуры на основании договора хранения без передачи их в собственность. К федеральной собственности отнесены документы, бывших неприятельских государств, перемещенных в СССР в результате II МВ и находящихся на территории РФ. Архивные документы относятся к государственной собственности, если они отнесены к ней федеральными законами;
К собственности субъекта РФ относятся архивные документы, хранящиеся в государственных архивах субъекта РФ, музеях и библиотеках субъекта РФ, за исключением архивных документов, переданных в эти структуры на основании договора хранения без передачи их в собственность субъекта. Также относятся архивные документы государственных органов и организаций субъекта РФ;
К муниципальной собственности законодатель отнес архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций и архивные документы, хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках, за исключением архивных документов, переданных в эти структуры на основании договора хранения без передачи их в собственность.
Разграничение собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и субъектом федерации на архивные документы осуществляется в соответствии с законодательством субъекта РФ.
Законодатель определил и состав архивных документов, относящихся к частной собственности. Это архивные документы организаций, действующих на территории РФ, которые не являются государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений (профсоюзы, политические партии, церковь до 1917 г., спортивные общества и др.) со дня их регистрации в соответствии с законодательством РФ «Об общественных объединениях» и религиозных объединений после отделении церкви от государства. Также к частной собственности относятся архивные документы, созданные гражданами или законно ими приобретенные.
Передача архивных документов, находящихся в федеральной собственности в собственность субъектов РФ и в муниципальную собственность осуществляется Правительством РФ по представлению Росархива. Передача архивных документов, находящихся в собственности субъектов РФ или в муниципальной собственности в собственность РФ либо других субъектов РФ осуществляется в соответствии с законодательством РФ, субъекта РФ, муниципальными правовыми актами.
Архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, купли, обмена, дарения, а также других сделок, приводящих к их отчуждению, если иное не предусмотрено международными договорами РФ или федеральными законами.
В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий, образовавшиеся в их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта или в муниципальной собственности.
Законодатель рассмотрел и особенности гражданского оборота документов АФ, находящихся в частной собственности. Понятие гражданского оборота – это понятие, включающее в себя требования к обеспечению отношений купли-продажи, функционирования в обществе определенных видов продукции, допускаемых к свободному обращению в гражданском обществе, в частности есть определенный перечень, запрещенных в гражданском обороте продукции: военная аппаратура, вооружение, боеприпасы, наркотики.
Документы АФ РФ, находящиеся в частной собственности могут отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке универсального правопреемства, либо иным способом. Когда переходят права собственности на документы АФ РФ, находящихся в частной собственности, то правопреемник принимает на себя все обязательства, существовавшие у его предшественника. В том случае, когда собственник ОЦД или документов, которые находятся у государства под охраной, не реализует обязанностей по учету, сохранения, использованию этих документов, что может привести к утрате этих документов или невозможности их использовать, то такие документы решением суда могут быть изъяты у собственника в соответствии со статьями ГК РФ.
Так как собственник архивных документов имеет право ими распоряжаться, в частности выставлять на продажу, на торги, то организаторы торгов обязаны не позднее чем за 30 суток сообщать в письменной форме о месте, времени и условиях продажи архивных документов специально уполномоченному Правительством РФ федеральному органу (Росархиву) или органу исполнительной власти, решающие вопросы архивного дела, на территории которых проводятся торги. В этом случае представители федерального архивного агентства могут решить вопрос о приобретении этих документов. В том случае, если собственник не проинформировал соответствующие структуры о продаже, сделка в судебном порядке признается не действительной и архивная служба получает права и обязанности покупателя.
Законодатель гарантирует права собственности на архивные документы, независимо от форм собственности и никакое изъятие архивных документов, если это не предусмотрено законодательством, запрещается.
2
Под организацией документов понимается совокупность административно- правовых, научно-методических решений, технических операций, применяемых к документам, с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей в целях их упорядочивания и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов (расширенное понятие).
Термины классификация и систематизация это синоним термину организация – это означает разделение предметов какого-либо рода на классы по наиболее существенным, присущим этим предметам признакам. Каждый класс занимает определенное постоянное место в образующейся системе и, свою очередь, делится на подклассы. Классификация обеспечивает возможность упорядочить предметы, явления, с тем чтобы облегчить процесс их изучения. В архивном деле классификация (организация) представляет собой метод установления исторических и логических связей между документами. Все это осуществляется для того, чтобы обеспечить быстрый поиск и эффективное использование архивной информации.
Организация документов и дел АФ в стране осуществляется на трех уровнях. Первый уровень классификации документов АФ РФ осуществляется на уровне страны в целом, и эта классификация определяет сеть государственных архивов (федеральные архивы, субъектов РФ, муниципальные архивы, отраслевые фонды, музеи, библиотеки и др.).
I уровень АФ РФ: Федеральные архивы
Архивы субъектов РФ
Муниципальные архивы
II уровень – АРХИВ: Архивные фонды
Архивные коллекции
III уровень – АРХИВНЫЙ ФОНД: делолист
Работа по распределению документов между архивами и упорядочивание документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов АФ (сокращенное понятие).
Архивный фонд РФ имеет определенную организацию. При организации АФ и АД учитывается ряд факторов:
Принадлежность документов к различным формам собственности
Принадлежность к разным историческим периодам
Принадлежность к различным носителям и др.
Итак, классификация – это выработка научных основ, признаков организации комплексов документов, установление исторических и логических связей между ними.
Систематизация – это физическая организация и упорядочивание документальных фондов на основе схемы классификации документов. В современном понимании организация документов и дел предполагает единство 2-ух процессов.
В конце 50-х гг. XX века при создании ГАФ СССР были заложены следующие основания для классификации документов АФ страны. До 1991 г. организация документов и дел ГАФ СССР осуществлялась по 6 признакам:
1) принадлежность к историческим эпохам (феодализм, капитализм, социализм). В соответствии с этим критерием осуществлялась практическая организация архивов. Документы эпохи социализма хранились в государственных архивах отдельно от документов эпох феодализма и капитализма (это отражено в архивном шифре). Документы эпохи феодизима условно с 11 в по 1801 г. хранились в центральном государственном архиве древних актов (сейчас РГАДА). Документы эпохи капитализма с 1801-1917 гг. хранились в Центральном государственном историческом архиве (сейчас РГИА). Документы эпохи социализма с 1917 год хранились в центральном государственном архиве октябрьской революции (сейчас ГАРФ).
Документы дореволюционные и советских эпох хранились раздельно в центральных исторических архивах и в гос архивах октябрьской революции.
Документы хранились в рамках одного архива, но выделялись отделы дореволюционных и советских периодов.
Трудно точно разделить документы по историческим эпохам. Связано с проблемой разделительной даты. По декрету от 1 июня 1918 г. дата Октябрьской революции считалась датой новой эпохи.
2) принадлежность к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское и местное значение. К комплексам документов общесоюзного значения были отнесены фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, фонды русского государства, российской империи, российской буржуазной республики, а также документы правительства периода гражданской войны. К комплексам документов республиканского значения были отнесены фонды высших органов власти и центральных учреждений советских, союзных, автономных республик, фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территориях, входивших в состав республики и образованных местными правительствами, фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма, распространявших всю компетенцию территории республики. К комплексам местного значения относились фонды губернских, уездных, волостных, окружных, районных, сельских и др. учреждений, если эти документы не относились к фондам союзного или республиканского значения.
3) принадлежность к определенным административно-территориальным единицам. В основе организации архивов лежало административно-территориальное деление страны.
4) принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Этот признак был определяющим в построении ГАФ в период 1918-1929 гг. В это время все архивные документы разбивались по их содержанию на тематические комплексы. В настоящее время этот принцип тематической или отраслевой организации документов требует специальной подготовки архивистов. Практически отраслевой принцип классификации документов реализуется при создании специализированных архивов (военно-исторический архив, РГАЛИ, ЦГАНХ). В настоящее время не создаются архивы по этому принципу.
5) принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. Научной основой классификации документов по этому признаку являлись следующие основания:
Принцип происхождения, т.е. организация документов по исторически сложившимся комплексам (по архивным фондам).
По тематическим рубрикам.
Принцип происхождения учитывается при классификации документов по архиву. На этом уровне принцип происхождения понимается как принцип неделимости архивного фонда.
способ и техника закрепления информации. Этот принцип классификации документов предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно-, видеодокументов, а также архивов НТД. По этому критерию созданы Российский государственный архив фонодокументов, РГА кино-, фотодокументов, РГА НТД. Для того, чтобы извлечь информацию с таких носителей необходима специальная аппаратура, соблюдение определенных технических условий сбережения таких документов.
После распада советского союза ГАФ СССР был переименован в АФ РФ. Переименование имело принципиальное значение потому, что ГАФ СССР был переструктурирован в АФ РФ. Изменилось не только название, но и сама организация документов. Вместо 6 оснований организации документов в настоящее время имеется всего лишь 3:
по формам собственности. Сейчас мы имеем архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ и негосударственной части АФ РФ.
по видам носителя и способам закрепления информации.
по срокам хранения. Это архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении, на временном хранении в ведомственных архивах, на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах, негосударственной части АФ РФ, находящихся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.
Все вышеперечисленные критерии применяются только в совокупности. Следование одному их признаков приведет к дроблению исторически сложившихся фондов и нарушает исторические и логические связи комплектования архивов документами.
С учетом этого обстоятельства в основе современной организации документов и дел лежит деление документов. Документы государственной части АФ РФ подлежат хранению в государственных архивах, гос. библиотеках, музеях, учреждениях РАН. Документы, отнесенные к федеральной собственности, находятся в исключительном ведении РФ и хранятся в федеральных архивах, федеральных государственных библиотеках и музеях, в архивах соответствующих федеральных органов государственной власти, учреждениях РАН. В исключительном ведении РФ находятся документы, которые поступают на законных основаниях в федеральные архивы, федеральные гос. библиотеки, музеи, учреждения РАН от физических и юридических лиц. Здесь же находятся документы, образующиеся в деятельности федеральных органов гос. власти, в том числе, хранящиеся в их архивах в соответствии с соглашениями, заключенными с ФАА. Это документы Генеральной прокуратуры РФ, ЦИК РФ, Центрального банка и др.
На уровне субъекта РФ документы, входящие в государственную часть АФ РФ субъекта РФ и являющиеся государственной собственностью субъекта федерации, хранятся в архивах, гос. библиотеках, музеях субъекта РФ, а также в архивах соответствующих органов государственной власти и гос. организаций субъекта РФ.
Документы негосударственной части АФ РФ, передаваемые их собственниками в архивы в государственную собственность, подлежат обязательной приемки на постоянное хранение, т.е. если собственник документов предлагает, архивная служба обязана принять.
Существуют следующие сроки хранения: постоянного срока хранения и временного. Может быть постоянное хранение в собственности государства и депозитарное хранение. Постоянное хранение – это бессрочное хранение документов в архивном учреждении, в гос. музее, библиотеки или архиве негосударственного учреждения. Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения ФАА осуществляют ведомственные архивы органов гос власти и управления, организаций, учреждений, предприятий, а также государственные отраслевые фонды (представляют из себя по сути исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного и депозитарного хранения документов государственной части АФ РФ. При этом сроки, условия хранения документов закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством).
Депозитарное хранение документов – это временное хранение документов АФ РФ в отраслевых архивных фондах в течении срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита установленного в договоре не обязательно следует передача документов на постоянное хранение. Это зависит от воли собственника – либо он их передает на постоянное хранение, либо определяет иные условия. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственному архиву за плату.
В настоящее время отраслевые архивные фонды имеют многие министерства и ведомства. Перечень отраслевых фондов с правом депозитарного хранения документов государственной части АФ РФ определяется соглашениями между Росархивом и ведомствами.
Отраслевые фонды:
ведомства и структуры, которые свои материалы используют для решения своих профессиональных задач и проблем:
Объединение всесоюзный геологический фонд при министерстве геологии СССР – там материалы фонды, которые отражают итоги деятельности геологов по разведыванию минеральных запасов сырья.
Российский государственный фонд данных о состоянии окружающей природной среды федеральной службы России по гидрометеологии и мониторингу окружающей среды ( Гидрометслужба). Она также не передает документы на государственное хранение, хранит документы у себя.
Картографогеодезический фонд центральной федеральной службы геодезии и картографии России.
Отраслевой фонд РАН
Центральный государственный фонд стандартов и технических условий
Служба внешней разведки
Министерство иностранных дел
Министерство внутренних дел
Министерство обороны
Министерство по атомной промышленности
Всего отраслевых фондов не менее 15. Доступ к документам отраслевых фондов определяется ведомством.
3
В пределах архива документы АФ РФ организуются по исторически или логически связанным совокупностям – архивным фондам и архивным коллекциям. По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация. Вся совокупность документов, образующаяся в деятельности физического или юридического лица, образует его документальный фонд. Признаками фондообразователя являются его организационная функциональная обособленность, наличие правового акта о его образовании, наличие самостоятельного баланса, расчетного счета в банке, наличие штатного расписания, собственных бланков.
В процессе ЭЦД документальный фонд преобразуется. Часть документов, имеющие историческое, научное, социальное, политическое значение, отправляются на постоянное хранение. Это и есть те документы, которые составляют АФ РФ.
Разновидности архивного фонда:
Архивный фонд организации, который состоит из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица.
Архивный фонд личного происхождения, в который входят документы, образовавшиеся в деятельности отдельного лица, семьи, рода.
Объединенный АФ, состоящий их документов, образовавшихся в деятельности 2-х или более юридических или физических лиц, имевших между собой исторические или логически обусловленные связи.
Архивная коллекция. Архивные коллекции делятся на поступившие в архив в сложившемся виде и на коллекции, которые создаются в самом архиве из отдельных документов. Исторически сложившиеся коллекции, поступившие в архив на хранение, расформированию не подлежат.
Нефондовая организация документов – это организация хранения кино-, фото-, фонодокументов, электронных документов, машиночитаемых документов, отдельные группы технической, проектной, конструкторской документации. Они могут не входить в состав архивных фондов. Они организуются по комплексам, видам кино, фото-, фонодокументов в порядке, который определяется правилами работы архивов организаций.
Существуют определенные критерии, обоснования для того, чтобы получить первичную основу для организации документов:
Все архивные фонды и архивные документы, которые находятся на постоянном хранении, документы признанные на основании ЭЦД и отнесенные к составу АФ РФ вне зависимости от их происхождения, вида носителя, места хранения и формы собственности, являются ценными. Но среди ценных документов АФ РФ выделяются особо ценные архивные фонды и коллекции, которые имеют непреходящее значение для культуры страны, задач государственного управления, для научных исследований, которые невосполнимы при утрате с точки зрения их юридического значения. Эти документы учитываются в особом порядке, на них создается страховой фонд и фонд пользования. При хранении на коробках стоит штамб красным цветом ОЦД. Среди ОЦД выделяется небольшая часть документов, в исключительных случаях архивных фондах, выделяются документы уникального характера, которые по своей общекультурной, общезначимой ценности, подлежат включению в государственный реестр уникальных документов АФ РФ. Включение уникальных документов в реестр автоматически приводит обеспечению особых условий хранения, учета и использования документов.
В составе архивных документов и архивных фондов, которые временно хранятся в гос. архивах и которые приняты архивом в случае чрезвычайной ситуации, при ликвидации фондообразователей, могут быть документы, которые не подлежат постоянному хранению. Архив выделяет эти документы на уничтожение, то есть государственный архив не занимается временным хранением документов, не входящих в состав АФ РФ.
Архивные документы и архивные фонды имеют определенную категорию доступа. В ФЗ определяется, что все граждане имеют свободный доступ к информации, но при организации хранения документов и их использования имеются определенные категории. В целом по категории доступа АФ и АД подразделяются на открытые, на документы ограниченного доступа (секретные и конфиденциальные), документы, хранящиеся на особых условиях доступа к ним.
Открытыми являются все документы государственной части АФ РФ, не отнесенные в установленном порядке к секретным (содержащие государственную тайну), либо к конфиденциальным (документы, содержащие охраняемую законом информацию персонального характера), а также документы негосударственной части, для которых собственники не установили каких либо ограничений в их использовании.
К АФ и АД ограниченного доступа относятся документы АФ РФ, содержащие гос. тайну и документы, содержащие информацию, отнесенную к конфиденциальной. Для ознакомления с этой информацией необходимо наличие доступа для работы с закрытыми документами и разрешение владельца этих документов.
Категория документов, хранящихся на особых условиях доступа – это категория документов, представляют из себя АФ и АД, на которые собственник этих документов наложил определенные ограничения, оговорил особые условия их использования.
4
Фондирование документов – это распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям, определение, уточнение фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов архивных фондов. Это формирование АФ, объединенных АФ, архивных коллекций, определение и уточнение фондовой принадлежности документов, хронологических границ документов в пределах АФ.
Работа по фондированию осуществляется в источниках комплектования архивов, у фондообразователей в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив – это первое место по фондированию. А второе место по фондированию – это архив, когда осуществляется описание принятых неупорядоченных архивных документов, при переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных АФ и коллекции, при исправлении ошибок фондирования.
Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к АФ соответствующего фондообразователя.
Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил. Архивные документы, являющиеся исходящими копиями, относятся к АФ того фондообразователя, который является их автором. Архивные документы внутреннего обращения относятся к АФ того фондообразователя, у которого они созданы.
Фондовая принадлежность входящих документов определяется по метам, резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, по подписям должностных лиц. Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли – по регистрационному штампу, содержанию, его производственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих документов – адресат.
В случае реорганизации или ликвидации организации, с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные делопроизводством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации.
Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему АФ, при условии, если этот АФ находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего АФ личного происхождения.
При фондировании документов, когда формируется единый архивный фонд, то в этот архивный фонд входят архивные документы представительств и филиалов. В единый архивный фонд входят документы совещательных органов, созданных при организации. В единый АФ входят архивные документы временных администраций организации, находящиеся в стадии банкротства. В единый АФ с архивными документами организации составляют и архивные документы, созданные при организации первичных общественных организации, за исключением организации КПСС и ВЛКСМ, существовавших до принятия законодательства РФ «Об общественных объединениях». В единый АФ с архивными документами организации входят архивные документы ликвидационной комиссии организации. В объединенный АФ с архивными документами организации составляют архивные документы общественной организации (пр: профсоюзной), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством РФ «Об общественных объединениях», при их поступлении в архив, составляют самостоятельный АФ или присоединяют к АФ соответствующей организации, образуя объединенный АФ.
Требования при формировании объединенного АФ:
ОАФ формируется из архивных документов организаций однородных по своим функциям, действующих на определенной территории;
ОАФ может формироваться из документов руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории (пр: районный комитет КПСС и первичные организации данного района);
ОАФ создается из архивных документов организаций, объединенных объектом деятельности (пр: районные эксплуатационные управления ЖКХ);
ОАФ формируется из документов 2-х или более последовательно сменяющих друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их приемникам (пр: ЧК- ВЧК- ГПУ- ОГПУ- НКВД-НКГБ-КГБ-ФСК-ФСБ);
ОАФ формируется из 2-х или более АФ личного происхождения, если граждане связаны между собой близким родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.
Одной из разновидности АФ является архивная коллекция. Требования к формированию архивной коллекции.
АК поступает в архив или формируется в архиве из отдельных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся АК перефондированию не подлежит.
Архивные документы, сформированный в АФ, объединенный АФ или АК, перефондированию не подлежат. Перефондирование допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, которые затрудняют поиск документов.
Проблемы в фондировании возникают тогда, когда меняются основы законодательства. В 1993 году была принята Конституция, которая зафиксировала законодательные основы существования РФ – возникла проблема отнесения документов к тому или иному фонду. С принятием Конституции было принято следующее положение, при котором новые архивные фонды создаются и составляются из архивных документов
-органов законодательной власти РФ и субъектов РФ,
-органов исполнительной власти РФ и республик в составе РФ,
-глав, губернаторов краев областей, автономных округов РФ и их администрации,
-отраслевых органов испольнительной власти краев, областей, Москвы, Спб, автономных округов, если их задачи и функции изменились,
-органов судебной власти РФ,
-органов местного самоуправления,
-Генеральной прокуратуры РФ,
-Счетной палаты РФ,
-Центрального банка,
-ЦИК РФ,
-избирательных комиссий органов гос власти субъектов РФ.
Допускается формирование ОАФ из архивных документов избирательных комиссий по выборам органов местного самоуправления.
ЕАФ (единый архивный фонд) состоит из архивных документов отраслевых управлений и отделов исполкомов СНД краев, областей, автономных округов РФ, если их задачи и функции остались без изменений (когда мы создаем ЕАФ, мы можем создать этот ЕАФ, если в ходе преобразований органов РСФСР функции остались без изменений).
ЕАФ составляют архивные документы органов судебной власти и прокуратур республик, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов, районов РСФСР и соответствующих органов судебной власти и прокуратур в республиках, краях, областях, городов Москвы и Спб., автономных округов РФ, муниципальных, районных и городских округах.
ЕАФ составляют архивные документы представительного и исполнительно-распорядительных органов муниципального поселения. В связи с преобразованием муниципальных образований (может быть их объединение, разделение, изменение статуса) новый АФ состоит из архивных документов созданных органов местного самоуправления (то есть когда идет преобразование и появление новой структуры, появляется и новый АФ). Но когда осуществляется изменение границ муниципальных образований – это не является основанием для создания нового АФ.
При преобразовании организации новый АФ создается в случаях:
когда идет изменение целевого назначения, профиля деятельности и функций организаций.
когда осуществляется преобразование организации с изменением форм собственности (может быть процесс приватизации, национализации и т.д.). Когда преобразуется государственные или муниципальные организации и это связано с изменением формы собственности (статуса имущества организации), то из архивных документов возникшей организации правопреемницы допускается формирование ОАФ, в том случае, когда архивные документы организация-правоприемник передает в государственную или муниципальную собственность.
Существуют определенные критерии, ориентируясь на которые мы имеем возможность иметь основания для не создания нового АФ:
при расширении или сужении территориальных границ деятельности или функций организации
при выделении из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации
изменение подчиненности организации, ее структуры, переименовании или внесении изменений в название, не сопровождающиеся изменениями первоначальных функции
при смене учредителей организации без изменения формы собственности имущества этой организации.
Может быть ситуация, когда некая структура прекратила свое существование, а затем она восстановила свои функции, то в этом случае архивные документы составляют ЕАФ.
При фондировании важное значение имеет определение хронологических границ фонда. Хронологические границы АФ фиксируют временную грань принадлежности документов к определенному периоду. Хронологическими границами АФ являются:
для АФ государственных органов, органов местного самоуправления, организаций граница устанавливается на основе официальных дат нормативных актов, устанавливающих их образование, регистрацию и ликвидацию.
при наличии нескольких нормативных актов за дату образования гос органа, органа местного самоуправления, организации применяется дата наиболее раннего из них
для ОАФ хронологическими границами являются даты образования, регистрации наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав ОАФ.
хронологическими границами АФ личного происхождения являются дата рождения и дата смерти гражданина, семьи, рода по аналогии с ОАФ (наиболее ранние и наиболее поздние документы).
хронологическими документами архивной коллекции являются также даты самого раннего и самого позднего документа
Хронологические границы АФ иногда могут не совпадать с крайними дата архивных документов его составляющих. В фонде гос органа, органа местного самоуправления и организации в связи с возможным отсутствием архивных документов начального или завершающего этапов деятельности гос органов, органов местного самоуправления, организации (либо учредительные документы отсутствуют, либо переданы предшественником позднее).
В фонде личного происхождения тоже может быть несовпадение (могут поступать посмертные публикации, воспоминания и т.д.).
При фондировании архивных документов необходимо соблюдать следующие правила:
дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводства
планы, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который они составляются
отчеты и документы к ним относятся к году за который они составлены
перспективные планы относятся к тому году, на который они составлены
отчеты по перспективному плану относятся к последнему году отчетного периода
дела начатые в одной структуре, затем переданные в другую структуру относятся к той структуре где они были завершены
в пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организации
если в деятельности организации создается незначительный объем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в соответствии со структурой организации.
Вне структур дела располагаются по степени их значимости и логической взаимосвязи
В случае ряда дел с одинаковой датой их начала, первыми помещаются дела с наиболее ранней датой их завершения
При ликвидации организации законченные делопроизводством дела входят в состав фонда ликвидированной организации, незавершенные дела в состав фонда организации правопреемника.
Дела, производство которых велось в ряде организаций, включаются в состав фонда организации, завершившие их делопроизводство
Личные дела сотрудников, перешедшие в другие организации, в случае их передачи в эти организации, включаются в состав их фондов (пр: военные).
Внутренние документы относятся к фонду организации-составителя.
Каждому АФ присваивается название и номер. При хронологическом размещении дел первыми размещаются дела, имеющие число, месяц, год. За ними дела, имеющие месяц и год, затем дела, имеющие только год.
4
Научные основы классификации документов АФ формировались исторически и определялись ходом возникновения организации, документальных источников в деятельности фондообразователя (то есть основы организации документов в фонде заложены фондообразователем). Значительная часть западноевропейских и отечественных архивистов в вопросе об организации материалов в пределах АФ в значительной степени ориентировались на регистратур-принцип – утвердился в голландских и немецких архивах и представляет из себя вариант принципа происхождения (провиниенс-принцип).
Принцип происхождения – это принцип организации АФ, который требует при отнесении документов к тому или иному АФ учитывать генетическую связь с фондообразователем в целях организации их хранения (то есть сохраняются в неприкосновенности основы организации документов, принятых в делопроизводстве или в архиве учреждения).
Часть архивистов придерживалась взглядов о необходимости классификации документов внутри фондов посредством группировки по предметно-тематическим и другим логическим схемам (то есть не так как в делопроизводстве документы отложились). Но при таком подходе нарушаются исторические и логические связи между документами.
В первые годы советской власти архивисты использовали принцип происхождения и тематический принцип классификации, но в итоге утвердился принцип, отражающий научную организацию документов АФ РФ, вытекающий из исторически сложившейся структуры фондообразователя.
Наименьшей классификационной единицей в пределах АФ является физически обособленная единица хранения. Единица хранения архивных документов - это учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единица учета архивных документов - это единица измерения количества документов в архиве. Основной учетной и классификационной единицей на уровне фонда выступает ДЕЛО. Может быть дело АФ (состоит из документов, отражающих историю фондообразователя, а также историю и состояние фонда), дело фильма, которое отражает историю создания, использования, тех состояние кинофильма.
Основы организации АФ закладываются до поступления его в гос архив. В ходе делопроизводства документы формируются в единицы хранения – дела в соответствии с номенклатурой. Дела передаваемы в архив учреждения подразделяются на дела постоянного и временного срока хранения. Дела временного хранения хранятся в соответствии со сроками, определяемы законодательством, а постоянного срока хранения должны передаваться на гос хранение.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Опираясь на систематизацию номенклатуры дел в архивном фонде, идет классификация документов. Классификация документов- представляет разбиение всего множества документов на классы, либо на группы на основании общности признаков, присущих всем документам и объединенных в классы в целях научной организации и использования документов.
Классификация документов осуществляется посредством группировки и расположения единиц хранения или дел в пределах АФ. Но перед тем, как осуществить группировку физически, разрабатывается схема классификации или классификационная схема, определяющая всю организацию материалов этого фонда. Основой для создания классификационной схемы расположения материалов в фонде выступает опись дел.
Через составления схемы классификации мы решаем задачу систематизации документов – процесс распределения документов внутри фонда согласно схеме классификации.
Правила составления классификационной схемы:
Группировка документов должна быть полной, то есть охватывать весь материал АФ
Признаки – основания классификации определяются в каждом конкретном случае ее научными и практическими целями
Документы следует группировать по всем существенным для них признакам, результатом чего должна служить определенная система законченных делений
Классификация должна проводиться от общего к частному, начиная с деления по ведущему признаку, характерному для всего фонда и кончая признаками, характерных для отдельных самых мелких групп
Одна и та же группа материалов должна делиться по донному и тому же признаку, но поскольку каждая группа может характеризоваться многими признаками, то раскрытие других сторон документов должно проводиться по новым признакам на последующих степенях деления
Все ступени деления должны находиться в исторической и логической соподчиненности.
В пределах АФ документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения должны быть расположены в соответствии со схемой классификации. В пределах АФ дела и другие единицы хранения должны быть описаны, систематизированы и внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающих их учет, поиск, использование.
Единица хранения – архивное дело – это физически обособленный документ, имеющий самостоятельное значение, не подлежащий объединению с другими. Дело выступает как учетно-классификационная единица в пределах АФ. Обложка каждого дела оформляется в соответствии с требованиями Правил.
Пропущена одна лекция