Основные направления защиты коммерческих документов

ГОСТ Р 6.30 – 2003 исключил из состава реквизитов деловых документов реквизит «Гриф ограничения доступа к документу».В настоящее время использование подобных ограничительных надписей полностью определяется особенностями деятельности предприятия, уставными и учредительными документами, конкретными коммерческими ситуациями. Хотя проблема соблюдения коммерческой тайны в деятельности предприятий стоит не менее остро, чем проблема соблюдения секретности в деятельности ряда государственных структур.

Одна из главных составных частей экономической безопасности предприятия – информационная безопасность.

Информационная безопасность – это защищенность информационных систем и информационных ресурсов от внешних и внутренних угроз, затрудняющих эффективное использование информации на предприятии.

Основные группы угроз информационной безопасности включают:

1. программные;

2. технические;

3. физические;

4. информационные.

В данном пособии будут кратко рассмотрены некоторые аспекты, непосредственно относящиеся к организации делопроизводства.

Информационная безопасность достигается за счет использования комплекса систем, методов и средств защиты информации предпринимателя от возможных злоумышленных действий. Информация, используемая предпринимателем в бизнесе, составляет его интеллектуальную собственность.

Выделяют два вида собственной информации: техническая (технологическая) и деловая.

Собственная информация предпринимателя в целях ее защиты может быть отнесена к коммерческой тайне и является конфиденциальной при соблюдении ряда условий:

• она не должна отражать негативные стороны деятельности фирмы, нарушения законодательства и т.д.;

• она не должна быть общедоступной и общеизвестной;

• возникновение и получение информации должно быть законным и связано с расходованием материального, финансового или интеллектуального потенциала фирмы;

• персонал фирмы должен знать о ценности такой информации и обучен правилам работы с ней;

• предпринимателем должны быть выполнены действия по защите этой информации.

Выявление и регламентация реального состава информации, представляющей коммерческую тайну, является основополагающей частью ее защиты. Состав ценной информации определяется ее собственником или владельцем и фиксируется в специальном перечне.

Перечень ценных сведений - это постоянный рабочий документ руководства фирмы, службы безопасности, сам также относится к конфиденциальной информации фирмы. Он регулярно обновляется, корректируется и представляет собой инвентарный список сведений о конкретных работах, продукции, исследованиях и т.д. В каждой позиции перечня рекомендуется указывать:

• гриф конфиденциальности сведений;

• фамилии сотрудников, имеющих право доступа к ним и несущих ответственность за их сохранность;

• срок действия грифа или наименования события, снимающего это ограничение;

• виды документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.

Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющей интеллектуальную собственность предпринимателя.

Конфиденциальный характер документа обозначается грифом ограниченного доступа к документу - служебная отметка, которая проставляется на носителе информации или сопроводительном документе. Гриф инициирует выделение документа из общего потока и обработку в специальном автономном режиме, а также распространяет на документ защитные и иные меры повышенного внимания и контроля.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

• исполнителем на стадии подготовки проекта документа;

• руководителем структурного подразделения или фирмы на стадии согласования;

• адресатом – получателем на стадии первичной обработки в службе конфиденциальной документации или службе ДОУ. Информация и документы, отнесенные к предпринимательской тайне, имеют несколько уровней грифов ограничения доступа:

• первый, массовый уровень – грифы «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА», «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», «ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА», «КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ»;

• второй уровень - «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА. СТРОГО КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», «СТРОГО КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», «СТРОГО КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ», « КОНФИДЕНЦИАЛЬНО – ОСОБЫЙ КОНТРОЛЬ».

В практической деятельности может использоваться и одноуровневая система грифования или, наоборот, более сложная – трехуровневая (третий уровень грифа – «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА ОСОБОЙ ВАЖНОСТИ»).

Под обозначением грифа необходимо указывать номер экземпляра документа, срок действия грифа или иные условия его снятия, а также уточняющие отметки типа – «Лично», «Только адресату», и т.д.

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться гриф (или штамп), предполагающий особое внимание к сохранности документа, например: «Собственная информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и т.д.

Могут использоваться дополнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их быстрого визуального выделения и контроля использования в процессе работы.

В целях своевременного снятия или изменения грифа конфиденциальности с документов рекомендуется регулярно просматривать списки (перечни, картотеки и др.) таких документов и выявлять те из них, которые могут быть удалены из банка контролируемых и защищаемых документов.

Приложение 1