Практическое задание № 2 Подготовка и использование описания конкретных работ (должностных инструкций)

Описание работ помогает подразделению организовать в виде отдельных работ то, что занимает большую часть времени сотрудника. Это база для подготовки целей по ключевым результатам, объемов работ по каждой функции и для каждого сотрудника. Описание работ используется для знакомства с характером работ кандидатов на замещение конкретных должностей, а так же при аттестации сотрудников.

Определение. Описание работ – структурированная и фактически существующая конкретная функция (работа), а так же цели, стандарты оценок деятельности по этой функции, границы ответственности. Оно так же включает наименование должности, подразделения, подчиненность сотрудника.

Достоинства составления описания работ.

Оно:

• полезно при использовании при приеме на работу,

• помогает планировать цели и требования по обучению персонала,

• существенно для четкого определения границ ответственности и принятия решений.

Недостатки наличия таких документов:

Они:

• могут вызвать реакцию типа «Это не соответствует описанию моей работы»,

• требуют регулярной модернизации.

Перечень действий.

1. Информирование штаба о причинах составления нового документа, пересмотра и исправления существующего.

2.  Определение ответственности.

Документ должен оцениваться по ответам на следующие вопросы:

• Имеет ли ответственный за работу ясную зону обслуживания?

• Относится ли описание работ к реальному сотруднику?

• Способен ли менеджер контролировать штат подчиненных по этому описанию?

• Сколько уровней ответственности реально существует на этой работе?

• Имеются ли несколько работ во многом схожих друг с другом?

• Ясно ли изложены штабные и линейные функции?

• Могут ли отдельные цели или дела «опущены вниз» и включены в индивидуальные описания дел нижестоящих сотрудников?

• Имеются ли «бреши» в перечне выполняемых дел?

3. Сбор информации.

Лицо, составляющее описание работ должно иметь следующую информацию:

• что менеджмент хочет от работы,

• что думает исполнитель о том, что он должен делать по описанию и что он действительно делает,

• что думают другие, связанные по работе с этим сотрудником, о том, что он делает и чего не делает.

Сбор осуществляется путем неформальных интервью, применение анкет допустимо, но менее желательно.

4. Составление описания работ.

Оно должно содержать:

а) базовую информацию:

• наименование работы, должность, подразделения,

• ответственный за…,

• ответственный перед…

• главные функциональные взаимоотношения.

б) главные назначения (цель) работы,

в) главные обязанности / ключевые результаты.

5. Модернизация и пересмотр документа.

Описание должно отражать современность и оцениваться на предмет совершенствования:

• по крайней мере через год после введения,

• если должность вакантна, то для оценки ее необходимости,

• после того как новый сотрудник проработал несколько месяцев и понял, что требуется модернизация документа.

Что надо и чего не надо делать при составлении описания работ.

Надо:

• включать текущих сотрудников, выполняющих рассматриваемую работу,

• проверять практику работы в «окружающей среде»,

• регулярно пересматривать описания.

Не надо:

• забывать информировать штаб фирмы об отмене, модернизации описаний,

• исключать инициативу сотрудников.