6.3. Внутрифирменные коммуникации

Внутрифирменные коммуникации являются одним из средств, которые помогают PR-специалистам в их деятельности. Такие коммуникации позволяют привести в действие двусторонний поток информации различного содержания.

При этом на предприятии используется система информирования с помощью средств распространения PR-обращений. Параллельно для выявления запросов со стороны руководителей и служащих PR-специалистам приходится учитывать интересы всех сторон, и они выбирают также средства, которые способны согласовывать интересы руководителей и подчиненных, вовлекают всех сотрудников в процесс выработки и реализации управленческих решений.

Целью таких PR-обращений могут быть ослабление негативных аспектов во взаимоотношениях между руководителями и подчиненными.

Для того чтобы распространить PR-сообщение между сотрудниками, применяются:

— газета, которая распространяет оперативную информацию;

— визуальные средства, к которым относятся видеофильмы, реклама на ТВ;

— «горячий телефон». С помощью него происходит прямое взаимодействие руководителя и подчиненных.

В настоящее время распространено такое средство внутрифирменных коммуникаций, как Интернет.

С помощью электронной почты проводится информирование занятых, опрос и сбор мнений методом мозгового штурма, а также обучений. Такие электронные информирования, опрос и обсуждения несущих и стратегических вопросов компании заменяют зачастую собрания сотрудников, обеспечивают предварительную подготовку обсуждаемых вопросов.

Корпоративная электронная доска объявлений для работников — удобное средство внутреннего информирования, где большое количество сотрудников имеют удобный доступ к Интернет - на рабочих местах.

Непосредственные коммуникации с руководящим персоналом. Возможность прямых коммуникаций представляют конференции, которые периодически проводятся в организации. По сравнению с видео, конференции представляют более личный контакт. Здесь может осуществляться обучение персонала в связи с освоением нового продукта, демонстрация нового товара. Недостаток конференций заключается в том, что он отвлекает специалистов от текущей работы. Различные сборы внутри организации могут проводиться по различным вопросам и с различной регулярностью, но обязательно должны быть четко спланированы и организованы.

Основной задачей подразделений PR является создание возможностей для непосредственных менеджмента с занятыми, зачастую в неформальной обстановке. При этом происходит так называемое «переливание менеджмента» и штата в разнообразные формы встреч - от сессии жалоб до собраний маркетингового планирования.

В настоящее время практикуются встречи «перепрыгивания уровня» - менеджеров высшего звена с подчиненными уровнем ниже по иерархической лестнице. Такие встречи должны быть регулярны и содержательны, иначе они теряют смысл. Например, в американских университетах принято проводить приемы в полуофициальной обстановке. На таких приемах официальная часть занимает очень мало времени. Основное назначение таких приемов — обмен опытом и информацией.

Слухи. Во многих компаниях слухи являются очень сильным средством коммуникаций. Зачастую они распространяются быстрее, чем официальная информация, и более влиятельны, чем официальные инструкции Поэтому слухи могут быть разрушительными.

Организация должна корректировать слухи, и чем быстрее, тем лучше. Обнаружить источник слухов сложно, однако опровержение ложных слухов о плохих новостях - увольнениях, закрытиях, вынужденных отпусках часто необходимо и достигается полным официальным заявлением.

Слухи далеко не всегда несут отрицательное во внутрифирменные коммуникации. Корпоративные слухи могут быть такими же средствами коммуникации, как печать или встречи занятых. Они могут быть очень ценными, т. к. им доверяют. Например, Интернет является одним из самых мощных и масштабных каналов распространения слухов, и источник здесь идентифицируется.

Доски объявлений. Доска объявлений весьма распространена в настоящее время в организациях. Она используется не только для информирования в чрезвычайных ситуациях, но и для улучшения производительности труда.

Наглядно экспрессивные, графически впечатляющие, доски могут быть центрами текущих новостей. Подобная доска может висеть у входа в организацию или в других заметных местах. Для того чтобы сделать доску читаемой, следует ее регулярно обновлять.