Тема 6 Организация первичного наблюдения и документация

Вопрос 1. Понятие о документах и их значение.

Особенность б/у – документирование, т.е. каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом

Документация – это один из методов бухгалтерского учета, сущность которого заключается в сплошном и непрерывном отражении операций в бухгалтерских документах.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство о фактическом совершеннии хозяйственной операции или право на ее совершение.

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском отчете, если она не оформлена бухгалтерским документом. Поэтому одним из основных правил каждого бухгалтера должно быть следующее: нет документа — нет операции.

Бухгалтерские документы имеют огромное значение:

- они подтверждают юридическую силу операции, поэтому применяются при решении спорных вопросов в суде, арбитраже, налоговых органах;

- документы устанавливают ответственность конкретного исполнителя;

- документы являются источником информации при проведении ревизий, инвентаризаций, налоговых и аудиторских проверок;

- документы используются при проведении экономического анализа, позволяют выявить конкретных виновников нарушений.

Вопрос 2. Классификация документов

1. По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные),комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

1.1 Распорядительные документы содержат в себе приказ, распоряжение или дают право на совершение операции. Эти документы не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете. Авторами данных документов могут быть: директор, гл. бухгалтер, др. должностные работники – руководители подразделений.

Пример: приказ, платежное поручение, доверенность, распоряжение о проведении инвентаризации и др.

1.2 Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции, их составляют в момент совершения операций, являются первичными учетными документами и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете.

(инвентаризационная опись, квитанции, накладные, различные акты и др.)

1.3. Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию. Использование в учете комбинированных документов сокращает их общее количество, ускоряет обработку и уменьшает расходы предприятия на приобретение документов.

(приходные и расходные кассовые ордера руководитель дает распоряжение выдать (подпись), кассир – исполняет (подпись)).

1.4. Документы бухгалтерского оформления составляются и используются для нужд бухгалтерии, на основе документов, поступивших в бухгалтерию. Эти документы конкретизируют или поясняют отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий.

(справки об ошибках, обнаруженных в учетных записях, расчет реализованной торговой надбавки, ведомости общехозяйственных расходов и др., ведомость начисления з/п (наряд на выполненную работу, табель учета рабочего времени.)).

2. По степени обобщения учетной информации документы подразделяются на первичные и сводные.

2.1. Первичный документ составляется в момент совершения операции и является первым свидетельством хозяйственной операции.

Их название определяется тем, что они служат основанием для первичного этапа в учете. Предназначены для внутреннего пользования.

(приходные, расходные кассовые ордера, акты и др.).

2.2 Сводный документ составляется на основании первичных документов и обобщает сведения, содержащиеся в них, что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств. Сводные документы широко распространены в практике бухгалтерского учета, так как они сокращают количество записей и значительно упрощают и облегчают учетную работу.

(товарные, кассовые отчеты, выписка из банковского счета и др.)

3. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

3.1. Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии

(платежная ведомость, инвентаризационная опись, кассовые ордера и др.).

3.2. Внешние документы поступают на предприятие с других предприятий.

(счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.).

4.По способу отражения хозяйственных операций первичные документы

подразделяются на разовые, накопительные.

4.1 Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной хозяйственной операции или нескольких, совершаемых одновременно. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для бухгалтерских записей.

(наряд на работу, кассовые ордера, платежные ведомости).

4.2. Накопительные документы составляются за определенный период времени для отражения однородных хозяйственных операций, которые записывают по мере совершения, по мере накапливания.

Накопительные ведомости составляются по приходу материалов на склад, расходу материалов со склада, по приходу денег в кассу и др. Использование этих документов сокращает количество документов в обороте предприятия, ускоряет процесс документального оформления операции и сокращает расходы по ведению бухгалтерского учета. Лимитно-заборная карта – накапливает информацию о получении материалов в течении месяца, квартала.

5. По способу заполнения

вручную и автоматизированные

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана создавать копии таких документов на бумажных носителях для др. участников хоз. операций.

Бухгалтер должен знать классификацию документов, чтобы правильно их применять.

3. Правила оформления бух. документов.

Порядок применения и оформления первичных документов регламентируется рядом нормативных актов:

Федеральным законом "О бухгалтерском учете" (№129-ФЗот21 11 96г);

Постановлением правительства РФ «О первичных учетных документах» № 835 от 8 июля 1997 г Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ от 24 марта 2000г

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для организации хозяйственного учета, т.к. устанавливаются единые требования к документированию хозяйственной деятельности, систематизирует хозяйственный учет.

Организации могут сами разработать формы первичных учетных документов, если таковые отсутствуют в альбоме. Они утверждаются руководителем организации и должны иметь обязательные реквизиты. Кроме того, формы документов, разработанные организацией, должны быть отражены в учетной политике (приложение)

1. Документ должен составляться на бланках утвержденной формы;

2. В документе должны быть заполнены все реквизиты, особенно основные;

Если хотя бы один обязательный реквизит не заполнен, то документ теряет доказательную юридическую силу при рассмотрении дел в суде, арбитраже.

1. документ должен содержать достоверные данные;

2. документы должны составляться своевременно, в момент совершения операции или сразу после операции;

3. записи в документах ведут чернилами, шариковой ручкой, при помощи пишущих машинок, принтеров и т.п.

4. нельзя заполнять документы простым карандашом;

5. документ должен быть заполнен четко, аккуратно, разборчиво, подчистки не допускаются;

6. ошибки в документах исправляются корректурным способом, т.е. неправильную запись надо зачеркнуть одной чертой, сверху сделать правильную запись и оговорку «Исправленному верить», дата, подпись;

7. нельзя ставить подпись на документах под копирку;

8. нельзя делать исправления в денежных и банковских документах: кассовых ордерах, платежных поручениях, платежных требованиях и т.д.; Они подлежат замене.

9. в товарных и денежных документах итоговую сумму надо писать цифрами и прописью с начала строки с большой буквы;

10. исправления в документ вносят лица, составившие документ;

11. нельзя писать дату в документах римскими цифрами.

12. незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

13. Подписи и их расшифровки должны быть разборчивыми.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хоз. операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.