27 Класифікація документів, їх структура, вимоги до заповнення. Документообіг, його організація. Порядок прийняття, перевірки і обробки документів.

Бухгалтерський документ – це письмове свідоцтво певної форми і змісту, що фіксує і підтверджує факт здійснення господарської операції або розпорядження на право її проведення.

Бухгалтерські документи класифікують за такими ознаками:

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні (оформлені на підприємстві) та зовнішні (отримані від партнерів та інших підприємств і установ). За призначенням бухгалтерські документи поділяють на : розпорядчі, виконавчі та комбіновані, За порядком складання бухгалтерські документи поділяють на первинні та зведені. За способом оформлення операцій бухгалтерські документи поділяють на одноразові, котрі заповнюють на одну операцію, та нагромаджувальні, в яких записують однорідні господарські операції за певний проміжок часу. За змістом бухгалтерські документи поділяють на грошові, розрахункові, обліку матеріальних запасів, обліку особового складу тощо.

Для реєстрації господарської операції використовують різні за формою і змістом первинні бухгалтерські документи. Первинні документи для надання їм сили й доказовості повинні мати обов’язкові реквізити (характеристики): назва підприємства (установи), від імені якого складено документ; назва документа і код форми;дата і місце складання; зміст господарської операції, її обсяг та вимірники в натуральному й вартісному виразі; посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу одержувача тощо.

При відсутності будь-якого реквізиту первинний документ втрачає свою доказову силу і не може бути підставою для здійснення записів у системі рахунків бухгалтерського обліку.

Для оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги: первинні документи треба складати в момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення; документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами.

Документування може здійснюватись з використанням самостійно виготовлених бланків, але з неодмінним дотриманням усіх реквізитів, передбачених типовими формами. записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарською машинкою чи принтером; вільні рядки в первинних документах прокреслюють; у грошових документах ( чеки, касові ордери, платіжні відомості, платіжні доручення) суми проставляють цифрами і прописом. Перше слово суми записують із великої літери; кожен первинний документ повинен містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення; керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні доку­менти у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим друку­ванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Усі бланки суворої звітності підлягають нумерації;деякі первинні документи (накладні, платіжні дору­чення, податкові накладні, рахунки) оформляють у декількох екземплярах; при складанні первинних документів можуть бути допущені помилки. У банківських (платіжне доручення, чек) і грошових (касові ордери) помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущена помилка, їх анулюють, а замість них оформляють нові. В інших первинних доку­ментах помилки можна виправляти;заборонено приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нор­мативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей. Такі документи слід передати головному бухгалтерові;

для упорядкованості руху та забезпечення своєчасного отримання первинних бухгалтерських документів наказом керівника підприємства, установи встановлюють графік документообігу, в якому вказують дати створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передання в оброблення та до архіву.

Усі первинні бухгалтерські документи з місць їх оформлення у встановлені терміни передають у бухгалтерію. Кожен первинний документ у бухгалтерії підлягає: перевірці; обробленню; погашенню.

Перевірку первинних документів здійснюють за суттю (чи відповідає господарська операція чинному законо­давству), формою (правильність і повнота заповнення усіх реквізитів, цифрових і текстових записів, дотримання термінів оформлення і подання документів у бухгалтерію) та арифметичним підрахунком (перевірка цифр, підсумків).

Оброблення первинних бухгалтерських документів полягає у їх кодуванні, таксуванні і групуванні.

Закінчується оброблення первинних документів їх погашенням. Бухгалтерські документи підлягають опера­тивному й обліковому погашенню.

Оперативному погашенню підлягають усі документи, ордери, а також документи, які стали підставою для нарахування заробітної платні та інших подібних виплат. На них штампом або ручкою ставлять записи „Одержано" або „Сплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

При обліковому погашенні первинних бухгалтерських документів на них ручкою або штампом проставляють номери кореспондуючих рахунків (відповідно до змісту документа), номер реєстру, в який заносять дані з пер­винного документа, дату й підписи виконавців, які обро­били документ.