Результати та висновки аудиторської перевірки

Основні цілі складання аудиторського висновку

1. Терміново сповістити керівництво банку про найбільш важливі проблеми, виявлені після кожної аудиторської перевірки.

1. Визначити чи задовільно працюють системи контролю.

1. Якщо виявлено проблеми, переконати керівництво у необхідності впровадження запропонованих рекомендацій про зміни, які призведуть до поліпшення діяльності та систем контролю.

1. Надати формальний звіт про результати проведеної аудиторської перевірки, а також про досягнуту домовленість з керівництвом відділу, що перевірявся, про запровадження вдосконалень.

Доповідати керівництву банку про адекватність систем контролю та ефективність заходів, що забезпечують внутрішній контроль установи.

Зміст, форма, термін подання та особи, яким надається даний звіт, мають бути офіційно затвердженими та відповідати процедурам банку.

При документальному оформленні результатів аудиторської перевірки аудитор має викласти суть проблеми стисло, чітко та зрозуміло в декількох розділах.

Основні розділи аудиторського звіту включають:

1. Викладення фактів (Фактичний стан речей!)

2. Критерії (Як має бути!)

3. Наслідки (До чого це призводить?)

4. Причини (Чому це сталося?)

5. Рекомендації (Що необхідно зробити?)

Характеристики добре складеного аудиторського висновку

1. Викладення фактів про стан речей. В цьому розділі визначається характер та обсяги незадовільного стану установи. В ньому дається відповідь на питання: “Які виявлено порушення?” Чітку та повну картину про стан речей можна отримати з аудиторського висновку про перевірку, проведену згідно належних критеріїв оцінки.

2. Критерії. В цьому розділі встановлюється законність результатів перевірки шляхом визначення критеріїв оцінки та дається відповідь на питання: “За якими стандартами проводилась оцінка?” У фінансовому аудиті та аудиті на відповідність вимогам систем внутрішнього контролю критеріями можуть виступати: точність, суттєвість, стабільність чи відповідність загальноприйнятим принципам бухгалтерського обліку та вимогам, встановленим законодавством та нормативними актами. При проведенні аудиторської перевірки ефективності та економічності діяльності, а також аудиту досягнення запланованих результатів, критерії можуть бути визначені в положеннях про місію, діяльність чи функції відділу, що перевіряється; в стандартах виконання роботи, продуктивності праці та витрат; у договірних контрактах; у встановлених цілях діяльності установи; в політиці та процедурах та інших інструкціях установи; а також у зовнішніх джерелах, які встановлюють загальноприйняті критерії.

3. Наслідки. Цей розділ визначає фактичний або потенційний вплив незадовільного стану на діяльність установи та дає відповідь на питання: “До чого це призводить така негативна ситуація?”

Значущість будь-якого ситуації звичайно оцінюється за її наслідками. При проведенні операційного аудиту зниження ефективності або економічності діяльності, або не досягнення запланованих результатів є достатніми критеріями для оцінки наслідків. Вони звичайно виражаються у кількісних показниках, наприклад, в доларах, кількості персоналу, одиницях продукції, кількості матеріалу, кількості операцій або кількості витраченого часу. Якщо фактичні наслідки не можливо з’ясувати, то інколи може бути корисним визначити потенційні (можливі) чи нематеріальні наслідки для того, щоб показати важливість такого ситуації.

4. Причини. Четвертий розділ визначає причини, які призвели до незадовільного стану та відповідає на питання: “Чому це сталося?”

Якщо незадовільний стан спостерігається протягом довгого періоду часу або якщо він погіршується, необхідно також викласти причини виникнення такої ситуації.

Визначення причин незадовільного стану є необхідною передумовою для того, щоб рекомендації, щодо заходів для виправлення ситуації, були дійсно корисними. Причини можуть бути досить явними або їх можна з’ясувати шляхом логічних міркувань з метою надання рекомендацій із зазначенням особливих та практичних шляхів для виправлення незадовільного стану. Однак, неможливість з’ясувати причини такого стану може також означати обмеженість чи недоліки аудиторської роботи, або причини було не визначено навмисно з метою уникнути прямої конфронтації з відповідальними особами.

5. Рекомендації. Цей останній розділ містить пропозиції щодо усунення недоліків та дає відповідь на питання: “Що необхідно зробити?”

Зв’язок між рекомендаціями аудитора та причинами, які викликали такий стан, має бути чітко та логічно викладений. Якщо такий зв’язок існує, то є велика ймовірність того, що запропоновані дії будуть впроваджені та належним чином керовані. Рекомендації в аудиторському звіті повинні чітко показувати, що саме необхідно змінити або виправити. За процес впровадження цих змін відповідає керівник відділу, в якому проводилась аудиторська перевірка. Такі загальні рекомендації, як наприклад, “приділити більшу увагу”, “переглянути системи контролю”, “вивчити проблему”, “обговорити питання”, не можна використовувати в аудиторському звіті, але іноді вони є доречними у підсумкових звітах для того, щоб звернути увагу вищого керівництва на схожі проблеми, виявлені у декількох сферах діяльності.

Якщо переваги впровадження запропонованих дій не є очевидними, вони мають бути викладені в рекомендаціях. Вартість впровадження запропонованих дій необхідно завжди порівнювати з величиною ризику.

Рекомендації треба направляти особі, яка має повноваження вжити заходів.

Добре викладені результати аудиторської перевірки включають: суть виявлених порушень; критерії, які використовувались для виявлення порушень; причини незадовільного стану; важливість наслідків такого стану; а також що, на думку аудитора, необхідно зробити ля виправлення ситуації. Повністю оформлені результати аудиторської перевірки, які складаються з п’яти наведених вище розділів, мають бути простими для розуміння та розкривати відповідним керівним особам установи наслідки та значущість виявлених порушень.

Кожний результат має оформлятись на бланку “Результати аудиторської перевірки”, та включатись до робочої документації внутрішнього аудитора.

Кожний аудиторський висновок повинен мати наступні сім характеристик:

1. Достовірність. Аудиторський висновок має підтверджуватися фактами. Надзвичайно важливо, щоб ступінь довіри до служби внутрішнього аудиту та до кожного аудитора була найвищою завдяки інформативним неупередженим та об’єктивним аудиторським висновкам.

2. Зрозумілість. Аудиторський висновок має бути зрозумілим та прозорим. Дуже важливо, щоб ваш висновок не потребував додаткових усних пояснень або коментарів. Аудиторський висновок має бути окремим самостійним документом.

3. Кількісні характеристики. Усі коментарі мають максимально супроводжуватись кількісними даними з метою підкреслення серйозності можливих наслідків. Прикладом кількісних даних можуть бути: суми в гривнах, обсяг аудиту, кількість винятків з аудиторських тестів.

4. Стислий виклад. Аудиторський висновок має бути стислим та доречним, але це не обов’язково означає, що він має бути коротким.

5. Неупередженість. Аудиторський висновок має зберігати дипломатичну зваженість, з огляду на сприйнятливість адресатів цього висновку. Наголос треба робити на необхідності вдосконалень, а не критикувати діяльність службовців або минулі події.

6. Своєчасність. Аудиторський висновок треба надавати незадовго після закінчення перевірки, бажано – протягом двох тижнів.

7. Вирішення проблеми. Аудиторський висновок має вказувати, хто, як і коли буде впроваджувати зміни, необхідні для виправлення ситуації. Ефективність втрачається без отримання конкретних відповідей та без призначення відповідальних осіб.

Якщо аудиторський висновок є достовірним, зрозумілим, стислим, неупередженим, своєчасним та зазначає конкретні дії для вирішення проблеми, він буде добре сприйнятий своїми адресатами.

Посадові інструкції щодо складання та надання аудиторського висновку.

1. Відповідальний внутрішній аудитор повинен підготувати проект аудиторського висновку, включаючи супроводжувальний лист, до того, як керівник групи аудиторів закінчить перевірку робочих документів.

2. Звичайно, проект аудиторського висновку надається керівнику відділу, що перевірявся до дати проведення підсумкової зустрічі. На кожному варіанті аудиторського висновку має зазначатись дата його складання, та всі учасники підсумкової зустрічі повинні мати однаковий варіант.

3. Перед проведення підсумкової зустрічі копію проекту аудиторського висновку, що належить відповідальному внутрішньому аудитору, необхідно звірити з відповідними робочими документами аудиторської перевірки, на які є посилання.

4. Остаточний аудиторський висновок надається керівникам відповідного рівня, які несуть безпосередню відповідальність за напрямок діяльності банку, відділ, чи обладнання, що перевірялось службою внутрішнього аудиту.

5. Висновки внутрішнього аудиту є конфіденційними та не можуть розповсюджуватись за межами банку або надаватись іншим структурним одиницям банку без дозволу начальника служби внутрішнього аудиту.

Оформлені належним чином звіти щодо кожного виявленого факту незадовільного стану в процесі аудиторської перевірки, полегшать аудитору процес складання проекту аудиторського висновку. Треба пам’ятати, що кожний, хто читатиме ваш висновок, буде мати таку саму уяву про напрямок діяльності банку, що перевірявся, що і ви. Отже, аудиторський висновок має бути складений таким чином, щоб не потребувати додаткових усних пояснень чи коментарів.

Взаємодія СВА з іншими структурними підрозділами підприємства.

Місце служби внутрішнього аудиту в системі внутрішньогосподарського контролю визначається її взаємозв'язками з іншими службами та підрозділами підприємства, що можна навести в табличній формі (табл. 1.1.)

Таблиця 1.1

Взаємозв'язок служби внутрішнього аудиту з іншими службами та підрозділами підприємства

Підрозділ підприємства	Форма взаємозв 'язку
Дирекція	Аудитор отримує від керівництва підприємства для виконання накази, розпорядження, вказівки, плани тощо, а надає результати перевірок, аналізу, оцінки діяльності, рекомендації, висновки тощо
Відділ постачання та збуту	Аудитор контролює стан матеріально-технічного забезпечення, ефективність укладених угод з придбання запасів, звіти про витрачання матеріалів на виробництво, відпуск матеріалів на сторону, акти приймання та списання запасів; підтверджує обґрунтованість надходження та списання запасів, консультує з питань складання договорів, заповнення бланків обліку та звітності, проведення й оформлення процесу і результатів інвентаризації
Матеріальний склад	Аудитор контролює рух запасів, обґрунтованість і своєчасність їх оприбуткування та списання, наявність карток складського обліку, матеріальних звітів, товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур, вимог, наявність договорів про матеріальну відповідальність, правильність зберігання, забезпеченість збереженості запасів, справність вагового та вимірювального обладнання; консультує з питань раціонального складання та оформлення первинних документів; інформує про зміни в обліку та звітності
Виробничі цехи	Аудитор контролює виробничі звіти, накладні на відпуск сировини у виробництво, відповідність фактичного виходу продукції плановим нормативам, обґрунтованість застосування норм природного убутку; перевіряє обґрунтованість віднесення витрат на виробництво продукції, заповнення журналів технічного огляду та якості; проводить оцінку виробничої діяльності підприємства, дотримання технічної дисципліни, своєчасності та правильності відображення виробничих операцій у первинних документах; інформує про зміни норм, нормативів та розрахункової собівартості продукції
Планово-економічний відділ	Аудитор перевіряє наявність діючих норм і нормативів, звітів про виконання планових завдань з виробничої, фінансової і комерційної діяльності, планових відпускних цін на продукцію, що виготовляється, штатного розкладу та Положення про фонд споживання; інформує про допущені відхилення в частині оформлення первинної документації; консультує з питань внесення змін і доповнень до Положення про оплату праці та фонд споживання, складання розрахунку цін
Відділ бухгалтер­ської служби	Аудитор перевіряє документи, що підтверджують достовірність бухгалтерської, фінансової та статистичної звітності, обґрунтованість розрахунків з бюджетом і позабюджетними фондами, дебіторами, кредиторами тощо; надає матеріали перевірок інвентаризації, аналізу; інформує про зміни в податковому законодавстві, законодавстві з бухгалтерського обліку та звітності

Отже, рекомендації і висновки внутрішніх аудиторів повинні сприяти скороченню витрат і підвищенню ефективності діяльності підприємства, цим самим створюючи умови для реалізації його генеральної стратегії

На промислових підприємствах внутрішній аудит одночасно здійснює технічний нагляд за виробничим процесом і якістю продукції. Матриця дій внутрішнього аудиту має такий вигляд

Модуль ІІ