5.4. Этап реализации проекта – управление финансовой деятельностью проекта

Финансовый менеджмент гарантирует эффективную реализацию проекта в финансовом отношении и в соответствии с правилами и требованиями Евро Союза. Управление финансами будет осуществлять ведущий партнер, так как он осуществляет основную работу по координации бюджета. Партнеры со стороны ЕС, обладающие опытом в данной сфере, будут помогать осуществлять мониторинг.

Финансовый менеджмент включает 3 этапа.

5.4.1. Бухгалтерский учет по проекту

5.4.2 Мониторинг объема выполненных работ, процесса выполнения и бюджета

5.4.3 Итоговый финансовый отчет

Конечные результаты:

• Представление финансовой документации согласно руководящим инструкциям и требованиям ЕС

• Счета

• Сбор документации, подтверждающей собственный вклад в проект

• Бухгалтерский учет и документоведение

• Сравнительный анализ таблицы мероприятий с бюджетом проекта (особенно после получения гранта)

• Упорядоченная финансовая информация, распределенная по статьям расхода

• Проверенный бюджет партнеров

• Итоговый финансовый отчет по проекту

• Проектный менеджер (планирование, организация и ведение рабочих встреч и обсуждений)

• Административный персонал проекта

5.5. Этап реализации проекта – общение, передача информации друг от друга в рамках проекта

Передача информации внутри проекта будет двухуровневая и будет организована в иерархическом порядке. Ведущий партнер будет главным центром передачи информации. Он будет сообщаться в двух направлениях – с консорциумом проекта и управляющим комитетом, а также вести все необходимые переговоры с ЕС. Проектный менеджер со стороны ведущего партнера будет главным информационным каналом, и тем самым будет упорядочивать и структурировать потоки информации. Проектный менеджер будет также представлять все необходимые отчеты, следя за соблюдением конечных сроков исполнения, а также правил и требований Евро Союза и программы Темпус. Инструменты и каналы общения и связи между партнерами будут отобраны на стартовом рабочем совещании по проекту, тем не менее, наиболее доступными и общепринятыми средствами связи остаются электронная почта, телефонная связь, видео-конференции, внутренняя проектная платформа, рабочие встречи и совещания.

5.5.1. Средства общения внутри проекта обсуждены и одобрены всеми партнерами на стартовой встречи по проекту.

5.5.2. Партнерам всегда в курсе информации, поступившей со стороны Евро Союза

5.5.3. Связь с Евро Союзом, если возникает необходимость

5.5.4. Связь с административным персоналом по проекту

5.6. Проектная отчетность

Отчетность по проекту как одна из основных задач для проектного менеджера. Отчетность будет проходить в соответствии с требованиями и правилами Евро Союза, более опытные проектные эксперты со стороны партнеров Евро Союза будут оказывать помощь и содействие проектному менеджеру по вопросам отчетности и администрирования.

5.6.1 Проектный менеджер должен представлять промежуточные отчеты и итоговый отчет по проекту согласно требованиям Программы КолАрктик «Инструмент Европейского Соседства и Партнерства, Приграничное Сотрудничество».

Конечные результаты:

- Промежуточные отчеты по проекту (согласно требованиям программы)

- Протоколы рабочих встреч

- Протоколы заседаний руководящего комитета

5.7. Закрытие проекта

Это последний этап проекта, в ходе которого все результаты, достижения и итоговые отчеты подготовлены и собраны вместе. Документация по содержательной и финансовой частях проекта объединены в один общий итоговый отчет.

5.7.1 Завершение и подведение итогов процесса реализации проекта

5.7.2 Завершение производства проектной документации

5.7.3 Проведение мониторинга и анализа

5.7.4 Завершение организационных процессов

5.7.5 Написание итогового отчета по проекту

Конечные результаты:

• Итоговый отчет по проекту

• Завершение производства проектной документации

• Отчет о результатах анализа и оценки

Предварительный план-график деятельности по проекту

Дата	Название мероприятия	Заметки
Январь 2012	Разработка договора о сотрудничестве Рассмотрение договора партнерами Учреждение Руководящего Комитета	Organized by LP
Март 2012	Рабочая встреча Руководящего Комитета I /2012 Рабочая встреча координаторов 1 Открытие проекта – семинар - начало планирования предстоящей работы (обновление проектного плана) - подписание договора о сотрудничестве - отбор участников проекта - разработка веб-сайта, распространение проектного плана и материалов - построение виртуальной информационной платформы и сети данных	Финляндия
Апрель 2012 (Май 2012)	Стартовый семинар по началу проекта в странах-партнерах/ стартовое совещание по проекту для координаторов и партнеров Стартовые совещания, предназначенные для ознакомления партнеров с необходимой информацией и планирования предстоящей работы -Планирование и организация программы наставничества - Формирование группы наставников -Планирование и организация обучающих семинаров на региональном уровне	Организованы в каждой из стран-участниц проекта
Май 2012	Конференция с целью установления контактов/связей и сплочения участников в рамках проекта «Молодые инновационные предприниматели» I - тимбилдинг Международная группа наставников-руководителей Обучение под руководством наставников (на международном/государственном уровне) Рабочая встреча координаторов 2 Планирование Бизнес Фестиваля I Издание веб-страниц и распространение материалов	Норвегия
Июнь 2012	Рабочая встреча Руководящего Комитета II/2001 Бенчмаркетинг инновационных моделей лабораторий и передовые технологии на территории и за пределами программной области	Посредством интернет связи
Сентябрь 2012	Проведение Бизнес Фестиваль по проекту «Молодые инновационные предприниматели» 1	Швеция (Торнио-Хапаранда)
Декабрь 2012	Рабочая встреча Руководящего Комитета III/2012 Годовой отчет	Посредством интернет связи
Март 2013	Конференция с целью установления контактов/связей и сплочение участников в рамках проекта «Молодые инновационные предприниматели» 2 – развитие проекта и партнерства (как часть Бизнес Недели Арктического Экономического Форума) Рабочая встреча Руководящего Комитета I/2013 Рабочая встреча координаторов 3 Рабочий семинар по бенчмаркетингу I	Мурманск
Июнь 2013	Конференция с целью установления контактов/связей и сплочения участников в рамках проекта «Молодые инновационные предприниматели» 3 Планирование Бизнес Фестиваля II Рабочий семинар по бенчмаркетингу II Pабочая встреча Руководящего Комитета II/2013	Швеция
Сентябрь 2013	Проведение Бизнес Фестиваля II Встреча координаторов 4	Швеция
Декабрь 2013	Рабочая встреча Руководящего Комитета III/2013 Годовой отчет	Посредством интернет связи
Март 2014	Конференция с целью установления контактов/связей и сплочение участников в рамках проекта «Молодые инновационные предприниматели» 4 -распространение результатов -рабочая встреча координаторов 5 Рабочая встреча Руководящего Комитета I/2014	Финляндия
Июнь 2014	Встреча координаторов 6	Мурманск
Сентябрь – декабрь 2014	Заключительная встреча Руководящего Комитета II/2014 Окончательный отчет и итоговая оценка	Норвегия
Декабрь 2014	Заключительная встреча по проекту	Финляндия