Создание таблицы базы данных

1. П ри запуске СУБД Microsoft Access сначала необходимо создать файл новой базы данных и сохранить его.

2. После сохранения базы данных появится окно работы с сохраненной базой.

3. Сначала нам потребуется активизировать объект «Таблицы» и создать таблицу в режиме конструктора.

4. В появившемся окне «Таблица1: таблица» в столбце «Имя поля» необходимо указать соответствующие имена полей, а в столбце «Тип данных» - их типы.

5. Далее необходимо указать ключевое поле, щелкнув правой кнопкой мыши по соответствующему имени поля и выбрав команду «Ключевое поле».

6. Затем необходимо закрыть окно «Таблица1: таблица» и сохранить таблицу, придав ей имя.

7. Сохраненная таблица появится в списке таблиц.

Заполнение базы данных

1. Заполнять базу данных можно, открыв сохраненную таблицу. Но удобнее всего работать с базой данных с помощью формы.

2. Для создания формы необходимо активизировать объект «Формы» и создать форму с помощью мастера.

3. Далее необходимо выбрать, на основе какой таблицы и ее полей будет создаваться форма, ее внешний вид, стиль и задать имя формы. Если необходимо, форму можно отредактировать в режиме конструктора.

Поиск данных в базе данных

1. Наиболее простой способ поиска данных – поиск данных с помощью фильтров.

2. Для выполнения фильтра необходимо открыть таблицу.

3. В пункте меню «Записи» выбрать команды «Фильтр» - «Изменить фильтр».

4. В соответствующих полях необходимо указать критерии поиска.

5. В пункте меню «Фильтр» выбрать команду «Применить фильтр».

Для возврата в текущую таблицу необходимо в пункте меню «Фильтр» выбрать команду «Удалить фильтр».

Создание межтабличных связей

Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.

Если структура базы данных продумана заранее, а связи между таблицами намечены, то создание реляционных отношений между таблицами выполняется очень просто:

1. В пункте меню «Сервис» выбирается команда «Схема данных…».

2. В появившемся диалоговом окне «Добавление таблицы» необходимо выделить соответствующую таблицу и нажать на кнопку «Добавить».

3. После добавления всех таблиц необходимо нажать на кнопку «Закрыть».

4. Д алее необходимо в пункте меню «Связи» выбрать команду «Изменить связь…».

5. В появившемся диалоговом окне «Изменение связей» нажать на кнопку «Новое..».

6. В появившемся диалоговом окне «Создание» необходимо установить имена таблиц и их полей, по которым организуется связь, и нажать на кнопку «OK»:

7. В появившемся диалоговом окне «Изменение связей» будет отображаться информация о связях между таблицами.

8. Если установить опцию «Обеспечение целостности данных», то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя.

9. Е сли вместе с ним включены опции «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей», то, соответственно, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.

Таким образом, смысл создания реляционных связей между таблицами состоит, с одной стороны, в защите данных, а с другой стороны – в автоматизации внесения изменений сразу в несколько таблиц при изменениях в одной таблице.