Вопрос 4. Проверка и обработка бухгалтерских документов.

Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов.

1. Проверка документов:

• проверка правильности заполнения документов (соблюдение формы, реквизитов);

формальная, логическая,

• проверка законности совершения операции - проверка по существу, была ли она на самом деле выполнена.

Проверенные и утвержденные документы в дальнейшем подвергаются:

счетной проверке, т.е. проверка правильности подсчета итогов;

Встречная – сравнение одних и тех же документов, приложенных к отчетам разных материально-ответственных лиц, например, на внутреннее перемещение товаров.

Что предпринять, если допущена ошибка в первичном документе?

Порядок исправления ошибок в первичных учетных документах определен п. 16 Положения по ведению б/у и отчетности в РФ. Исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправления производятся следующим образом:

• зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное;

• рядом с зачеркнутой делается верная запись;

• рядом или на полях документа делается запись ≪Исправлено на....... (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи);

• лицо, внесшее исправления, подписывается под записью ≪Исправлено на ≫ и ставит дату исправления;

• документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его до внесения исправления;

• лица, подписывающие документ уже после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.

Невыполнение любого из перечисленных выше действий в последующем может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая именно операция фактически была совершена.

2. Таксировка - выражается в переводе натуральных измерителей в денежные.

3. Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету).

4. Контировка – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хоз. операции, отраженной в документе.

5. Гашение путем перечеркивания или простановки штампа «оплачено», «погашено»(желательно красным цветом) – денежных документов с целью недопущения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений. Это гашение производится путем проставления на документах разметочного штампа.

6. Перенос содержания документов в учетные регистры.

Вопрос 5. Документооборот и порядок хранения документов в архиве..

Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив. (составление, получение, обработку, систематизацию, сдача в архив)

Четкая организация документооборота обеспечивает:

полноту отражения всех фактов хоз. деятельности в первичных учетных документах;

полноту и своевременность получения необходимой учетной информации;

контроль за целесообразностью проведения хоз. операций..

составление бух. баланса и бух. отчетности.

Документооборот регулируется графиком документооборота. В графике должны быть отражены, как минимум. следующие элементы: наименование документов, последовательные этапы его обработки, сроки обработки документа на каждом этапе, перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроки их обработки, сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив. График документооборота является элементом учетной политики организации, следовательно, он должен утверждаться руководителем организации одновременно с утверждением учетной политики. Каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления. а также подразделения куда должны быть представлены документы. Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Основные этапы документооборота:

• составление и оформление документов;

• движение документов по рабочим местам;

• прием документов в бухгалтерии;

• обработка документов в бухгалтерии;

• сдача документов в архив.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

По каждому документу в график документооборота следует

включить следующие разделы:

1. Порядок составления документа:

— количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление;

ответственный за выполнение; срок исполнения.

2. Порядок проверки документа:

— ответственный за проверку; кто представляет; порядок представления; срок представления.

3. Порядок обработки документа: исполнитель; срок исполнения.

4. Порядок передачи документа в архив: исполнитель; срок исполнения.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер..

Подшивка по группам документов и сдача в архив.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскания порядке, подшиваются и переплетаются в особых папках, которые называются делами. При формировании дел необходимо выполнение следующих требований:

- документы постоянного и временного срока хранения должны быть сгруппированы в дела раздельно;

- подлинники должны быть отделены от копий;

- годовые планы и отчеты должны быть отделены от квартальных и месячных;

- в дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных актов.

Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения может производиться по следующим признакам:

— по предметному признаку (например, кассовые, материальные документы);

— по корреспондентскому признаку {по наименованию организаций, к которым относятся данные документы);

— по хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяца — по дням);

— по номерам документов.

Дела передаются в архив, передача подтверждается составлением акта.

Порядок хранения документов б/у.

Система хранения документов должна обеспечивать сохранность документов и возможность их использования по мере необходимости.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в государственные архивы определены ФЗ №129 и в «положении по ведению б/у и б/отчетности в РФ» Архив текущий : документы находятся в бухгалтерии, в папках, а папки в шкафу. Постоянный архив – специальное помещение.

В архиве дела располагаются в определенном порядке: по алфавиту, по номерам и т. п. Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи. Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, содержащей:

— наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

— хронологические рамки периода, за который скомплектованы документы;

— перечень скомплектованных первичных документов;

— дату комплектации и передачи документов в архив;

— подпись ответственного лица.

Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (например, наряды на работу) могут храниться непереплетенными, но должны быть подшиты в папки во избежание их утери и злоупотреблений.

Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет (п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета). Для отдельных первичных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения. 75 лет, годовые бух. балансы – 10 лет.

Конкретные сроки хранения первичных документов установлены Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.88 г. (в ред. Госналогслужбы России и Росархива от2 7.06.96 г.). Дела их архива выдаются по распоряжению гл. бухгалтера. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Главный бухгалтер или др. должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем организации и прилагается соответствующая справка (о пожаре – из пожарной части, о краже – из милиции). Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов и бухгалтерской отчетности несет руководитель предприятия (п. 101 Положения по ведению бухгалтерского учета).

37