Стилистика деловых документов

В любом документе важно соблюдать грамматические правила, Грамматика является не только элементом культуры, но и важнейшим условием эффективного воздействия на адресата. Ошибки в тексте, опечатки, описки – все это снижает общий культурный уровень текста, отрицательно влияет на качество восприятия содержащейся в тексте информации.

Огромное значение имеет стилистика речи документа.

В официальных документах применяется официально-деловой стиль.

Официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, применяемая в сфере официально-деловых отношений и управления.

Основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю:

1. Стандартизация изложения основана на использовании огромного количества терминов, оборотов, языковых формул и охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, способствует их пониманию и оптимизации документооборота в целом.

2. Нейтральный тон изложения является нормой официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Она исключает возможность употребления эмоционально окрашенных языковых средств; личностных и субъективных мнений и оценок. Эмоции в деловых документах допускаются ограниченно (приглашения, корпоративные поздравления и др.). Цель большинства документов – убедить адресата, заинтересовать его действовать в нужном направлении. Однако эмоциональная составляющая текстов должны быть скрытой и достигаться не языковыми формами, а содержанием.

3. Ясность, точность и определенность, а также однозначность и единообразие ( исключающее тавтологию) формулировок. Эти требования достигаются, в первую очередь, за счет правильности композиционной структуры текста, отсутствия логических ошибок, продуманности и четкости формулировок; отсутствия образных выражений.

4. Лаконичность и разумная краткость в изложении текста непосредственно связаны с требованием уменьшением объема текста и основаны на исключении речевой избыточности, неоправданных повторов и ненужных подробностей. Тем не менее, содержание должно быть убедительным и достаточно аргументированным независимо от того, кому документ направляется, содержать очные даты, бесспорные факты и выводы.

5. Использование языковых формул.

Языковые формулы – это устойчивые (шаблонные) обороты, применяемы в неизменном виде. Кроме выражения типового содержания они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не может обладать достаточной юридической силой.

Приведем ряд наиболее часто используемых языковых формул:

Сообщаем, что в период с… по …;

Сообщаем, что по состоянию на …;

Направляем Вам согласованный …;

Просим Вас рассмотреть вопрос о …;

Проверкой установлено, что …;

В связи с отсутствием финансовой помощи…;

В связи со сложной экономической ситуацией …;

В соответствии с Вашим письмом …;

В порядке проведения совместной работы …;

В соответствии с протоколом …;

В подтверждение договоренности …;

Гарантируем возврат кредита в сумме …;

Оплату гарантируем …;

Контроль за выполнением возлагается на …

Направляем на рассмотрение и утверждение…

Кроме использования традиционных языковых формул могут встречаться иностранные слова и словосочетания, которые практически играют ту же роль. Часть их хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени.

6. Использование профессиональной и специальной лексики.

Понятие «специальная лексика» можно отнести к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова.

Термин – слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности называется терминологией или терминосистемой.

Термины, используемые в управленческой документации, должны соответствовать действующим терминологическим словарям и ГОСТам. Основная сложность состоит в том, что терминосистемы находятся в постоянном развитии.

При употреблении профессиональных терминов нужно следить, чтобы они были понятны адресату. В случае сомнения возможно:

1. дать официальное определение термина;

2. расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;

3. заменить термин на общепринятое выражение.

Профессионализмы возникают если специальная область деятельности не имеет собственной терминологии и слово становится неофициальным заменителем термина. Подобные словообразования могут применяться только в устной речи, их использование в деловых документах крайне не желательно.

Жаргонно-профессиональные слова представляют вид профессионального просторечья и их использование в любых официальных случаях не допустимо.

7. Применение графических и лексических сокращений.

Различают два основных вида сокращения слов:

• лексические (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, главбух, спецназ, зав., зам., к.э.н, проф., пом., инж, д-р,доц. и др.;

• графические – применяемые на письме сокращенные обозначения слов: км, кв.м, ж-д, тчк и др.

В деловых документах допускается использование только официально принятых сокращений, обозначений и терминов, которые закреплены в ГОСТах и «Словаре сокращений русского языка» (под ред. Д.М. Алексеева).

Приведем некоторые примеры рекомендуемых обозначений чисел и дат:

…в 20005 – 2008 годах… …с 2007 по 2087 год…

…в зимний период 2007/87 года …2007/2008 учебный год…

…второе полугодие… …первый квартал…

…100 процентов… …60-процентное…

…241 млн. рублей… …38 тыс. кв. метров…

…120 тыс. рублей… …40 центнеров с гектара…

Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:

- однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой);

- двухбуквенными, если последней букве предшествует согласный звук: 5-го, 5-му, 3-мя.

В таблице 2 приведены примеры употребления наиболее часто встречающихся сокращений.

Таблица 2 - Наиболее часто употребляемые сокращения слов

бульвар	бул.,	город, города	г., гг. (при цифрах)
господину* госпоже**	г-ну г-же	гражданин, граждане	гр-н, гр-не
железная дорога	ж.д.	железнодорожный	ж-д
жилой массив	жилмассив	Исполняющий обязанности	И.о., (и.о.)
и другие	и др.	и прочие	и пр.
и так далее	и т.д.	магистраль	маг.
микрорайон	м/р	миллиард	млрд (после цифрового обозначения)
область	обл.	площадь	пл.
переулок	пер.	поселок	пос.
проспект	пр.	река	р.(но – реки)
улица	ул.	экземпляр	экз.

• ** Примечание: рекомендуется не сокращать

2. Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже.

Приведем ряд примеров:

Предлагаемые Вами варианты решений (чего?) реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок жилых домов и административных зданий.

Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.

Согласно штатному расписанию…

3. Употребление словосочетаний с отглагольными существительными со значение действия:

…оказать содействие…;

…оказать помощь…;

…оказать поддержку…;

…произвести уборку…; и т.д.

4. Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений заключается в преимущественном употреблении односоставных (с одним главным членом – подлежащим или сказуемым) или двусоставным (с двумя - подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными,

деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями.