11 Лекция
Предпочтительно сдавать на постоянное хранение подлинники, однако существует ряд документов, которые не могут остаться у источника комплектования: отчеты, докладные записки, справки – эти подлинники направляются адресату, а вторые, дублетные экземпляры остаются в учреждении. С тем, чтобы придать этим копиям юридическую силу, необходимо документы заверять (должны иметь номер, дату и др.).
Дублетный документ – это один из экземпляров документа, размноженный с оригинала. Дублетность документа – это критерий, который надо учитывать при отборе документов на гос хранение, так как дублетные документы широко распространены. Если на гос хранение идут подлинники, то в работе учреждений широко используются дублеты. Но надо следить, чтобы на хранение попадали первые экземпляры, а не дублеты.
При сдаче документов предусматривается в ряде случаев прием отчетов в составе фонда учреждения (автора отчета) и в составе фонда вышестоящего учреждения. Если эти документы идут в один и тот же архив, то дублетные документы не будут передаваться на постоянное хранение. Но если материалы учреждений передаются в разные архивы, то здесь мы обязаны дублетный экземпляр сдавать в архив.
7 критерий – поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе текущей плановой и отчетной документации. Месячные отчеты поглощаются квартальными отчетами, квартальные – годовыми и т.д. На государственное хранение отбираются сводные документы.
8 критерий – физическое состояние документа. Этот критерий вспомогательный и применяется в отдельных случаях. Наличие сильноповрежденных документов препятствует передаче их на постоянное хранение. Но документы особой ценности должны сохраняться, как бы сильно они не были повреждены.
При отборе документов мы должны учитывать текст, языковые особенности, художественную ценность.
В ходе ЭЦД у работников должен быть инструмент, который помогает осуществлять ЭЦД. Таким инструментом выступают Перечни документов.
Перечни – это систематизированные списки документов учреждений, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием на гос хранение которых обязательно. Перечни – это основное справочное пособие по ЭЦД. Перечни защищают архивиста от предвзятой оценки значения документа, регламентируют сложный процесс ЭЦД и облегчают ее проведение.
Если систематизировать перечни, то к первой группе относятся перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов документов. Ко второй группе относятся перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной сдаче на гос хранение.
По характеру документации перечни обеих групп можно подразделить на перечни типовых документов – это те документы, которые образуются при выполнении в учреждениях функций единых для всех структур (документы по личному составу, бухгалтерские документы) и на перечни документов для конкретных учреждений и ведомств (учреждение статистики, налоговая, таможенная). Ведомственный перечень – это основной нормативный документ про проведении ЭЦД в учреждении данного ведомства.
Все виды перечней представляют собой целую систему нормативных документов и методических пособий в области ЭЦД и комплектования гос архивов. Эта система пособий регламентирует организацию большой массы документов.
Перечень документов построен по функционально-отраслевому признаку, включаются разделы, отражающие основные направления деятельности организации, виды деятельности, форм собственности. В перечне имеется описательная статья, в которой зафиксированы № п/п , вид документа, срок хранения документа, примечания.
В учреждении обычно 2 группы документов: 1-продукт деятельности самой организации, 2-входящие документы. При ЭЦД сначала анализируются внутренние документы, а затем входящие.
Система экспертных органов
Экспертная служба представляет собой систему ЭК (экспертных комиссий) и ЭПК (экспертно-проверочных комиссий). На них возлагается проведение работ по ЭЦД. ЭК и ЭПК – это постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем организации, учреждения, предприятия. Ряд вопросов утверждается представителями ФАА. Отсюда следует, что ЭК, получая организационно-методические указания от архива, должна постоянно контактировать с архивной службой.
ЭК согласно законодательству создаются во всех учреждениях, организациях, предприятиях, иногда и в структурных подразделениях организации (зависит от масштаба учреждения). Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах. В министерствах, центральных учреждениях ведомств РФ организуются ЦЭК (центральные ЭК).
ЭПК (Экспертно проверочные комиссии) функционируют при архивных управлениях, отделах автономных республик, краев, областей, а также при федеральных архивах. При других гос архивах и центрах документации действуют экспертно-методические комиссии (ЭМК). При Росархиве действует ЦЭПК.
Схемка в тетради
Состав ЭК учреждается приказом руководителя организации, учреждения, предприятия. Возглавляет ЭК руководитель структурного подразделения, который отвечает за организацию делопроизводства. По составу не менее 3-5 человек. Прежде всего, в ЭК входит специалисты основного профиля деятельности учреждения (финансист, экономист, бухгалтер, работники делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения). Они в силу своих служебных обязанностей знают всю документацию в совокупности. Именно они ведут работу по составлению номенклатуры, осуществляют отбор документов на хранение.
В состав ЭК ведущих организаций, ведомств входят представители архивных учреждений. Большинство функций ЦЭК и ЭК совпадают:
Рассматривают и одобряют проекты номенклатур дел структурных подразделений и сводную номенклатуру учреждения
Рассматривают график передачи документов их структурных подразделений в архив учреждения и график передачи документов в гос архивы. График составляется архивом учреждения и согласовывается с государственным архивом
Ежегодно совместно с работниками делопроизводственных служб и архива проводят отбор документов на постоянное и длительное хранения для передачи в архив учреждения.
Члены ЭК работают в структурных подразделениях и проверяют правильность работы по ЭЦД. Это требует просмотра описей дел постоянного и длительного хранения, проверка актов о выделении дел для уничтожения, просматриваются сами дела, которые будут уничтожаться и просмотр дел и правильность их оформления, подлежащих передаче на государственное хранение. Особое внимание уделяются документам с отметкой ЭПК – это предписание перечня, который фиксирует виды документов, которые обязательно должны пройти оценку экспертизой (т.к. именно эти документы представляют собой научную, практическую ценность).
ЦЭК осуществляет просмотр дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях.
ЭК рассматривает описи, которые готовятся в учреждениях:
ЭК фиксирует годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в гос. архив
ЭК рассматривает описи дел по личному составу, описи дел временного хранения и описи дел по личному составу долговременного хранения.
После того, как ЭК одобряет описи дел постоянного хранения, ЭК принимает решение о предоставлении их для утверждения ЭПК архивного учреждения. На этом этапе в работе ЭК могут принимать участие работники архива, которому будут передаваться документы.
И ЭК и ЦЭК утверждают описи дел долговременного срока хранения по учреждениям и подведомственным организациям, которые не сдают документы в гос. архив.
Прерогативой ЭК и ЦЭК является рассмотрение, одобрение о выделение документов к уничтожению с истекшими сроками хранения. ЭК и ЦЭК рассматривает также акты подчиненных организаций, которые не состоят в источниках комплектования гос. архивов. ЭК и ЦЭК рассматривают акты о неисправимо поврежденных дел постоянного срока хранения, актов об утрате дел, подлежащих передаче на гос хранение.
Эк и ЦЭК рассматривают вопросы приема на ведомственное хранение документов личного происхождения, личные фонды, личные коллекции. ЭК и ЦЭК могут изменять сроки хранения документов, не предусмотренных типовыми перечнями, номенклатурой. ЭК и ЦЭК принимает решение о предоставлении предложений ЭПК соответствующего архивного учреждения, рассматривают перечни и описи ОЦД и представляют свои предложения в ЭПК, могут предложить заменить подлинники отдельных документов микрофильмами.
В целом ЭК должны оказывать методическую и практическую помощь подведомственным организациям, учреждениям с тем, чтобы составление номенклатур, организация учета документов, ЭЦД, составление описей, актов о выделении к уничтожению – все было зафиксировано, проверено, т.к. на основе решений ЭК идет уничтожение документов и если допущена ошибка, то возврата нет.
Решения ЭК и ЦЭК должны согласовываться с ЭПК органа архивного управления территории. Одобряются описи дел постоянного хранения и по личному составу.